工會檔案管理暫行辦法

工會檔案管理暫行辦法總則目的與依據(jù)為了加強工會檔案管理，有效地保護(hù)和利用工會檔案，更好地為工會工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《工會法》以及國家有關(guān)檔案管理的法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本工會實際情況，制定本暫行辦法。適用范圍本辦法適用于本工會及所屬各級工會組織的檔案管理工作。檔案定義本辦法所稱工會檔案，是指工會在履行各項職能活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于文件、會議記錄、會員檔案、活動資料、財務(wù)報表等。管理原則工會檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保存、便于利用的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。檔案管理機構(gòu)與職責(zé)管理機構(gòu)本工會設(shè)立專門的檔案管理部門（以下簡稱“檔案部門”），負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)本工會及所屬各級工會組織的檔案管理工作。未設(shè)立專門檔案部門的基層工會，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本辦法，制定和完善本工會檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計本工會及所屬各級工會組織的檔案，確保檔案的安全和完整。3.對本工會及所屬各級工會組織的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，指導(dǎo)檔案管理人員的業(yè)務(wù)工作。4.開展檔案的編研和開發(fā)利用工作，為工會工作提供信息服務(wù)。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，提高檔案管理水平。其他部門職責(zé)工會各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按照規(guī)定及時向檔案部門移交檔案。在工作中形成的具有保存價值的文件材料，應(yīng)在辦理完畢后及時整理歸檔，不得分散保存或據(jù)為己有。檔案的收集與整理收集范圍1.文書檔案：包括工會的各種文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、會議紀(jì)要等。2.會員檔案：包括會員登記表、會員證、會員會費繳納記錄、會員獎懲情況等。3.活動檔案：包括工會組織的各類活動的策劃方案、活動記錄、照片、視頻、總結(jié)報告等。4.財務(wù)檔案：包括工會的財務(wù)報表、會計憑證、會計賬簿、審計報告等。5.榮譽檔案：包括工會及會員獲得的各種榮譽證書、獎牌、獎杯、獎狀等。6.其他檔案：包括工會的印章、合同、協(xié)議、固定資產(chǎn)檔案等。收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時、全面地收集本部門在工作中形成的文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制；對重要的電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份和存儲。整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.文書檔案按照年度、組織機構(gòu)、保管期限進(jìn)行分類整理；會員檔案按照會員編號進(jìn)行整理；活動檔案按照活動主題進(jìn)行整理；財務(wù)檔案按照會計年度進(jìn)行整理。3.檔案整理應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具和用品，對文件材料進(jìn)行裝訂、編目、編號等處理。檔案的保管與保護(hù)保管設(shè)施檔案部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)按照分類、編號的順序存放，排列整齊，便于查找和利用。3.對重要的檔案應(yīng)進(jìn)行特殊保管，如采用密封保存、數(shù)字化存儲等方式。保護(hù)措施1.檔案部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.加強對檔案的安全管理，嚴(yán)格遵守檔案庫房的管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。3.對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理和利用。檔案的利用與開放利用范圍本工會及所屬各級工會組織的工作人員、會員以及與工會工作相關(guān)的單位和個人，因工作需要可以查閱、利用工會檔案。查閱、利用檔案應(yīng)遵守本辦法的有關(guān)規(guī)定。利用程序1.查閱、利用檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人或檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、利用檔案。2.查閱、利用檔案應(yīng)在檔案部門指定的場所進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。3.查閱、利用檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得泄露檔案內(nèi)容。開放規(guī)定工會檔案除涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等不宜公開的內(nèi)容外，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定向社會開放。開放檔案應(yīng)進(jìn)行必要的審核和鑒定，確保開放檔案的安全和合法。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織本工會成立檔案鑒定工作小組，由檔案部門、工會各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對工會檔案進(jìn)行鑒定工作。鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對檔案的保存價值進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。銷毀程序1.對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核同意，報工會負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案內(nèi)容不泄露。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。檔案的統(tǒng)計與移交統(tǒng)計工作檔案部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，及時掌握檔案工作的基本情況和發(fā)展動態(tài)。移交要求1.本工會及所屬各級工會組織因機構(gòu)變動、撤銷、合并等原因，需要移交檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)檔案移交的規(guī)定，及時辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)編制《檔案移交清冊》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，方可完成檔案移交工作。檔案管理的監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查檔案部門應(yīng)定期對本工會及所屬各級工會組織的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并督促整改落實?？己嗽u價本工會