外貿(mào)跟單員管理制度

外貿(mào)跟單員管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外貿(mào)跟單員隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范跟單員工作流程，提高工作效率和質(zhì)量，確保公司外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司外貿(mào)跟單員崗位的所有在職人員。（三）職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶溝通訂單需求，下達(dá)訂單給跟單員，并提供必要的業(yè)務(wù)支持。對(duì)跟單員的工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核。2.跟單員負(fù)責(zé)訂單的跟進(jìn)，包括訂單確認(rèn)、生產(chǎn)安排、出貨協(xié)調(diào)等工作。與供應(yīng)商、貨代、報(bào)關(guān)行等相關(guān)方保持密切溝通，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。及時(shí)反饋訂單執(zhí)行過程中的問題，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門解決問題。3.其他部門協(xié)助跟單員完成相關(guān)工作，提供必要的支持和配合。按照公司規(guī)定和流程，處理與訂單相關(guān)的各項(xiàng)事務(wù)。二、跟單員入職管理（一）招聘要求1.本科及以上學(xué)歷，國(guó)際貿(mào)易、商務(wù)英語等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。2.具有[X]年以上外貿(mào)跟單工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉外貿(mào)業(yè)務(wù)流程。3.具備良好的英語聽說讀寫能力，能夠與國(guó)外客戶進(jìn)行流利的溝通。4.熟練使用辦公軟件，如Word、Excel、PowerPoint等。5.具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力、團(tuán)隊(duì)合作能力和責(zé)任心，工作認(rèn)真細(xì)致，有良好的抗壓能力。（二）招聘流程1.發(fā)布招聘信息：通過公司官網(wǎng)、招聘網(wǎng)站、社交媒體等渠道發(fā)布招聘信息，明確招聘崗位要求和職責(zé)。2.簡(jiǎn)歷篩選：對(duì)收到的簡(jiǎn)歷進(jìn)行篩選，挑選出符合要求的候選人，并通知其參加面試。3.面試：面試分為初面和終面，初面由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行，主要考察候選人的專業(yè)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)和溝通能力等；終面由人事總監(jiān)進(jìn)行，主要考察候選人的綜合素質(zhì)、職業(yè)規(guī)劃和對(duì)公司文化的認(rèn)同度等。4.錄用：根據(jù)面試結(jié)果，確定錄用人員，并發(fā)放錄用通知。錄用人員需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理入職手續(xù)。（三）入職培訓(xùn)1.公司概況培訓(xùn)：介紹公司的發(fā)展歷程、組織架構(gòu)、企業(yè)文化等基本情況，讓新員工對(duì)公司有一個(gè)全面的了解。2.業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)：詳細(xì)講解公司外貿(mào)業(yè)務(wù)流程，包括訂單處理、生產(chǎn)安排、出貨操作等環(huán)節(jié)，讓新員工熟悉工作內(nèi)容和流程。3.產(chǎn)品知識(shí)培訓(xùn)：介紹公司主要產(chǎn)品的特點(diǎn)、用途、市場(chǎng)需求等信息，讓新員工能夠準(zhǔn)確地向客戶介紹產(chǎn)品。4.溝通技巧培訓(xùn)：針對(duì)外貿(mào)跟單工作的特點(diǎn)，進(jìn)行溝通技巧培訓(xùn)，包括與客戶、供應(yīng)商、貨代等相關(guān)方的溝通方式和注意事項(xiàng)等。5.系統(tǒng)操作培訓(xùn)：培訓(xùn)新員工使用公司的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，如訂單管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等，確保其能夠熟練操作。三、跟單員工作職責(zé)（一）訂單前期工作1.收到業(yè)務(wù)部門下達(dá)的訂單后，及時(shí)與客戶進(jìn)行訂單確認(rèn)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等信息，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤。2.根據(jù)訂單要求，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃，并與生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)，確保生產(chǎn)任務(wù)按時(shí)安排。3.聯(lián)系供應(yīng)商，采購生產(chǎn)所需的原材料和零部件，并跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保原材料和零部件按時(shí)到貨。（二）生產(chǎn)過程跟進(jìn)1.定期到生產(chǎn)車間檢查生產(chǎn)進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，如生產(chǎn)設(shè)備故障、原材料短缺等。2.協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門與其他部門之間的工作，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行。如與質(zhì)量控制部門溝通，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)；與物流部門溝通，安排產(chǎn)品的運(yùn)輸和倉儲(chǔ)等。3.根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度，及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，確保訂單能夠按時(shí)完成。（三）出貨安排1.根據(jù)訂單交貨期，提前與貨代公司聯(lián)系，安排訂艙、報(bào)關(guān)等出貨事宜。2.準(zhǔn)備出貨所需的文件，如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單等，并確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。3.協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門、物流部門等相關(guān)方，確保產(chǎn)品按時(shí)、按質(zhì)、按量出貨，并及時(shí)通知客戶貨物已發(fā)出。（四）客戶溝通與反饋1.定期與客戶溝通訂單執(zhí)行情況，及時(shí)反饋生產(chǎn)進(jìn)度、出貨時(shí)間等信息，確?？蛻魧?duì)訂單執(zhí)行情況有清晰的了解。2.處理客戶的投訴和問題，及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給客戶，確保客戶滿意度。3.收集客戶的意見和建議，及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部門，為公司產(chǎn)品和服務(wù)的改進(jìn)提供參考。（五）文件管理1.負(fù)責(zé)訂單相關(guān)文件的整理、歸檔和保管，包括訂單合同、生產(chǎn)計(jì)劃、采購訂單、出貨文件等。2.確保文件的安全性和完整性，便于查詢和追溯。四、跟單員工作流程（一）訂單接收與確認(rèn)1.業(yè)務(wù)部門將訂單信息傳遞給跟單員，跟單員收到訂單后，首先核對(duì)訂單信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.與客戶進(jìn)行訂單確認(rèn)，通過郵件、電話等方式與客戶溝通訂單細(xì)節(jié)，如產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等，確保雙方對(duì)訂單內(nèi)容達(dá)成一致。3.將確認(rèn)后的訂單信息錄入公司業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，并提交給業(yè)務(wù)部門審核。（二）生產(chǎn)計(jì)劃制定1.根據(jù)訂單要求和客戶交貨期，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)包括產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)度安排、原材料采購計(jì)劃、零部件加工計(jì)劃等。2.將生產(chǎn)計(jì)劃發(fā)送給生產(chǎn)部門，并與生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人溝通協(xié)調(diào)，確保生產(chǎn)計(jì)劃能夠順利執(zhí)行。（三）原材料采購1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，確定所需原材料和零部件的清單，并聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款。3.跟進(jìn)采購進(jìn)度，定期與供應(yīng)商溝通，了解原材料和零部件的生產(chǎn)情況和交貨時(shí)間，確保按時(shí)到貨。（四）生產(chǎn)過程監(jiān)控1.按照生產(chǎn)計(jì)劃，定期到生產(chǎn)車間檢查生產(chǎn)進(jìn)度，了解產(chǎn)品生產(chǎn)情況。2.檢查生產(chǎn)過程中的質(zhì)量控制情況，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時(shí)與質(zhì)量控制部門溝通，采取措施進(jìn)行整改。3.協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門與其他部門之間的工作，解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，如生產(chǎn)設(shè)備故障、原材料短缺等。（五）出貨準(zhǔn)備1.根據(jù)訂單交貨期，提前與貨代公司聯(lián)系，安排訂艙事宜。確定船期、提單號(hào)等信息，并將相關(guān)信息通知生產(chǎn)部門和物流部門。2.準(zhǔn)備出貨所需的文件，如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單等。文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，符合國(guó)際貿(mào)易慣例和客戶要求。3.安排產(chǎn)品的包裝和標(biāo)識(shí)，確保產(chǎn)品在運(yùn)輸過程中不受損壞。（六）出貨與報(bào)關(guān)1.協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門、物流部門等相關(guān)方，確保產(chǎn)品按時(shí)、按質(zhì)、按量出貨。出貨前，對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。2.將產(chǎn)品交付給貨代公司，并辦理報(bào)關(guān)手續(xù)。報(bào)關(guān)過程中，確保報(bào)關(guān)文件的準(zhǔn)確性和完整性，配合海關(guān)的查驗(yàn)工作。3.跟蹤貨物運(yùn)輸情況，及時(shí)了解貨物的運(yùn)輸狀態(tài)，確保貨物按時(shí)到達(dá)目的地。（七）訂單結(jié)案1.訂單完成出貨后，跟單員負(fù)責(zé)對(duì)訂單進(jìn)行結(jié)案處理。整理訂單相關(guān)文件，進(jìn)行歸檔保存。2.對(duì)訂單執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，評(píng)估訂單執(zhí)行過程中的優(yōu)點(diǎn)和不足之處，為今后的工作提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。3.將訂單結(jié)案情況反饋給業(yè)務(wù)部門，并與業(yè)務(wù)部門溝通客戶反饋信息，為客戶維護(hù)和業(yè)務(wù)拓展提供支持。五、跟單員績(jī)效考核（一）考核原則1.公平、公正、公開原則：考核過程和結(jié)果應(yīng)客觀、公正，確保所有跟單員在相同的標(biāo)準(zhǔn)下接受考核。2.定量與定性相結(jié)合原則：考核指標(biāo)應(yīng)既有定量指標(biāo)，如訂單完成率、準(zhǔn)時(shí)交貨率等，又有定性指標(biāo)，如客戶滿意度、溝通協(xié)調(diào)能力等，全面評(píng)價(jià)跟單員的工作表現(xiàn)。3.激勵(lì)與約束相結(jié)合原則：考核結(jié)果與跟單員的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤，激勵(lì)跟單員積極工作，同時(shí)對(duì)工作表現(xiàn)不佳的跟單員進(jìn)行約束和改進(jìn)。（二）考核周期績(jī)效考核周期為[X]個(gè)月，每月進(jìn)行一次考核評(píng)估，年度進(jìn)行綜合考核。（三）考核指標(biāo)及權(quán)重1.訂單完成率（30%）：實(shí)際完成訂單數(shù)量與下達(dá)訂單數(shù)量的比例，反映跟單員的工作效率和訂單執(zhí)行能力。2.準(zhǔn)時(shí)交貨率（25%）：按時(shí)交貨的訂單數(shù)量與應(yīng)交貨訂單數(shù)量的比例，體現(xiàn)跟單員對(duì)交貨期的把控能力。3.產(chǎn)品質(zhì)量合格率（20%）：產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)的訂單數(shù)量與總訂單數(shù)量的比例，衡量跟單員在生產(chǎn)過程中對(duì)質(zhì)量控制的能力。4.客戶滿意度（15%）：通過客戶反饋調(diào)查等方式獲取客戶對(duì)跟單員工作的滿意度評(píng)價(jià)，反映跟單員與客戶溝通協(xié)調(diào)的效果。5.溝通協(xié)調(diào)能力（10%）：考察跟單員在與業(yè)務(wù)部門、生產(chǎn)部門、供應(yīng)商、貨代等相關(guān)方溝通協(xié)調(diào)過程中的表現(xiàn)，包括溝通效果、問題解決能力等。（四）考核方法1.自評(píng)：跟單員每月對(duì)自己的工作表現(xiàn)進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，填寫績(jī)效考核自評(píng)表，總結(jié)工作成果和不足之處，并提出改進(jìn)措施。2.上級(jí)評(píng)價(jià)：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)跟單員的日常工作表現(xiàn)，對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)打分，填寫績(jī)效考核評(píng)價(jià)表，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、溝通協(xié)調(diào)能力等方面。3.客戶評(píng)價(jià)：定期向客戶發(fā)放滿意度調(diào)查問卷，收集客戶對(duì)跟單員工作的評(píng)價(jià)意見，作為客戶滿意度考核指標(biāo)的依據(jù)。4.綜合評(píng)價(jià)：人事部門根據(jù)跟單員的自評(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)和客戶評(píng)價(jià)結(jié)果，進(jìn)行綜合分析和評(píng)價(jià)，確定最終考核得分。（五）考核結(jié)果應(yīng)用1.薪酬調(diào)整：根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)跟單員的薪酬進(jìn)行調(diào)整?？己说梅謨?yōu)秀的跟單員給予適當(dāng)?shù)男匠戟?jiǎng)勵(lì)，考核得分不達(dá)標(biāo)或連續(xù)多次考核不佳的跟單員進(jìn)行薪酬下調(diào)或其他懲罰措施。2.晉升與獎(jiǎng)勵(lì)：績(jī)效考核結(jié)果作為跟單員晉升的重要依據(jù)之一。連續(xù)多次考核優(yōu)秀的跟單員，在職位晉升、培訓(xùn)機(jī)會(huì)等方面給予優(yōu)先考慮；對(duì)在工作中表現(xiàn)突出、為公司做出重大貢獻(xiàn)的跟單員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。3.培訓(xùn)與發(fā)展：根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，分析跟單員在工作中存在的問題和不足，為其制定個(gè)性化的培訓(xùn)計(jì)劃，幫助其提升工作能力和業(yè)務(wù)水平。六、跟單員培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和跟單員崗位要求，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋外貿(mào)業(yè)務(wù)知識(shí)、產(chǎn)品知識(shí)、溝通技巧、質(zhì)量管理、物流知識(shí)等方面，以提高跟單員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。（二）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部的業(yè)務(wù)骨干、專家等擔(dān)任培訓(xùn)講師，定期組織內(nèi)部培訓(xùn)課程，分享業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)。2.外部培訓(xùn)：根據(jù)培訓(xùn)需求，選派跟單員參加外部專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)課程或研討會(huì)，拓寬視野，學(xué)習(xí)先進(jìn)的外貿(mào)跟單經(jīng)驗(yàn)和方法。3.在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)，提供豐富的學(xué)習(xí)資源，讓跟單員可以自主學(xué)習(xí)和提升。如在線課程、行業(yè)資訊、案例分析等。4.實(shí)踐鍛煉：安排跟單員參與實(shí)際項(xiàng)目，通過實(shí)踐鍛煉提高其解決實(shí)際問題的能力和業(yè)務(wù)操作水平。（三）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.為跟單員提供明確的職業(yè)發(fā)展路徑，如跟單員資深跟單員業(yè)務(wù)主管業(yè)務(wù)經(jīng)理等。2.根據(jù)跟單員的個(gè)人能力和職業(yè)發(fā)展意愿，制定個(gè)性化的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為其提供晉升機(jī)會(huì)和發(fā)展空間。3.鼓勵(lì)跟單員不斷學(xué)習(xí)和提升自己，通過參加培訓(xùn)、考取相關(guān)證書等方式，提高自身競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)職業(yè)發(fā)展目標(biāo)。七、跟單員工作紀(jì)律（一）遵守公司規(guī)章制度1.嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，包括考勤制度、保密制度、財(cái)務(wù)制度等。2.按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。如有特殊情況需要請(qǐng)假，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理請(qǐng)假手續(xù)。（二）保守公司商業(yè)秘密1.對(duì)在工作中接觸到的公司商業(yè)秘密，如客戶信息、訂單價(jià)格、產(chǎn)品技術(shù)資料等，嚴(yán)格保密，不得泄露給任何第三方。2.在離職后，仍需遵守公司的保密規(guī)定，不得利用公司商業(yè)秘密謀取私利。