為加強(qiáng)會(huì)議管理制度

為加強(qiáng)會(huì)議管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開(kāi)的各類會(huì)議，包括但不限于公司例會(huì)、部門會(huì)議、專題會(huì)議等。（三）會(huì)議原則1.精簡(jiǎn)高效原則：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，精簡(jiǎn)會(huì)議議程和參會(huì)人員，提高會(huì)議效率。2.充分準(zhǔn)備原則：會(huì)議組織者應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，包括會(huì)議議題、資料、場(chǎng)地等，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.嚴(yán)肅紀(jì)律原則：參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參會(huì)，認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得隨意遲到、早退、缺席或中途退場(chǎng)。二、會(huì)議分類及組織（一）公司例會(huì)1.會(huì)議周期：每周[X]召開(kāi)一次，如遇節(jié)假日則提前或順延。2.參會(huì)人員：公司高層管理人員、各部門負(fù)責(zé)人。3.會(huì)議內(nèi)容：各部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)上周工作進(jìn)展及本周工作計(jì)劃。公司領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)上周工作情況，部署本周工作任務(wù)。討論公司重大事項(xiàng)及決策。4.會(huì)議組織：由公司行政部負(fù)責(zé)組織，提前通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。（二）部門會(huì)議1.會(huì)議周期：由各部門根據(jù)工作需要自行安排，原則上每周不少于[X]次。2.參會(huì)人員：本部門全體員工。3.會(huì)議內(nèi)容：傳達(dá)公司例會(huì)精神及相關(guān)工作要求?？偨Y(jié)本部門上周工作情況，分析存在的問(wèn)題及原因。部署本部門本周工作任務(wù)，明確工作重點(diǎn)和責(zé)任人。討論本部門內(nèi)部管理及團(tuán)隊(duì)建設(shè)等相關(guān)問(wèn)題。4.會(huì)議組織：由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織，提前通知本部門員工會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。（三）專題會(huì)議1.會(huì)議周期：根據(jù)工作需要不定期召開(kāi)。2.參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議議題確定相關(guān)人員，包括公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員等。3.會(huì)議內(nèi)容：針對(duì)公司某一專項(xiàng)工作或問(wèn)題進(jìn)行深入討論和研究，提出解決方案和措施。4.會(huì)議組織：由相關(guān)部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出會(huì)議申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部協(xié)助組織會(huì)議，提前通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。三、會(huì)議準(zhǔn)備（一）會(huì)議申請(qǐng)1.會(huì)議組織者應(yīng)提前填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等內(nèi)容，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對(duì)于重要會(huì)議或涉及多個(gè)部門的會(huì)議，需提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。（二）會(huì)議資料準(zhǔn)備1.根據(jù)會(huì)議議題，準(zhǔn)備相關(guān)的文件、資料、報(bào)告等，確保參會(huì)人員能夠提前了解會(huì)議內(nèi)容。2.如需在會(huì)議上進(jìn)行演示或講解，應(yīng)提前準(zhǔn)備好演示文稿、投影儀等設(shè)備，并進(jìn)行調(diào)試。（三）會(huì)議場(chǎng)地布置1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和類型，選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地，并進(jìn)行布置。2.確保會(huì)議場(chǎng)地整潔、舒適，提供必要的會(huì)議設(shè)施和用品，如桌椅、茶水、文具等。（四）會(huì)議通知1.會(huì)議組織者應(yīng)提前[X]天向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)要求等。2.對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)采用多種方式進(jìn)行通知，如郵件、短信、電話等，確保參會(huì)人員能夠及時(shí)收到通知。四、會(huì)議流程（一）會(huì)議簽到1.參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，在會(huì)議簽到表上簽到。2.會(huì)議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)簽到工作，對(duì)遲到、早退、缺席的人員進(jìn)行記錄，并及時(shí)向會(huì)議主持人報(bào)告。（二）會(huì)議開(kāi)場(chǎng)1.會(huì)議主持人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，做好會(huì)議開(kāi)場(chǎng)準(zhǔn)備工作。2.會(huì)議開(kāi)場(chǎng)時(shí)，主持人應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議目的、議程和參會(huì)人員，宣布會(huì)議開(kāi)始。（三）會(huì)議議程進(jìn)行1.按照會(huì)議議程順序，依次進(jìn)行各項(xiàng)議題的討論和匯報(bào)。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，發(fā)表自己的意見(jiàn)和建議。3.會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議討論方向，控制會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議順利進(jìn)行。（四）會(huì)議記錄1.會(huì)議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)等。2.會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，使用統(tǒng)一的記錄格式和符號(hào)。3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員。（五）會(huì)議決策1.對(duì)于會(huì)議討論的事項(xiàng)，應(yīng)根據(jù)公司決策程序進(jìn)行決策。2.決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間和要求等。3.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)會(huì)議決策事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)和強(qiáng)調(diào)，確保參會(huì)人員明確工作任務(wù)和要求。（六）會(huì)議結(jié)束1.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，感謝參會(huì)人員的參與和支持。2.參會(huì)人員應(yīng)有序離開(kāi)會(huì)議場(chǎng)地，保持會(huì)議場(chǎng)地整潔。五、會(huì)議紀(jì)律（一）按時(shí)參會(huì)1.參會(huì)人員應(yīng)提前安排好工作，確保能夠按時(shí)參加會(huì)議。2.如有特殊情況不能參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假，并安排合適的人員代替參會(huì)。（二）遵守會(huì)議秩序1.參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會(huì)議期間接聽(tīng)電話或發(fā)送短信。2.不得在會(huì)議期間隨意交談、走動(dòng)、吸煙或做其他與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。3.如有意見(jiàn)或建議，應(yīng)在會(huì)議指定時(shí)間發(fā)言，不得打斷他人發(fā)言。（三）認(rèn)真記錄1.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，做好會(huì)議記錄。2.對(duì)于重要的會(huì)議內(nèi)容和決策事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)整理和傳達(dá)給本部門相關(guān)人員。（四）保守會(huì)議機(jī)密1.參會(huì)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議討論的內(nèi)容和涉及的機(jī)密信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)妥善保管會(huì)議資料，不得隨意丟棄或外傳。六、會(huì)議后續(xù)工作（一）會(huì)議紀(jì)要跟蹤1.會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況，及時(shí)向會(huì)議主持人匯報(bào)。2.對(duì)于未按時(shí)完成的決策事項(xiàng)，應(yīng)查明原因，督促責(zé)任部門和責(zé)任人盡快落實(shí)。（二）會(huì)議資料歸檔1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)將會(huì)議資料進(jìn)行整理和歸檔，包括會(huì)議申請(qǐng)表、會(huì)議通知、會(huì)議簽到表、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。2.會(huì)議資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存放，便于查閱和使用。七、會(huì)議考核（一）考核對(duì)象本制度適用于公司內(nèi)部所有參會(huì)人員。（二）考核內(nèi)容1.參會(huì)情況：包括按時(shí)參會(huì)率、請(qǐng)假情況等。2.會(huì)議紀(jì)律：包括遵守會(huì)議秩序、認(rèn)真記錄、保守會(huì)議機(jī)密等情況。3.會(huì)議貢獻(xiàn)：包括在會(huì)議上的發(fā)言質(zhì)量、提出的建議和意見(jiàn)等。（三）考核方式1.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)參會(huì)人員的會(huì)議表現(xiàn)進(jìn)行記錄和評(píng)價(jià)。2.公司行政部將根據(jù)會(huì)議組織者的記錄和評(píng)價(jià)，對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行考核。3.考核結(jié)果將作為員工績(jī)效考核的重要依據(jù)之一。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.對(duì)于會(huì)議表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2