備用金制度管理制度

備用金制度管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司備用金的管理，提高資金使用效率，保障公司資金安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在履行工作職責(zé)過程中涉及備用金使用的相關(guān)事項(xiàng)。（三）基本原則1.?？顚Ｓ迷瓌t：備用金應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定用途使用，不得挪作他用。2.限額管理原則：根據(jù)不同崗位和業(yè)務(wù)需求，設(shè)定合理的備用金限額。3.及時(shí)報(bào)賬原則：使用備用金后應(yīng)及時(shí)辦理報(bào)賬手續(xù)，不得拖延。4.監(jiān)督考核原則：對(duì)備用金的使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督和考核。二、備用金的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)條件1.因工作需要，經(jīng)常有零星支出，且支出金額較小、筆數(shù)較多，不便通過常規(guī)報(bào)銷流程處理的。2.臨時(shí)性、突發(fā)性業(yè)務(wù)，需要預(yù)支資金以滿足工作開展的。（二）申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫《備用金申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)備用金的用途、金額、預(yù)計(jì)使用期限等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行評(píng)估，并簽署審核意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)金額的合理性、是否符合備用金限額規(guī)定等進(jìn)行審核，并簽署意見。4.財(cái)務(wù)審核通過后，申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體資金狀況和業(yè)務(wù)需求，做出最終審批決定。（三）審批權(quán)限1.備用金申請(qǐng)金額在[X]元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審核，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.備用金申請(qǐng)金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負(fù)責(zé)人審核，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.備用金申請(qǐng)金額在[X]元以上的，由部門負(fù)責(zé)人審核，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，公司總經(jīng)理審批。三、備用金的核定與發(fā)放（一）備用金限額核定1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)各部門的工作職責(zé)、業(yè)務(wù)量大小、以往備用金使用情況等因素，對(duì)各部門備用金限額進(jìn)行核定。2.備用金限額一經(jīng)核定，原則上不予隨意調(diào)整。如因業(yè)務(wù)發(fā)展等原因確需調(diào)整的，需由部門提出書面申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）備用金發(fā)放1.經(jīng)審批通過的備用金申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門按照核定的金額，將備用金發(fā)放至申請(qǐng)人指定的銀行賬戶或支付給申請(qǐng)人現(xiàn)金。2.申請(qǐng)人在收到備用金后，應(yīng)及時(shí)在《備用金領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。四、備用金的使用（一）使用范圍1.差旅費(fèi)：員工因公務(wù)出差發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用。2.辦公用品費(fèi)：購置日常辦公所需的文具、紙張、墨盒等小額費(fèi)用。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)：因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待客戶的餐飲、禮品等費(fèi)用。4.小額零星采購費(fèi)：采購金額較小、不便于通過集中采購流程處理的物品或服務(wù)費(fèi)用。5.其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的零星支出。（二）使用規(guī)定1.備用金必須按照申請(qǐng)用途使用，不得擅自改變用途。2.每筆備用金支出應(yīng)取得合法、有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，并在憑證上注明支出事由、金額、日期等信息。3.對(duì)于超過[X]元的備用金支出，應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付，不得使用現(xiàn)金支付。4.嚴(yán)禁使用備用金進(jìn)行個(gè)人消費(fèi)或非法活動(dòng)。五、備用金的報(bào)賬與核銷（一）報(bào)賬期限1.備用金使用后，申請(qǐng)人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)賬手續(xù)。2.如因特殊原因無法在規(guī)定期限內(nèi)報(bào)賬的，需提前向財(cái)務(wù)部門說明情況，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門同意后方可延期。（二）報(bào)賬流程1.申請(qǐng)人整理好備用金支出的原始憑證，填寫《備用金報(bào)賬申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出每筆支出的日期、事由、金額等信息，并將原始憑證粘貼在申請(qǐng)表后。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)報(bào)賬內(nèi)容的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，并簽署審核意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)賬憑證的合法性、合規(guī)性、完整性進(jìn)行審核，并核對(duì)備用金的使用情況與申請(qǐng)用途是否相符。4.財(cái)務(wù)審核通過后，辦理備用金的核銷手續(xù)。如備用金有結(jié)余，財(cái)務(wù)部門將結(jié)余款項(xiàng)收回；如備用金不足，申請(qǐng)人應(yīng)補(bǔ)足差額。（三）核銷方式1.備用金核銷采用逐筆核銷的方式，即每筆備用金支出報(bào)賬后，該筆備用金即完成核銷。2.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)備用金的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。六、備用金的管理與監(jiān)督（一）管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)備用金制度的制定、執(zhí)行和監(jiān)督，定期對(duì)備用金的使用情況進(jìn)行檢查和清理。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門備用金的日常管理，督促本部門員工及時(shí)報(bào)賬，確保備用金的安全和合理使用。（二）監(jiān)督檢查1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)備用金的使用情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查備用金是否按照規(guī)定用途使用、是否及時(shí)報(bào)賬、原始憑證是否真實(shí)合法等。2.公司審計(jì)部門不定期對(duì)備用金的管理情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.對(duì)于違反備用金制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。七、備用金的盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)周期1.財(cái)務(wù)部門每月末對(duì)備用金進(jìn)行一次盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.每年年末，財(cái)務(wù)部門會(huì)同各部門負(fù)責(zé)人對(duì)備用金進(jìn)行全面清查，編制備用金清查報(bào)告。（二）盤點(diǎn)方法1.采用實(shí)地盤點(diǎn)法，對(duì)備用金的現(xiàn)金余額進(jìn)行逐一清點(diǎn)。2.核對(duì)備用金的收支憑證、報(bào)賬記錄等，確保賬賬相符。（三）清查結(jié)果處理1.如發(fā)現(xiàn)備用金賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并編制《備用金盤盈盤虧報(bào)告表》。2.對(duì)于盤盈的備用金，應(yīng)及時(shí)入賬；對(duì)于盤虧的備用金，應(yīng)查明責(zé)任，屬于個(gè)人原因造成的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償；屬于無法查明原因的，經(jīng)公司批準(zhǔn)后計(jì)入當(dāng)期損益。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止1.本制度如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)、政策規(guī)定相抵觸的