外協(xié)收發(fā)料管理制度

外協(xié)收發(fā)料管理制度一、總則（一）目的為加強公司外協(xié)收發(fā)料管理，規(guī)范外協(xié)物料的接收、發(fā)放流程，確保物料的準確、及時供應(yīng)，保障生產(chǎn)順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外協(xié)加工的物料收發(fā)管理活動，包括但不限于原材料、零部件、半成品等。（三）職責(zé)分工1.采購部門負責(zé)與外協(xié)供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款。跟蹤外協(xié)物料的采購進度，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.倉庫管理部門負責(zé)外協(xié)物料的接收、驗收、存儲、發(fā)放等工作。建立健全外協(xié)物料庫存臺賬，定期盤點，確保賬物相符。負責(zé)提供準確的物料庫存信息，協(xié)助采購部門和生產(chǎn)部門做好物料供需平衡。3.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃，提前向外協(xié)采購部門提交外協(xié)物料需求計劃。負責(zé)對外協(xié)物料的使用情況進行跟蹤和反饋，及時提出物料調(diào)整建議。配合倉庫管理部門做好外協(xié)物料的盤點工作。4.質(zhì)量檢驗部門負責(zé)對外協(xié)物料進行檢驗和驗收，確保物料質(zhì)量符合要求。對檢驗不合格的外協(xié)物料，及時出具檢驗報告，并跟蹤處理結(jié)果。二、外協(xié)收料管理（一）收料準備1.采購部門在接到生產(chǎn)部門的外協(xié)物料需求計劃后，及時與外協(xié)供應(yīng)商溝通，確認物料的發(fā)貨時間、運輸方式等信息，并將相關(guān)信息通知倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據(jù)采購部門提供的信息，做好收料準備工作，包括安排收料人員、準備收料工具和場地等。（二）收料流程1.外協(xié)物料到貨前，倉庫管理部門收料人員應(yīng)提前與運輸單位或供應(yīng)商聯(lián)系，確定物料到達時間，并做好接貨準備。2.物料到達后，收料人員首先核對送貨單與采購訂單是否一致，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。如發(fā)現(xiàn)不一致，應(yīng)及時與采購部門或供應(yīng)商溝通解決。3.收料人員按照送貨單上的物料信息，對物料進行清點和外觀檢查。清點時應(yīng)注意物料的包裝是否完好，標識是否清晰，數(shù)量是否準確等。外觀檢查主要查看物料是否有損壞、變形、生銹等情況。4.對于需要檢驗的外協(xié)物料，收料人員應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門進行檢驗。質(zhì)量檢驗部門按照相關(guān)檢驗標準和流程對外協(xié)物料進行檢驗，檢驗合格后出具檢驗報告。5.收料人員根據(jù)質(zhì)量檢驗部門的檢驗報告，辦理物料入庫手續(xù)。如檢驗不合格，應(yīng)及時將不合格物料隔離存放，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。6.倉庫管理部門收料人員將入庫的外協(xié)物料按照規(guī)定的存儲方式進行存放，并更新庫存臺賬。（三）收料異常處理1.如發(fā)現(xiàn)送貨單與采購訂單不一致，收料人員應(yīng)立即停止收料，并及時與采購部門和供應(yīng)商溝通，查明原因。如因供應(yīng)商原因?qū)е滤拓涘e誤，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商及時更正，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的一切費用。2.對于物料數(shù)量短缺的情況，收料人員應(yīng)在送貨單上注明實際收到的數(shù)量，并要求運輸單位或供應(yīng)商簽字確認。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商補足短缺物料，如因運輸過程中造成的短缺，應(yīng)追究運輸單位的責(zé)任。3.如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)及時出具檢驗報告，并將不合格物料隔離存放。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補貨等。在處理結(jié)果未明確之前，不得擅自使用不合格物料。三、外協(xié)發(fā)料管理（一）發(fā)料準備1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃，提前填寫外協(xié)發(fā)料申請單，注明所需物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門接到外協(xié)發(fā)料申請單后，首先核對庫存情況，確認是否有足夠的物料可供發(fā)放。如庫存不足，應(yīng)及時通知采購部門進行補貨。3.倉庫管理部門根據(jù)外協(xié)發(fā)料申請單，準備好所需的物料，并安排發(fā)料人員。（二）發(fā)料流程1.發(fā)料人員根據(jù)外協(xié)發(fā)料申請單，核對物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保與申請單一致。2.發(fā)料人員按照規(guī)定的發(fā)料方式，將物料發(fā)放給外協(xié)加工人員，并要求其在發(fā)料單上簽字確認。發(fā)料方式可根據(jù)實際情況選擇當面點交、交接清單等方式。3.倉庫管理部門發(fā)料人員發(fā)放物料后，及時更新庫存臺賬，并將發(fā)料情況反饋給生產(chǎn)部門。4.對于需要退料的外協(xié)加工，生產(chǎn)部門應(yīng)填寫外協(xié)退料申請單，注明退料原因、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交給倉庫管理部門。5.倉庫管理部門接到外協(xié)退料申請單后，安排人員對退料進行清點和驗收。如退料符合要求，辦理退料入庫手續(xù)，并更新庫存臺賬；如退料存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時與生產(chǎn)部門溝通解決。（三）發(fā)料異常處理1.如發(fā)現(xiàn)外協(xié)發(fā)料申請單填寫錯誤或所需物料庫存不足，倉庫管理部門應(yīng)及時通知生產(chǎn)部門進行更正或補貨申請。2.如發(fā)料過程中出現(xiàn)物料損壞、丟失等情況，發(fā)料人員應(yīng)及時查明原因，并報告?zhèn)}庫管理部門負責(zé)人。倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)實際情況進行處理，如追究相關(guān)人員的責(zé)任、要求賠償?shù)取?.對于外協(xié)退料申請，如倉庫管理部門發(fā)現(xiàn)退料不符合要求，應(yīng)及時與生產(chǎn)部門溝通，說明原因，并要求生產(chǎn)部門重新整理退料或采取其他處理措施。四、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應(yīng)定期對外協(xié)物料進行盤點，確保賬物相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.盤點前，倉庫管理部門應(yīng)制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等內(nèi)容。3.盤點過程中，盤點人員應(yīng)認真核對物料的實際數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息，并與庫存臺賬進行逐一核對。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時查明原因，并記錄差異情況。4.盤點結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制盤點報告，總結(jié)盤點結(jié)果，分析賬物不符的原因，并提出處理建議。盤點報告應(yīng)提交給財務(wù)部門和公司管理層審核。（二）庫存安全管理1.倉庫管理部門應(yīng)確保外協(xié)物料存儲環(huán)境安全，符合防火、防潮、防盜、防蟲等要求。2.對易燃易爆、有毒有害等危險物料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取相應(yīng)的安全防護措施。3.倉庫管理部門應(yīng)定期檢查庫存物料的存儲狀況，如發(fā)現(xiàn)物料有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時進行處理，確保物料質(zhì)量安全。4.加強倉庫的門禁管理，限制無關(guān)人員進入倉庫區(qū)域。倉庫管理人員應(yīng)妥善保管倉庫鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。五、信息化管理（一）建立物料管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立完善的外協(xié)收發(fā)料信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)物料需求計劃、采購訂單、收料、發(fā)料、庫存管理等環(huán)節(jié)的信息化操作和數(shù)據(jù)共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)人員應(yīng)及時將外協(xié)物料的相關(guān)信息錄入物料管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.定期對物料管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，包括物料信息、供應(yīng)商信息、庫存數(shù)據(jù)等，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際情況一致。（三）系統(tǒng)查詢與分析1.各部門人員可根據(jù)權(quán)限在物料管理系統(tǒng)中查詢外協(xié)收發(fā)料相關(guān)信息，如采購訂單執(zhí)行情況、庫存動態(tài)、物料收發(fā)明細等，以便及時掌握物料狀況，為工作決策提供支持。2.利用物料管理系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)分析功能，對物料采購成本、庫存周轉(zhuǎn)率、收發(fā)料異常情況等進行分析，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施加以解決，提高物料管理效率和效益。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對外協(xié)收發(fā)料管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、流程規(guī)范性、數(shù)據(jù)準確性、庫存管理等方面。2.采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對本部門的外協(xié)收發(fā)料工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告公司管理層。（二）考核機制1.建立外協(xié)收發(fā)料工作考核機制，對相關(guān)部門和人員的工作表現(xiàn)進行考核評價。考核指標包括物料供應(yīng)及時性、準確性、庫存管理水平、成本控制等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對存在問題的部門和個人進行批評教育，并責(zé)令限期整改。如因工作失誤給公司造成損失的，