業(yè)主公司檔案管理制度

業(yè)主公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)業(yè)主公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，充分發(fā)揮檔案在公司運(yùn)營管理、決策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于業(yè)主公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的真實情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和使用，以滿足公司各項工作對檔案信息的需求，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的日常借閱、歸還登記和催還工作，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批手續(xù)。5.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全與完整。6.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，對已到保管期限且無保存價值的檔案進(jìn)行清理。7.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案信息服務(wù)，為公司決策和業(yè)務(wù)工作提供支持。8.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的及時、完整。2.指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，按照公司檔案管理制度的要求，做好檔案的分類、編號、裝訂等基礎(chǔ)工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，負(fù)責(zé)本部門檔案借閱的申請、歸還等工作，確保檔案的安全使用。4.配合綜合管理部門做好檔案的清查、核對、鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識，熟練掌握檔案管理的各項技能，不斷提高業(yè)務(wù)水平。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案信息安全。3.按照檔案管理工作流程，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、利用等各項工作，保證檔案質(zhì)量。4.積極主動為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，及時解答檔案利用過程中的相關(guān)問題。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和反思，針對存在的問題及時提出改進(jìn)措施，不斷提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。三、檔案分類及歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司文件公司頒發(fā)的各類規(guī)章制度、通知、決定、通報等正式文件。公司向上級主管部門及其他相關(guān)單位報送的請示、報告、函等文件。公司收到的上級主管部門及其他單位發(fā)來的各類文件。2.會議文件公司召開的各類會議的通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等文件。會議記錄，包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議內(nèi)容等詳細(xì)記錄。3.證照檔案公司營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等各類證照的原件、復(fù)印件及變更記錄。公司資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等相關(guān)證件的原件、復(fù)印件。4.印章管理檔案公司印章使用規(guī)定、印章臺賬。印章刻制、啟用、更換、廢止等相關(guān)記錄及審批文件。5.行政事務(wù)檔案公司辦公場地租賃、裝修、物業(yè)管理等相關(guān)合同、協(xié)議。公司車輛購置、使用、維修、保險等相關(guān)資料。辦公用品采購、發(fā)放記錄。公司各類活動的策劃、組織、實施等相關(guān)資料。（二）人事管理類檔案1.員工檔案員工入職登記表、個人簡歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件、職稱證書復(fù)印件等相關(guān)入職資料。員工勞動合同、試用期考核表、轉(zhuǎn)正審批表、崗位調(diào)整申請表等人事異動資料。員工考勤記錄、請假單、加班申請單等考勤資料。員工績效考核表、獎金發(fā)放記錄、薪資調(diào)整表等薪酬福利資料。員工培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書、培訓(xùn)總結(jié)等培訓(xùn)資料。員工離職申請表、離職交接清單、離職證明等離職資料。2.人事檔案管理記錄人事檔案借閱登記臺賬、人事檔案清查記錄、人事檔案整理情況記錄等。（三）財務(wù)管理類檔案1.會計憑證原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。記賬憑證，按照會計科目分類編制，記錄公司各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計分錄。2.會計賬簿總賬，記錄公司所有會計科目的總分類賬。明細(xì)賬，按照二級或明細(xì)科目分類記錄公司各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的明細(xì)情況。日記賬，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，記錄公司現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。3.財務(wù)報表月度財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。年度財務(wù)報表，包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表等。財務(wù)報表附注，對財務(wù)報表中的重要項目進(jìn)行詳細(xì)說明和解釋。4.財務(wù)審計檔案內(nèi)部審計報告、審計工作底稿、審計發(fā)現(xiàn)問題整改記錄等。外部審計報告、審計機(jī)構(gòu)資質(zhì)證明、審計業(yè)務(wù)約定書等。5.稅務(wù)檔案納稅申報表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計報告等相關(guān)稅務(wù)資料。稅收優(yōu)惠申請文件、稅務(wù)備案資料等。（四）經(jīng)營管理類檔案1.市場調(diào)研檔案市場調(diào)研報告、行業(yè)分析報告、競爭對手分析報告等。市場調(diào)研問卷、調(diào)研樣本信息、調(diào)研數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果等。2.市場營銷檔案營銷策劃方案、廣告宣傳資料、促銷活動方案等。客戶資料，包括客戶基本信息、購買記錄、客戶需求分析等。銷售合同、訂單、銷售報表等銷售業(yè)務(wù)資料。3.項目管理檔案項目立項報告、可行性研究報告、項目預(yù)算書等項目前期資料。項目實施方案、項目進(jìn)度計劃、項目變更記錄等項目實施過程資料。項目驗收報告、項目總結(jié)報告等項目結(jié)束資料。4.合同管理檔案合同文本，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等各類合同。合同評審記錄、合同簽訂審批表、合同變更審批表等合同審批資料。合同履行情況記錄，包括合同執(zhí)行進(jìn)度、付款記錄、驗收記錄等。（五）工程管理類檔案1.工程前期文件項目規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證等工程建設(shè)相關(guān)證照。工程設(shè)計文件，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等。工程招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。2.工程施工文件施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底記錄等施工技術(shù)資料。工程質(zhì)量驗收資料，包括檢驗批驗收記錄、分項工程驗收記錄、分部工程驗收記錄等。工程材料質(zhì)量證明文件、材料檢驗報告、構(gòu)配件質(zhì)量證明文件等。工程進(jìn)度記錄，包括工程進(jìn)度計劃、進(jìn)度報表、工程變更通知單等。工程安全管理資料，包括安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄、安全事故報告及處理記錄等。3.工程竣工文件工程竣工驗收報告、工程竣工備案表等竣工驗收資料。工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等專業(yè)竣工圖。工程結(jié)算資料，包括工程結(jié)算書、結(jié)算審核報告等。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期對本部門形成的檔案進(jìn)行收集和整理，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案歸檔范圍的要求，對各類文件、資料進(jìn)行全面收集，不得遺漏。3.對于重要文件或緊急文件，應(yīng)及時收集并移交綜合管理部門，確保檔案的時效性。（二）整理流程1.分類檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類，確定檔案所屬類別。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，確保檔案目錄與檔案實體一一對應(yīng)。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。對于紙張規(guī)格不一致的檔案，應(yīng)進(jìn)行裁剪或裱糊處理。五、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如公司章程、公司重大決策文件、財務(wù)審計報告等，應(yīng)永久保管。2.長期保管在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。如公司年度工作計劃、重要會議文件、人事檔案等，應(yīng)長期保管。3.短期保管在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，保管期限為[X]年。如一般性的通知、簡報、臨時性的工作文件等，應(yīng)短期保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.磁性載體檔案保管對于錄音帶、錄像帶、光盤等磁性載體檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。磁性載體檔案應(yīng)存放在防磁、防潮、防塵的環(huán)境中。（三）檔案清點(diǎn)與核對1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、實體完整。2.每年年底應(yīng)對全年檔案的收、發(fā)、存情況進(jìn)行全面清查，編制檔案清查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理。3.在檔案交接、借閱等環(huán)節(jié)，也應(yīng)進(jìn)行檔案數(shù)量和質(zhì)量的核對，確保檔案管理工作的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。六、檔案的利用（一）借閱權(quán)限與審批1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部門審批。2.綜合管理部門根據(jù)檔案的密級、保管期限等情況進(jìn)行審核，對于符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并在《檔案借閱申請表》上簽署意見。3.涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，借閱申請人還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。4.外部單位因工作需要查閱公司檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)有公司相關(guān)人員陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向綜合管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.重要檔案和機(jī)密檔案的借閱期限應(yīng)嚴(yán)格控制，原則上不超過[X]個工作日，如需長期使用，應(yīng)辦理特殊審批手續(xù)。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，綜合管理部門應(yīng)及時催還，并記錄在案。2.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，確保檔案完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（四）檔案查閱利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案借閱、查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期、檔案名稱、用途等信息，以便對檔案的流向進(jìn)行跟蹤和管理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，按照以下標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行：1.對公司具有重要?dú)v史價值、憑證價值和長期利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。2.已到保管期限，但仍有一定參考價值的檔案，可適當(dāng)延長保管期限。3.已到保管期限，且無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照檔案銷毀清單對擬銷毀的檔案進(jìn)行造冊登記，注明檔案名稱