中央規(guī)范發(fā)文管理制度

中央規(guī)范發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為進(jìn)一步規(guī)范公司發(fā)文管理工作，提高文件質(zhì)量和運(yùn)轉(zhuǎn)效率，確保公司各項(xiàng)決策部署得到有效貫徹執(zhí)行，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的發(fā)文管理工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則。文件內(nèi)容應(yīng)符合黨和國(guó)家法律法規(guī)、方針政策以及公司相關(guān)規(guī)定，表述準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范。2.精簡(jiǎn)高效原則。嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，簡(jiǎn)化文件內(nèi)容，提高文件質(zhì)量，確保文件能夠及時(shí)、有效地傳達(dá)和執(zhí)行，避免不必要的行文和繁瑣的程序。3.安全保密原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件管理過(guò)程中的保密工作，確保文件信息安全。二、發(fā)文主體與職責(zé)（一）發(fā)文主體1.公司黨委、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)等決策機(jī)構(gòu)可根據(jù)工作需要發(fā)布涉及公司重大決策、重要工作部署等方面的文件。2.公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在其職責(zé)范圍內(nèi)，根據(jù)工作需要可發(fā)布業(yè)務(wù)性、專(zhuān)業(yè)性文件。（二）職責(zé)分工1.公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司發(fā)文管理工作，制定和完善發(fā)文管理制度，并組織實(shí)施。對(duì)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)起草的文件進(jìn)行審核把關(guān)，重點(diǎn)審核文件的必要性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和格式等。負(fù)責(zé)文件的編號(hào)、印發(fā)、歸檔、保管和清退等工作。跟蹤文件的執(zhí)行情況，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)反饋文件執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。2.各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本部門(mén)、本分支機(jī)構(gòu)文件的起草、審核、會(huì)簽等工作。嚴(yán)格按照公司發(fā)文管理制度要求，規(guī)范文件起草流程，確保文件質(zhì)量。及時(shí)將起草好的文件提交公司辦公室審核，并根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。三、發(fā)文流程（一）起草1.承辦部門(mén)或分支機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，確定文件主題和內(nèi)容框架，明確文件的目的、依據(jù)、范圍、主要內(nèi)容和工作要求等。2.文件起草應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)、條理清晰、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、表述準(zhǔn)確，避免空話、套話。涉及多個(gè)部門(mén)職責(zé)的文件，應(yīng)由主辦部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同起草，并充分征求意見(jiàn)。3.文件起草過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真收集和整理相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容真實(shí)可靠、依據(jù)充分。同時(shí)，要對(duì)文件涉及的政策法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)等進(jìn)行深入研究，確保文件符合國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況。（二）審核1.文件起草完成后，承辦部門(mén)或分支機(jī)構(gòu)應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合公司政策方針、是否與其他相關(guān)文件協(xié)調(diào)一致、是否具有可操作性等。2.內(nèi)部審核通過(guò)后，文件應(yīng)提交公司辦公室進(jìn)行審核。公司辦公室主要從文件的必要性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、格式等方面進(jìn)行審核。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)提出修改意見(jiàn)，退回承辦部門(mén)或分支機(jī)構(gòu)重新起草。3.涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)、敏感信息等文件，公司辦公室審核后，還應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，提出修改意見(jiàn)或?qū)徟庖?jiàn)。（三）會(huì)簽1.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)職責(zé)的文件，承辦部門(mén)或分支機(jī)構(gòu)應(yīng)在文件起草過(guò)程中充分征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，并進(jìn)行會(huì)簽。2.會(huì)簽部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，提出明確的意見(jiàn)和建議。會(huì)簽意見(jiàn)應(yīng)包括對(duì)文件內(nèi)容的認(rèn)可情況、是否存在分歧及理由、修改建議等。3.承辦部門(mén)或分支機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)會(huì)簽意見(jiàn)對(duì)文件進(jìn)行修改完善，并將會(huì)簽情況及修改后的文件一并提交公司辦公室審核。（四）簽發(fā)1.文件審核通過(guò)后，按照公司領(lǐng)導(dǎo)分工，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。2.一般文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)、敏感信息等文件，應(yīng)由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對(duì)文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可行性等進(jìn)行全面把關(guān)，并簽署明確的簽發(fā)意見(jiàn)。（五）編號(hào)與印發(fā)1.公司辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見(jiàn)，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)。文件編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、規(guī)范性原則，便于文件的管理和查詢(xún)。2.文件編號(hào)確定后，公司辦公室應(yīng)按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行印發(fā)。印發(fā)文件時(shí)，應(yīng)確保文件內(nèi)容清晰、格式規(guī)范、排版整齊。3.對(duì)于需要印發(fā)多份的文件，公司辦公室應(yīng)根據(jù)文件的發(fā)送范圍和份數(shù)進(jìn)行準(zhǔn)確印制，并做好文件的分發(fā)工作。分發(fā)文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)文件分發(fā)登記表，注明文件名稱(chēng)、文號(hào)、印發(fā)日期、分發(fā)部門(mén)、份數(shù)等信息。（六）歸檔與保管1.文件印發(fā)后，公司辦公室應(yīng)及時(shí)將文件原稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)件、正式印發(fā)件等進(jìn)行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類(lèi)準(zhǔn)確、排列有序，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。2.歸檔文件應(yīng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.公司辦公室應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保文件的安全保管。對(duì)于超過(guò)保管期限或已無(wú)保存價(jià)值的文件，應(yīng)按照檔案銷(xiāo)毀程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。四、發(fā)文格式（一）文件類(lèi)型公司發(fā)文主要包括通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、決定、函等。（二）格式要求1.頁(yè)面設(shè)置一般采用A4紙型，頁(yè)邊距上、下、左、右均為2.5厘米。排版方向?yàn)榭v向。2.字體字號(hào)標(biāo)題：一般用二號(hào)宋體字，加粗，居中排列。主送機(jī)關(guān)：一般用三號(hào)仿宋體字，頂格書(shū)寫(xiě)，回行時(shí)仍頂格。正文：一般用三號(hào)仿宋體字，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。附件說(shuō)明：一般用三號(hào)仿宋體字，在正文下空一行左空2字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱(chēng)較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱(chēng)的首字對(duì)齊。發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位（即1不編為01）。附注：一般用三號(hào)仿宋體字，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用三號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。（三）排版規(guī)范1.段落間距正文段落之間一般設(shè)置為1.5倍行距，以便于閱讀。標(biāo)題與正文之間、各層次標(biāo)題之間的間距應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，保持頁(yè)面整體美觀。2.頁(yè)碼編排頁(yè)碼一般用四號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。五、發(fā)文時(shí)效（一）緊急文件對(duì)于涉及公司重大突發(fā)事件、緊急工作部署等需要及時(shí)傳達(dá)和執(zhí)行的文件，應(yīng)按照緊急程度進(jìn)行分類(lèi)處理。緊急文件應(yīng)明確標(biāo)注“特急”“加急”等字樣，并嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限要求進(jìn)行起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等工作，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)和執(zhí)行。（二）一般文件一般文件應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，合理安排起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保文件能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成發(fā)布，并及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門(mén)和人員。對(duì)于時(shí)效性較強(qiáng)的工作，應(yīng)提前規(guī)劃發(fā)文時(shí)間，避免因文件發(fā)布不及時(shí)影響工作開(kāi)展。六、發(fā)文監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)文管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的發(fā)文情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正發(fā)文管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。2.建立發(fā)文管理工作反饋機(jī)制，各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在收到文件后，如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或需要進(jìn)一步明確相關(guān)要求的，應(yīng)及時(shí)向公司辦公室反饋。公司辦公室應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)部門(mén)和人員。（二）考核辦法1.將發(fā)文管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的發(fā)文質(zhì)量、發(fā)文時(shí)效、發(fā)文數(shù)量等進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)主要包括文件起草的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、完整性，審核把關(guān)的嚴(yán)格