外籍人員卡片管理辦法

外籍人員卡片管理辦法一、引言在全球化的大背景下，越來越多的外籍人員來到我們的國家，參與到各個領域的工作和生活中。隨著國際交流合作的日益頻繁，我們公司也吸引了眾多優(yōu)秀的外籍人才加入。為了更好地服務這些外籍人員，保障公司運營秩序，同時遵守國家對境外人員管理的相關法律法規(guī)，特制定本《外籍人員卡片管理辦法》。希望通過這一辦法，既能為外籍人員在公司的工作和生活提供便利，也能確保公司對外籍人員的管理合規(guī)有序。二、適用范圍本辦法適用于所有因工作、學習、合作交流等原因，與本公司建立正式或臨時合作關系的外籍人員，包括但不限于：1.在本公司長期任職的外籍員工，全職參與公司業(yè)務運營，與公司簽訂正式勞動合同。2.短期來公司進行項目合作、技術交流的外籍專家或顧問，與公司簽訂項目合作協(xié)議。3.因培訓、實習等活動來公司的外籍學生或實習生，由學?；驅嵙晢挝慌c本公司簽訂合作協(xié)議。三、卡片類型及用途1.工作通行卡用途：這是外籍人員在公司內(nèi)通行、出入辦公區(qū)域、使用公司設施設備的必備憑證。持有工作通行卡，外籍人員可在授權范圍內(nèi)自由進出指定的辦公場所、實驗室、會議室等區(qū)域，方便其開展工作。設計：卡片正面將印有公司名稱、外籍人員的姓名（中英文）、照片、所在部門、員工編號等基本信息，同時設置二維碼，用于快速識別身份。背面則標注公司的緊急聯(lián)系方式、安全提示等內(nèi)容。2.臨時訪客卡用途：針對短期來訪公司，進行商務洽談、技術指導等活動，停留時間不超過[X]天的外籍人員。臨時訪客卡僅賦予其在指定時間內(nèi)進入特定區(qū)域的權限，如會議室、洽談室等，方便公司接待外來訪客，確保公司安全管理。設計：與工作通行卡類似，但正面會顯著標注“臨時訪客”字樣，以作區(qū)分。同時，卡片上會明確顯示訪客的來訪日期、預計離開時間及陪同人員信息。四、卡片申請流程1.工作通行卡申請申請人準備材料：外籍人員本人應向公司人力資源部門提交有效護照、簽證頁復印件、勞動合同（或工作協(xié)議）、近期免冠照片（符合公司規(guī)定尺寸）等材料。如果是由公司協(xié)助辦理工作簽證的，還需提供相關簽證辦理材料的副本。部門審核：外籍人員所在部門負責人應對提交的申請材料進行初審，確認申請人的身份信息、崗位需求等與公司實際情況相符。審核通過后，在申請表上簽字并注明意見，提交至人力資源部門。人力資源部門審核與制卡：人力資源部門收到申請材料后，應根據(jù)公司的外籍人員管理政策及相關法律法規(guī)，對申請材料進行全面審核。審核重點包括申請人的簽證類型是否符合工作要求、勞動合同條款是否完備等。審核無誤后，安排制卡部門制作工作通行卡，并在規(guī)定時間內(nèi)交付給申請人所在部門。2.臨時訪客卡申請邀請人發(fā)起申請：公司內(nèi)部員工若邀請外籍人員來訪，需提前[X]個工作日，通過公司辦公系統(tǒng)填寫《臨時訪客申請表》，詳細注明訪客姓名、國籍、護照號碼、來訪目的、預計停留時間、擬訪問區(qū)域及陪同人員等信息。部門審批：邀請人所在部門負責人對申請進行審批，確保來訪活動符合公司業(yè)務需要及安全管理要求。審批通過后，申請表流轉至安全管理部門。安全管理部門審核與制卡：安全管理部門根據(jù)公司安全規(guī)定，對外籍訪客信息進行審核，如是否涉及敏感區(qū)域訪問、是否符合安全準入條件等。審核通過后，通知制卡部門制作臨時訪客卡。邀請人可在訪客到達前，至安全管理部門領取臨時訪客卡，并負責在訪客來訪期間全程陪同。五、卡片發(fā)放與領取1.工作通行卡發(fā)放人力資源部門在工作通行卡制作完成后，應及時通知外籍人員所在部門負責人領取卡片。部門負責人需指定專人負責將工作通行卡發(fā)放至外籍人員本人手中，并要求外籍人員在《工作通行卡領取登記表》上簽字確認。在發(fā)放工作通行卡時，發(fā)放人員應向外籍人員詳細介紹卡片的使用方法、權限范圍及注意事項，確保外籍人員了解如何正確使用卡片，避免因誤操作導致不便或安全問題。2.臨時訪客卡發(fā)放邀請人在領取臨時訪客卡時，同樣需在《臨時訪客卡領取登記表》上簽字確認。安全管理部門工作人員應向邀請人強調(diào)臨時訪客卡的使用規(guī)定，如訪客必須在陪同人員的帶領下活動，不得擅自進入未授權區(qū)域等。邀請人在訪客到達公司時，應將臨時訪客卡交予訪客，并再次提醒訪客遵守公司相關規(guī)定。訪客離開公司時，邀請人負責收回臨時訪客卡，并及時交回安全管理部門。六、卡片使用規(guī)范1.工作通行卡使用外籍人員應妥善保管個人工作通行卡，隨身攜帶，以便在公司內(nèi)部接受安全檢查或身份核實。在進入辦公區(qū)域、使用公司設施設備時，應主動出示工作通行卡，配合工作人員的驗證工作。工作通行卡僅供本人使用，嚴禁轉借、轉讓他人。若發(fā)現(xiàn)有轉借行為，公司將視情節(jié)輕重，給予警告、暫?？ㄆ褂弥敝潦栈乜ㄆ忍幚泶胧⒆肪肯嚓P人員的責任。外籍人員應按照工作通行卡所標注的權限范圍使用相關區(qū)域和設施設備。如需進入超出權限范圍的區(qū)域，應提前向所在部門申請，經(jīng)相關領導批準后，由陪同人員帶領進入。2.臨時訪客卡使用持有臨時訪客卡的外籍人員應在陪同人員的全程陪同下，在規(guī)定的時間和區(qū)域內(nèi)活動。陪同人員應負責訪客的安全引導和行為監(jiān)督，確保訪客遵守公司的各項規(guī)章制度。臨時訪客卡不得用于其他未經(jīng)授權的用途，如在非指定區(qū)域停留、擅自使用未授權的設施設備等。如有違反，公司安全管理部門有權立即收回臨時訪客卡，并取消該訪客未來的來訪資格。七、卡片掛失與補辦1.工作通行卡掛失與補辦若外籍人員不慎遺失工作通行卡，應立即向所在部門報告，并通過公司辦公系統(tǒng)填寫《工作通行卡掛失申請表》。部門負責人收到申請后，應及時確認情況，并提交至人力資源部門。人力資源部門在接到掛失申請后，將對工作通行卡進行掛失處理，暫停該卡片的使用權限，以防止他人冒用。同時，告知外籍人員補辦工作通行卡所需的材料和流程。補辦工作通行卡時，外籍人員需提交與初次申請時相同的材料，并繳納相應的補辦費用（費用標準根據(jù)公司相關規(guī)定執(zhí)行）。人力資源部門審核無誤后，安排制卡部門重新制作工作通行卡，并在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)放給外籍人員。2.臨時訪客卡掛失若臨時訪客卡遺失，邀請人應立即向安全管理部門報告。安全管理部門將對該臨時訪客卡進行掛失，并加強公司安全巡邏，防范可能出現(xiàn)的安全風險。同時，提醒邀請人注意訪客在公司期間的活動安全。由于臨時訪客卡為短期使用性質(zhì)，一般情況下不予補辦。如因特殊情況確需補辦，邀請人應向安全管理部門提交書面申請，說明遺失原因及補辦必要性。經(jīng)安全管理部門審核批準后，按照規(guī)定流程辦理補辦手續(xù)。八、卡片有效期與更新1.工作通行卡有效期工作通行卡的有效期原則上與外籍人員在公司的勞動合同期限一致。若勞動合同期限發(fā)生變更，外籍人員所在部門應及時通知人力資源部門，辦理工作通行卡有效期的變更手續(xù)。在工作通行卡有效期屆滿前[X]天，人力資源部門將通過郵件或短信形式提醒外籍人員及其所在部門負責人辦理卡片更新手續(xù)。外籍人員需在有效期屆滿前，提交有效的續(xù)簽勞動合同、護照及簽證頁等相關材料，經(jīng)人力資源部門審核通過后，重新制作工作通行卡。2.臨時訪客卡有效期臨時訪客卡的有效期根據(jù)訪客的預計停留時間確定，最長不超過[X]天。臨時訪客卡有效期屆滿后，自動失效，邀請人應負責收回并交回安全管理部門。如訪客因特殊情況需要延長停留時間，邀請人應提前[X]個工作日，通過公司辦公系統(tǒng)提交《臨時訪客延期申請表》，注明延期原因及延長天數(shù)。經(jīng)所在部門負責人、安全管理部門審批通過后，可為訪客辦理臨時訪客卡的延期手續(xù)。九、監(jiān)督與檢查1.日常巡查公司安全管理部門將定期或不定期對公司辦公區(qū)域、設施設備使用等情況進行巡查，檢查外籍人員是否按照規(guī)定使用卡片，是否存在轉借、冒用等違規(guī)行為。在巡查過程中，如發(fā)現(xiàn)外籍人員未攜帶卡片或卡片使用異常，工作人員應禮貌詢問、核實情況，并按照相關規(guī)定進行處理。2.內(nèi)部監(jiān)督我們鼓勵公司全體員工積極參與外籍人員卡片管理的監(jiān)督工作。如發(fā)現(xiàn)外籍人員有違反卡片使用規(guī)定的行為，員工可通過公司內(nèi)部舉報渠道（如郵件、電話等）向安全管理部門或人力資源部門報告。公司將對舉報人信息嚴格保密，并對提供有效線索的員工給予適當獎勵。3.違規(guī)處理對于違反外籍人員卡片管理規(guī)定的行為，公司將根據(jù)情節(jié)輕重，給予相應的處理措施。情節(jié)較輕的，給予口頭警告，并要求立即改正；情節(jié)嚴重的，如多次違反規(guī)定、惡意轉借卡片導致安全事故或不良影響的，將收回卡片，取消相關權限，并根據(jù)公司規(guī)章制度及合同約定，追究當事人的責任，涉及違法犯罪行為的，將依法移交公安機關處理。十、附則1