工程簽證單管理制度

工程簽證單管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程簽證單的管理，規(guī)范簽證流程，確保工程簽證的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合理性，有效控制工程成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目中涉及的工程簽證單管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程簽證必須基于實(shí)際發(fā)生的工程變更、施工條件變化等真實(shí)情況。2.準(zhǔn)確性原則：簽證內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確描述變更事項(xiàng)、工程量、費(fèi)用等信息，避免模糊不清或歧義。3.合理性原則：簽證費(fèi)用應(yīng)符合市場(chǎng)行情和公司相關(guān)規(guī)定，杜絕不合理的費(fèi)用支出。4.及時(shí)性原則：工程簽證應(yīng)在變更事項(xiàng)發(fā)生后及時(shí)辦理，避免事后補(bǔ)辦導(dǎo)致證據(jù)缺失或不準(zhǔn)確。二、職責(zé)分工（一）工程部門1.負(fù)責(zé)工程簽證事項(xiàng)的發(fā)起，詳細(xì)記錄工程變更的原因、內(nèi)容、范圍等情況。2.組織相關(guān)人員對(duì)簽證事項(xiàng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)，確保簽證內(nèi)容與實(shí)際情況相符。3.對(duì)簽證事項(xiàng)的技術(shù)合理性進(jìn)行審核，并提供技術(shù)支持和解釋。（二）造價(jià)部門1.參與工程簽證事項(xiàng)的現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)，對(duì)簽證涉及的工程量、費(fèi)用進(jìn)行核算。2.依據(jù)相關(guān)定額、計(jì)價(jià)規(guī)范及市場(chǎng)價(jià)格信息，審核簽證費(fèi)用的合理性，并出具造價(jià)審核意見。3.協(xié)助工程部門完善簽證單中的費(fèi)用計(jì)算明細(xì)，確保費(fèi)用計(jì)算準(zhǔn)確無誤。（三）監(jiān)理單位1.對(duì)工程簽證事項(xiàng)進(jìn)行旁站監(jiān)督，核實(shí)簽證事項(xiàng)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)簽證事項(xiàng)的必要性和合理性發(fā)表監(jiān)理意見，并在簽證單上簽字確認(rèn)。（四）建設(shè)單位（如有）1.對(duì)重大工程簽證事項(xiàng)進(jìn)行審批，確保簽證符合項(xiàng)目整體要求和投資控制目標(biāo)。2.參與重要簽證事項(xiàng)的現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)和討論，提出意見和建議。（五）項(xiàng)目經(jīng)理1.全面負(fù)責(zé)工程簽證單的管理工作，協(xié)調(diào)各部門之間的溝通與協(xié)作。2.對(duì)簽證事項(xiàng)的必要性、合理性及費(fèi)用進(jìn)行綜合審核，并簽署意見。3.督促工程部門及時(shí)辦理簽證手續(xù)，確保簽證流程的順利進(jìn)行。三、工程簽證單的分類及適用范圍（一）設(shè)計(jì)變更簽證1.因設(shè)計(jì)圖紙存在錯(cuò)誤、遺漏或不符合實(shí)際情況等原因，需要對(duì)設(shè)計(jì)進(jìn)行變更而產(chǎn)生的簽證。2.包括建筑結(jié)構(gòu)、建筑功能、裝修做法、設(shè)備選型等方面的變更。（二）施工條件變更簽證1.由于施工現(xiàn)場(chǎng)條件與合同約定不符，如地質(zhì)條件變化、地下障礙物、周邊環(huán)境影響等，導(dǎo)致施工難度增加或施工方案調(diào)整而產(chǎn)生的簽證。2.包括土方工程、基礎(chǔ)工程、臨時(shí)設(shè)施搭建、施工降排水等方面的變更。（三）工程進(jìn)度調(diào)整簽證1.因業(yè)主原因、不可抗力等因素導(dǎo)致工程進(jìn)度延誤或提前，需要對(duì)工期進(jìn)行調(diào)整而產(chǎn)生的簽證。2.包括工期順延、趕工措施費(fèi)、停工損失等方面的簽證。（四）其他簽證1.除上述三類簽證外，因工程建設(shè)過程中出現(xiàn)的其他特殊情況，需要辦理簽證的事項(xiàng)。2.如零星工程、材料代用、合同外新增項(xiàng)目等。四、工程簽證單的辦理流程（一）簽證事項(xiàng)發(fā)起1.工程部門在發(fā)現(xiàn)需要辦理工程簽證的事項(xiàng)后，應(yīng)立即填寫《工程簽證單申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明簽證事項(xiàng)的原因、內(nèi)容、范圍、預(yù)計(jì)費(fèi)用等情況，并附上相關(guān)的圖紙、照片、文字說明等資料。2.《工程簽證單申請(qǐng)表》經(jīng)工程部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給項(xiàng)目經(jīng)理。（二）現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)1.項(xiàng)目經(jīng)理收到《工程簽證單申請(qǐng)表》后，應(yīng)及時(shí)組織工程部門、造價(jià)部門、監(jiān)理單位等相關(guān)人員對(duì)簽證事項(xiàng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)。2.現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)人員應(yīng)認(rèn)真查看簽證事項(xiàng)的實(shí)際情況，核對(duì)相關(guān)資料，確保簽證內(nèi)容與實(shí)際情況相符。同時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)情況，并在《工程簽證單申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。（三）造價(jià)核算1.造價(jià)部門根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)情況，對(duì)簽證涉及的工程量、費(fèi)用進(jìn)行核算。2.造價(jià)核算人員應(yīng)依據(jù)相關(guān)定額、計(jì)價(jià)規(guī)范及市場(chǎng)價(jià)格信息，準(zhǔn)確計(jì)算簽證費(fèi)用，并出具造價(jià)審核意見。造價(jià)審核意見應(yīng)包括工程量計(jì)算依據(jù)、費(fèi)用組成明細(xì)、單價(jià)分析等內(nèi)容。（四）簽證單編制1.工程部門根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)情況和造價(jià)核算結(jié)果，編制《工程簽證單》。2.《工程簽證單》應(yīng)包括以下內(nèi)容：簽證編號(hào)、簽證日期、工程名稱、簽證事項(xiàng)說明、工程量清單、費(fèi)用計(jì)算明細(xì)、附圖及附件、相關(guān)人員簽字等。3.《工程簽證單》應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得涂改或遺漏。（五）審核與審批1.《工程簽證單》編制完成后，應(yīng)依次提交工程部門負(fù)責(zé)人、造價(jià)部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行審核。2.審核人員應(yīng)認(rèn)真審查簽證單的內(nèi)容，對(duì)簽證事項(xiàng)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、合理性進(jìn)行全面核實(shí)，并簽署審核意見。3.對(duì)于重大工程簽證事項(xiàng)，還需提交建設(shè)單位（如有）進(jìn)行審批。建設(shè)單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。（六）簽證單執(zhí)行1.經(jīng)審核和審批通過的《工程簽證單》，由工程部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.在簽證事項(xiàng)執(zhí)行過程中，工程部門應(yīng)嚴(yán)格按照簽證單的要求進(jìn)行施工，并做好相關(guān)記錄。3.造價(jià)部門應(yīng)跟蹤簽證事項(xiàng)的執(zhí)行情況，對(duì)實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)控，確保費(fèi)用支出符合簽證單的約定。（七）簽證單結(jié)算1.工程竣工結(jié)算時(shí)，造價(jià)部門應(yīng)將工程簽證單作為結(jié)算依據(jù)之一，對(duì)簽證費(fèi)用進(jìn)行審核結(jié)算。2.結(jié)算審核人員應(yīng)核對(duì)簽證單與結(jié)算資料的一致性，對(duì)簽證費(fèi)用的計(jì)算進(jìn)行再次審核，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。3.經(jīng)結(jié)算審核后的簽證費(fèi)用，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行支付。五、工程簽證單的填寫要求（一）基本信息填寫1.簽證編號(hào)：應(yīng)按照公司統(tǒng)一規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制，確保編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。2.簽證日期：填寫簽證事項(xiàng)發(fā)生的具體日期。3.工程名稱：填寫工程項(xiàng)目的全稱。4.簽證事項(xiàng)說明：應(yīng)詳細(xì)描述簽證事項(xiàng)的原因、內(nèi)容、范圍等情況，語言表達(dá)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔。（二）工程量清單填寫1.工程量清單應(yīng)按照相關(guān)定額規(guī)定的計(jì)量規(guī)則進(jìn)行計(jì)算，確保工程量計(jì)算準(zhǔn)確無誤。2.對(duì)于每一項(xiàng)工程量，應(yīng)注明計(jì)量單位，并在清單下方列出工程量計(jì)算式。3.工程量清單應(yīng)與附圖及附件中的內(nèi)容相互對(duì)應(yīng)，如有不一致之處，應(yīng)在簽證單中注明原因。（三）費(fèi)用計(jì)算明細(xì)填寫1.費(fèi)用計(jì)算明細(xì)應(yīng)包括直接費(fèi)、間接費(fèi)、利潤、稅金等各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)算過程和結(jié)果。2.直接費(fèi)應(yīng)分別列出人工費(fèi)、材料費(fèi)、機(jī)械費(fèi)等明細(xì)；間接費(fèi)應(yīng)按照規(guī)定的費(fèi)率進(jìn)行計(jì)算；利潤和稅金應(yīng)按照相應(yīng)的取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行計(jì)算。3.費(fèi)用計(jì)算明細(xì)應(yīng)注明費(fèi)用的計(jì)價(jià)依據(jù)和取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，并在下方列出費(fèi)用匯總表。（四）附圖及附件1.附圖應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地反映簽證事項(xiàng)的實(shí)際情況，包括平面圖、剖面圖、節(jié)點(diǎn)圖等。附圖應(yīng)注明圖名、比例、日期等信息，并加蓋編制單位公章。2.附件應(yīng)包括與簽證事項(xiàng)相關(guān)的照片、文字說明、會(huì)議紀(jì)要、變更通知等資料。附件應(yīng)注明名稱、日期、來源等信息，并加蓋提供單位公章。（五）相關(guān)人員簽字1.《工程簽證單》應(yīng)由工程部門負(fù)責(zé)人、造價(jià)部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理、建設(shè)單位（如有）代表等相關(guān)人員簽字確認(rèn)。2.簽字人員應(yīng)確保簽證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、合理，并對(duì)簽證結(jié)果負(fù)責(zé)。簽字應(yīng)使用黑色中性筆，字跡應(yīng)清晰、工整。六、工程簽證單的審核要點(diǎn)（一）真實(shí)性審核1.審核簽證事項(xiàng)是否真實(shí)發(fā)生，是否有相關(guān)的證據(jù)支持，如現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、會(huì)議紀(jì)要、變更通知等。2.核實(shí)簽證內(nèi)容與實(shí)際情況是否相符，是否存在夸大或虛假簽證的情況。（二）準(zhǔn)確性審核1.審核工程量計(jì)算是否準(zhǔn)確，是否符合相關(guān)定額規(guī)定的計(jì)量規(guī)則。2.檢查費(fèi)用計(jì)算是否準(zhǔn)確，計(jì)價(jià)依據(jù)和取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)是否正確，費(fèi)用匯總是否無誤。3.核對(duì)簽證單中的文字表述是否準(zhǔn)確，是否存在歧義或模糊不清的地方。（三）合理性審核1.審核簽證事項(xiàng)是否必要，是否符合工程建設(shè)的實(shí)際需要，是否存在不必要的變更或增加。2.檢查簽證費(fèi)用是否合理，是否符合市場(chǎng)行情和公司相關(guān)規(guī)定，是否存在過高或不合理的費(fèi)用支出。3.審查簽證事項(xiàng)的辦理程序是否合理，是否符合公司內(nèi)部的審批流程和相關(guān)規(guī)定。（四）完整性審核1.審核簽證單的內(nèi)容是否完整，是否包括簽證編號(hào)、簽證日期、工程名稱、簽證事項(xiàng)說明、工程量清單、費(fèi)用計(jì)算明細(xì)、附圖及附件、相關(guān)人員簽字等必要信息。2.檢查附圖及附件是否齊全，是否能夠充分證明簽證事項(xiàng)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。七、工程簽證單的存檔與保管（一）存檔要求1.工程簽證單辦理完成后，工程部門應(yīng)及時(shí)將簽證單原件及相關(guān)附件整理成冊(cè)，并移交公司檔案室存檔。2.存檔的簽證單應(yīng)按照工程項(xiàng)目、簽證編號(hào)等順序進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。3.檔案室應(yīng)建立工程簽證單檔案目錄，詳細(xì)記錄簽證單的編號(hào)、日期、工程名稱、簽證事項(xiàng)等信息，以便快速查找和檢索。（二）保管期限工程簽證單的保管期限應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行，一般為工程竣工結(jié)算完成后[X]年。（三）查閱與借閱1.因工作需要查閱工程簽證單檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案資料。3.因特殊情況需要借閱工程簽證單檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。八、罰則（一）對(duì)違反本制度的單位或個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。1.對(duì)于未按規(guī)定辦理工程簽證單，導(dǎo)致簽證內(nèi)容不真實(shí)、不準(zhǔn)確、不合理，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，由責(zé)任單位或個(gè)人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.對(duì)于在工程簽證單辦理過程中，存在弄虛作假、隱瞞事實(shí)、謀取私利等行為的，除追回違規(guī)所得外，還將給予相關(guān)責(zé)任人警告、記過、降職、撤職等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。3.對(duì)于