外加工洽談管理制度

外加工洽談管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司外加工業(yè)務(wù)的洽談流程，確保外加工合作的順利進(jìn)行，保障公司利益，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外加工業(yè)務(wù)洽談的部門和人員。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外加工業(yè)務(wù)洽談必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.公平公正原則：在洽談過程中，應(yīng)秉持公平公正的態(tài)度，維護(hù)公司與合作方的合法權(quán)益。3.效益優(yōu)先原則：以提高公司經(jīng)濟效益為核心，綜合考慮質(zhì)量、成本、交貨期等因素，選擇最優(yōu)合作方案。4.風(fēng)險可控原則：充分評估外加工業(yè)務(wù)中的各種風(fēng)險，采取有效措施進(jìn)行防范和控制。二、洽談前期準(zhǔn)備（一）需求評估1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司生產(chǎn)計劃、訂單需求等，確定外加工的產(chǎn)品或服務(wù)項目，并填寫《外加工需求評估表》，詳細(xì)說明加工內(nèi)容、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨期等。2.技術(shù)部門對業(yè)務(wù)部門提出的外加工需求進(jìn)行技術(shù)可行性評估，提供技術(shù)支持和指導(dǎo)，確保加工要求明確、合理。3.財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和市場行情，對預(yù)計的外加工成本進(jìn)行初步核算，提供成本預(yù)算參考。（二）供應(yīng)商篩選1.采購部門通過多種渠道收集外加工供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.根據(jù)外加工需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在的合作對象，并進(jìn)行初步調(diào)查，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、信譽等情況。3.對于新的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)要求其提供營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、稅務(wù)登記證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并實地考察其生產(chǎn)經(jīng)營場所，評估其實際生產(chǎn)能力和管理水平。（三）洽談團(tuán)隊組建1.根據(jù)外加工業(yè)務(wù)的性質(zhì)和復(fù)雜程度，由業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門、采購部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成洽談團(tuán)隊。2.明確洽談團(tuán)隊成員的職責(zé)分工，確保洽談工作順利進(jìn)行。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通業(yè)務(wù)需求和合作意向；技術(shù)部門負(fù)責(zé)解答技術(shù)問題，審核技術(shù)方案；采購部門負(fù)責(zé)商務(wù)條款談判，如價格、付款方式、交貨期等；財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核成本預(yù)算和財務(wù)條款。三、洽談過程管理（一）首次洽談1.洽談團(tuán)隊與選定的供應(yīng)商進(jìn)行首次洽談，介紹公司外加工業(yè)務(wù)的基本情況和需求，了解供應(yīng)商的合作意愿和初步方案。2.雙方就加工產(chǎn)品或服務(wù)的技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、付款方式等主要條款進(jìn)行初步溝通，明確各自的立場和期望。3.首次洽談結(jié)束后，洽談團(tuán)隊整理洽談記錄，形成《外加工首次洽談紀(jì)要》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后存檔。（二）深入洽談1.根據(jù)首次洽談的情況，洽談團(tuán)隊與供應(yīng)商進(jìn)行深入洽談，針對關(guān)鍵問題進(jìn)行協(xié)商和談判。2.技術(shù)部門與供應(yīng)商的技術(shù)人員就加工工藝、質(zhì)量控制等技術(shù)細(xì)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)討論，確保技術(shù)方案可行。3.采購部門與供應(yīng)商就價格、付款方式、交貨期等商務(wù)條款進(jìn)行談判，爭取有利的合作條件。采購人員應(yīng)充分了解市場行情，掌握談判技巧，在保證公司利益的前提下，達(dá)成雙方都能接受的協(xié)議。4.財務(wù)部門對供應(yīng)商提供的成本報價進(jìn)行詳細(xì)審核，分析成本構(gòu)成的合理性，提出成本控制建議。同時，與供應(yīng)商就財務(wù)條款進(jìn)行溝通，如發(fā)票開具、結(jié)算方式等。5.在深入洽談過程中，洽談團(tuán)隊?wèi)?yīng)及時向公司內(nèi)部相關(guān)部門匯報洽談進(jìn)展情況，征求意見和建議，確保洽談方向符合公司整體利益。（三）合同起草與審核1.經(jīng)過多輪洽談，雙方達(dá)成一致意見后，由采購部門負(fù)責(zé)起草外加工合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括加工產(chǎn)品或服務(wù)的詳細(xì)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、付款方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。2.合同起草完成后，采購部門將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免潛在的法律風(fēng)險。3.技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門對合同中涉及本部門職責(zé)的條款進(jìn)行審核，提出修改意見和建議。例如，技術(shù)部門審核技術(shù)條款是否準(zhǔn)確無誤，財務(wù)部門審核付款方式和結(jié)算條款是否合理。4.根據(jù)各部門的審核意見，采購部門對合同進(jìn)行修改和完善，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、合法。修改后的合同再次提交給法務(wù)部門進(jìn)行終審，終審?fù)ㄟ^后，方可簽訂合同。四、合同簽訂與執(zhí)行（一）合同簽訂1.合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂外加工合同。簽訂合同前，應(yīng)確保雙方簽字蓋章手續(xù)齊全，合同文本一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司內(nèi)部相關(guān)部門留存?zhèn)浞荨?.合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，確保各部門了解合同內(nèi)容，做好后續(xù)的協(xié)調(diào)和配合工作。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤外加工合同的執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)進(jìn)度，及時了解加工過程中出現(xiàn)的問題，并協(xié)調(diào)解決。2.技術(shù)部門根據(jù)合同要求，對供應(yīng)商的加工過程進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督，確保加工產(chǎn)品符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。如發(fā)現(xiàn)技術(shù)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，提出解決方案。3.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤合同的交貨期和付款情況，按照合同約定及時支付貨款，并督促供應(yīng)商按時交貨。如供應(yīng)商出現(xiàn)交貨延遲等違約情況，采購部門應(yīng)及時采取措施，追究其違約責(zé)任。4.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對外加工合同的財務(wù)收支進(jìn)行核算和管理，定期核對賬目，確保資金安全。同時，根據(jù)合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商結(jié)算貨款，做好財務(wù)記錄和報表。（三）變更管理1.在合同執(zhí)行過程中，如因市場需求變化、技術(shù)改進(jìn)、不可抗力等原因需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出變更申請，填寫《外加工合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容和影響。2.變更申請經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給洽談團(tuán)隊進(jìn)行評估。洽談團(tuán)隊?wèi)?yīng)組織相關(guān)部門對變更事項進(jìn)行討論和分析，評估變更對公司利益和合作關(guān)系的影響，并提出處理建議。3.如變更事項涉及到價格調(diào)整、交貨期變更、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)變化等重要條款，洽談團(tuán)隊?wèi)?yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，重新簽訂補充協(xié)議或變更合同條款。補充協(xié)議或變更后的合同條款應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核和簽訂。4.合同變更后，采購部門應(yīng)及時將變更情況通知公司內(nèi)部相關(guān)部門，確保各部門了解變更后的合同內(nèi)容，做好相應(yīng)的工作調(diào)整。五、驗收與結(jié)算（一）驗收標(biāo)準(zhǔn)與流程1.外加工產(chǎn)品或服務(wù)完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)組織驗收。驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確、具體，包括產(chǎn)品的外觀、尺寸、性能、質(zhì)量等方面的要求。2.技術(shù)部門協(xié)助業(yè)務(wù)部門進(jìn)行驗收工作，對加工產(chǎn)品的技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行檢測和驗證。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品不符合驗收標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)部門應(yīng)出具詳細(xì)的檢測報告，并提出整改意見。3.驗收合格后，業(yè)務(wù)部門填寫《外加工驗收單》，經(jīng)技術(shù)部門、采購部門等相關(guān)部門簽字確認(rèn)后，作為結(jié)算貨款的依據(jù)。如驗收不合格，業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改，整改合格后重新進(jìn)行驗收。（二）結(jié)算流程1.財務(wù)部門根據(jù)《外加工驗收單》和合同約定的付款方式，辦理貨款結(jié)算手續(xù)。結(jié)算時，應(yīng)審核發(fā)票的真實性、合法性和準(zhǔn)確性，確保貨款支付符合公司財務(wù)規(guī)定。2.對于符合付款條件的貨款，財務(wù)部門按照合同約定的時間和金額，及時支付給供應(yīng)商。付款方式可采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式，確保資金支付安全、便捷。3.在結(jié)算過程中，如發(fā)現(xiàn)與合同約定不符的情況，財務(wù)部門應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門、采購部門溝通核實，查明原因后進(jìn)行相應(yīng)的處理。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆Y(jié)算問題，采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，維護(hù)公司利益。六、檔案管理（一）檔案范圍外加工業(yè)務(wù)洽談過程中形成的各類文件和資料，包括需求評估表、供應(yīng)商篩選資料、洽談紀(jì)要、合同文本、變更申請表、驗收單等，均屬于檔案管理范疇。（二）檔案整理與歸檔1.洽談團(tuán)隊成員應(yīng)及時將各自在洽談過程中產(chǎn)生的文件和資料進(jìn)行整理，按照時間順序和類別進(jìn)行分類。2.每月末，洽談團(tuán)隊指定專人負(fù)責(zé)將當(dāng)月的外加工業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行匯總和歸檔，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行存儲，便于查詢和管理；紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，妥善保管。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行補充或修復(fù)。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱外加工業(yè)務(wù)檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。查閱時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、復(fù)印、抽取檔案資料。2.如需借閱外加工業(yè)務(wù)檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因和借閱期限，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立外加工業(yè)務(wù)監(jiān)督小組，由公司高層管理人員、內(nèi)部審計部門人員等組成，負(fù)責(zé)對外加工業(yè)務(wù)洽談、合同簽訂、執(zhí)行、驗收、結(jié)算等全過程進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對外加工業(yè)務(wù)進(jìn)行抽查，檢查業(yè)務(wù)流程是否規(guī)范、合同執(zhí)行是否到位、各項管理制度是否有效執(zhí)行等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。3.內(nèi)部審計部門定期對外加工業(yè)務(wù)進(jìn)行專項審計，審查外加工業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性、效益性，重點關(guān)注合同簽訂、資金支付、成本控制等方面的情況。審計結(jié)束后，應(yīng)出具審計報告，提出審計意見和建議。（二）考核指標(biāo)1.業(yè)務(wù)部門考核指標(biāo)包括外加工任務(wù)完成率、交貨期準(zhǔn)時率、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、供應(yīng)商滿意度等。2.采購部門考核指標(biāo)包括采購成本控制率、合同簽訂及時率、付款準(zhǔn)確率、供應(yīng)商管理效果等。3.技術(shù)部門考核指標(biāo)包括技術(shù)支持滿意度、技術(shù)問題解決及時率等。4.財務(wù)部門考核指標(biāo)包括財務(wù)核算準(zhǔn)確率、資金支付安全率等。（三）考核方式與結(jié)果應(yīng)用1.考核方式采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式。定期考核每季度進(jìn)行一次，根據(jù)各部門的考核指標(biāo)完成情況進(jìn)行評分；不定期考核根據(jù)監(jiān)督檢