異地公司公章管理辦法

異地公司公章管理辦法一、引言親愛的同事們，在公司不斷發(fā)展壯大的過程中，我們?cè)诙嗟卦O(shè)立了分公司或辦事處，業(yè)務(wù)拓展到了更廣闊的區(qū)域。公章作為公司對(duì)外行使權(quán)力、確認(rèn)法律關(guān)系的重要象征，其管理的規(guī)范性和安全性直接關(guān)系到公司的利益與聲譽(yù)。為了確保異地公司公章在使用和保管過程中的嚴(yán)謹(jǐn)性、合規(guī)性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，我們制定了本《異地公司公章管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)公司的合法權(quán)益和正常運(yùn)營(yíng)秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司在異地設(shè)立的所有分公司、辦事處及其他外派機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱“異地機(jī)構(gòu)”）所使用的公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等各類印章（以下統(tǒng)稱“公章”）。三、管理原則1.合法性原則：公章的管理和使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保每一次蓋章行為都具有法律效力。2.安全性原則：采取有效措施確保公章的存放安全，防止公章被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生，最大程度降低公司面臨的風(fēng)險(xiǎn)。3.授權(quán)性原則：公章的使用必須經(jīng)過明確的授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)任何人不得擅自使用公章。授權(quán)應(yīng)明確使用范圍、使用期限等關(guān)鍵信息。4.可追溯性原則：對(duì)每一次公章的使用都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括使用時(shí)間、使用人、使用事項(xiàng)、批準(zhǔn)人等信息，以便在需要時(shí)能夠快速準(zhǔn)確地追溯相關(guān)情況。四、職責(zé)分工1.總公司行政管理部門負(fù)責(zé)制定和修訂異地公司公章管理辦法，并監(jiān)督其執(zhí)行情況。統(tǒng)籌管理異地機(jī)構(gòu)公章的刻制、備案、銷毀等工作。定期對(duì)異地機(jī)構(gòu)的公章管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.異地機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人對(duì)本機(jī)構(gòu)公章的管理和使用負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。確保本機(jī)構(gòu)配備專門的公章管理人員，并對(duì)其工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。按照總公司的規(guī)定，審核并批準(zhǔn)本機(jī)構(gòu)公章的使用申請(qǐng)。3.公章管理人員負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章存放在安全可靠的地方，如專門的保險(xiǎn)柜，并妥善保管保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼。嚴(yán)格按照審批流程辦理公章使用手續(xù)，對(duì)不符合規(guī)定的申請(qǐng)有權(quán)拒絕蓋章。認(rèn)真記錄公章的使用情況，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.公司法律事務(wù)部門為異地公司公章的管理和使用提供法律咨詢和支持，確保相關(guān)操作符合法律法規(guī)要求。參與重大事項(xiàng)的公章使用審核，對(duì)可能存在法律風(fēng)險(xiǎn)的蓋章行為提出專業(yè)意見。協(xié)助處理因公章使用引發(fā)的法律糾紛。五、公章的刻制與備案1.刻制申請(qǐng)異地機(jī)構(gòu)因工作需要刻制公章時(shí)，應(yīng)向總公司行政管理部門提交書面申請(qǐng)，說明刻制公章的種類、用途、數(shù)量等信息，并附上相關(guān)證明文件。申請(qǐng)需經(jīng)異地機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋異地機(jī)構(gòu)公章后報(bào)送總公司。2.審批流程總公司行政管理部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查刻制公章的必要性和合規(guī)性。審核通過后，報(bào)總公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由總公司行政管理部門統(tǒng)一安排刻制。3.刻制與備案總公司行政管理部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行公章刻制?？讨仆瓿珊螅瑧?yīng)及時(shí)到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)辦理公章備案手續(xù)。備案完成后，總公司行政管理部門應(yīng)將公章及備案證明文件移交給異地機(jī)構(gòu)公章管理人員，并辦理交接手續(xù)。六、公章的保管1.存放要求公章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全的文件柜中，保險(xiǎn)柜或文件柜應(yīng)具備防火、防盜、防潮等功能。存放公章的場(chǎng)所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保公章存放環(huán)境的安全可監(jiān)控。公章管理人員應(yīng)定期檢查保險(xiǎn)柜或文件柜的鎖具、監(jiān)控設(shè)備等是否正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。2.保管人員變更當(dāng)公章管理人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要更換時(shí)，異地機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)指定新的公章管理人員，并報(bào)總公司行政管理部門備案。公章管理人員變更時(shí)，應(yīng)辦理詳細(xì)的交接手續(xù)，包括公章的實(shí)物交接、使用記錄的交接等。交接過程應(yīng)有監(jiān)交人在場(chǎng)，交接雙方和監(jiān)交人應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)。七、公章的使用1.使用申請(qǐng)異地機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門或員工因工作需要使用公章時(shí)，應(yīng)填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用公章的事項(xiàng)、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交給異地機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于重大事項(xiàng)或涉及金額較大的事項(xiàng)，還需經(jīng)過公司法律事務(wù)部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的會(huì)簽審核。2.審批流程異地機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人收到《公章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容，判斷是否符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。對(duì)于符合要求的申請(qǐng)，應(yīng)簽字批準(zhǔn)；對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，應(yīng)說明理由并退回。經(jīng)過審批的《公章使用申請(qǐng)表》應(yīng)提交給公章管理人員，作為蓋章的依據(jù)。3.蓋章操作公章管理人員在收到經(jīng)審批的《公章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行再次核對(duì)，確保信息準(zhǔn)確無誤。蓋章時(shí)，公章管理人員應(yīng)在申請(qǐng)人的陪同下進(jìn)行，確保蓋章位置準(zhǔn)確、清晰，蓋章內(nèi)容與申請(qǐng)事項(xiàng)一致。蓋章完成后，公章管理人員應(yīng)在《公章使用申請(qǐng)表》上填寫實(shí)際蓋章時(shí)間，并簽字確認(rèn)。同時(shí)，在《公章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.特殊情況處理如遇緊急情況需要立即使用公章，但無法及時(shí)辦理審批手續(xù)的，申請(qǐng)人應(yīng)先通過電話、郵件等方式向異地機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和總公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，經(jīng)口頭同意后方可使用公章。事后，申請(qǐng)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般不超過2個(gè)工作日）補(bǔ)辦完整的審批手續(xù)，并將相關(guān)文件提交給公章管理人員存檔。八、公章的外借與攜帶外出1.外借規(guī)定原則上，公章不得外借。如因特殊情況確需外借的，應(yīng)填寫《公章外借申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明外借的原因、外借對(duì)象、預(yù)計(jì)外借時(shí)間等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)異地機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、總公司行政管理部門負(fù)責(zé)人和總公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可外借。外借期間，借用人應(yīng)妥善保管公章，確保公章的安全。借用人不得將公章轉(zhuǎn)借他人或用于與申請(qǐng)事項(xiàng)無關(guān)的其他用途。公章外借歸還時(shí)，公章管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查公章是否完好無損，同時(shí)核對(duì)借用人使用公章的記錄與申請(qǐng)事項(xiàng)是否一致。如有異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明原因。2.攜帶外出規(guī)定因工作需要攜帶公章外出的，應(yīng)填寫《公章攜帶外出申請(qǐng)表》，說明攜帶外出的原因、目的地、預(yù)計(jì)返回時(shí)間等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)異地機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、總公司行政管理部門負(fù)責(zé)人審批同意。對(duì)于重大事項(xiàng)或涉及重要客戶的，還需總公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。攜帶公章外出時(shí)，應(yīng)由兩人以上共同負(fù)責(zé)保管，確保公章始終處于可控狀態(tài)。在使用公章時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行，并做好使用記錄。返回后，攜帶人應(yīng)及時(shí)將公章交還給公章管理人員，并提交使用記錄和相關(guān)文件。公章管理人員應(yīng)進(jìn)行核對(duì)和存檔。九、公章的停用與銷毀1.停用申請(qǐng)當(dāng)異地機(jī)構(gòu)因機(jī)構(gòu)撤銷、名稱變更、公章?lián)p壞等原因需要停用公章時(shí)，應(yīng)向總公司行政管理部門提交《公章停用申請(qǐng)表》，說明停用的原因、停用公章的種類和數(shù)量等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)異地機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋異地機(jī)構(gòu)公章后報(bào)送總公司。2.審批與處理總公司行政管理部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核通過后，報(bào)總公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意停用的公章，由總公司行政管理部門統(tǒng)一安排銷毀或封存。對(duì)于需要銷毀的公章，應(yīng)選擇具有資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行銷毀，并留存銷毀證明文件。對(duì)于需要封存的公章，應(yīng)妥善保管，以備日后查詢。3.公告聲明對(duì)于因機(jī)構(gòu)撤銷、名稱變更等原因停用的公章，公司應(yīng)在相關(guān)媒體上發(fā)布公告，聲明原公章作廢，以避免因公章使用引發(fā)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。十、監(jiān)督與檢查1.定期檢查總公司行政管理部門應(yīng)定期（一般每季度一次）對(duì)異地機(jī)構(gòu)的公章管理工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括公章的保管情況、使用記錄、審批流程執(zhí)行情況等。異地機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期（一般每月一次）對(duì)本機(jī)構(gòu)的公章管理工作進(jìn)行自查，并向總公司行政管理部門提交自查報(bào)告。2.不定期抽查總公司行政管理部門和公司審計(jì)部門有權(quán)對(duì)異地機(jī)構(gòu)的公章管理工作進(jìn)行不定期抽查。抽查可采取現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行。對(duì)于檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查人員應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)因公章管理不善導(dǎo)致公司遭受損失的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。十一、責(zé)任追究1.違規(guī)行為界定以下行為屬于公章管理違規(guī)行為：未經(jīng)授權(quán)擅自使用公章；超越授權(quán)范圍使用公章；偽造、變?cè)旃率褂脤徟募?；私自外借公章；未按?guī)定保管公章導(dǎo)致公章被盜用、丟失等。2.處罰措施對(duì)于違反本辦法的個(gè)人，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職