掇刀區(qū)檔案管理制度

掇刀區(qū)檔案管理制度總則目的為了加強(qiáng)掇刀區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為掇刀區(qū)各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。適用范圍本制度適用于掇刀區(qū)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織的檔案管理工作?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：掇刀區(qū)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映掇刀區(qū)各項(xiàng)工作的歷史面貌和實(shí)際情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)檔案管理部門掇刀區(qū)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全區(qū)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)接收、征集掇刀區(qū)各部門形成的各類檔案，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案整理：按照檔案整理的規(guī)范要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。3.檔案保管：妥善保管檔案，做好檔案庫房的安全管理，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。4.檔案利用：為掇刀區(qū)各部門及社會(huì)提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.檔案鑒定：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見。6.檔案統(tǒng)計(jì)：負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)：對(duì)掇刀區(qū)各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高全區(qū)檔案管理水平。檔案的收集與歸檔收集范圍1.文書檔案：包括掇刀區(qū)各部門在工作中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄等。2.科技檔案：涉及掇刀區(qū)的工程建設(shè)、科研項(xiàng)目、設(shè)備儀器等方面的檔案。3.人事檔案：掇刀區(qū)工作人員的個(gè)人檔案，包括履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資等材料。4.財(cái)務(wù)檔案：掇刀區(qū)的財(cái)務(wù)收支、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案。5.聲像檔案：反映掇刀區(qū)重要活動(dòng)、事件的照片、錄音、錄像等檔案。6.電子檔案：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)等檔案。歸檔要求1.文件材料齊全完整：各部門應(yīng)確保歸檔的文件材料齊全、完整，能夠準(zhǔn)確反映工作的全過程。2.整理規(guī)范：按照檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.及時(shí)歸檔：各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將辦理完畢的文件材料整理歸檔，不得積壓或拖延。4.簽字手續(xù)完備：歸檔文件應(yīng)經(jīng)過承辦人、審核人、批準(zhǔn)人等簽字確認(rèn)，確保文件的真實(shí)性和有效性。歸檔程序1.部門整理：各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，編制歸檔文件目錄。2.移交檔案管理部門：各部門將整理好的檔案移交至檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行核對(duì)、接收。3.檔案入庫：檔案管理部門將接收的檔案按照分類要求入庫保管。檔案的整理整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。分類方法1.年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：按照掇刀區(qū)的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。3.問題分類法：按照文件反映的問題進(jìn)行分類。編號(hào)規(guī)則1.全宗號(hào)：為每個(gè)立檔單位編制唯一的全宗號(hào)，用于標(biāo)識(shí)該單位的檔案。2.年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，如“20XX”。3.保管期限號(hào)：分為“永久”、“長期”、“短期”。4.件號(hào)：在同一類目中，按照文件的排列順序依次編號(hào)。編目要求1.編制歸檔文件目錄：包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.裝訂：歸檔文件應(yīng)采用線裝或不銹鋼訂書釘裝訂，保持文件的整齊、牢固。3.裝盒：將裝訂好的歸檔文件裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。檔案的保管保管場所1.檔案庫房：應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的場所作為檔案庫房。2.庫房設(shè)施：配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等，以及溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲設(shè)備等。保管要求1.檔案上架：按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案上架存放，便于查找和管理。2.溫濕度控制：保持庫房內(nèi)適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。3.防火防盜：加強(qiáng)庫房的安全管理，配備消防器材，安裝防盜報(bào)警裝置，防止火災(zāi)和盜竊事故的發(fā)生。4.防蟲防霉：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害和霉變及時(shí)處理，采取防蟲防霉措施，如放置驅(qū)蟲藥、干燥劑等。5.檔案清點(diǎn)：定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完整。檔案的數(shù)字化1.數(shù)字化范圍：對(duì)重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)：按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化工作。3.電子檔案管理：加強(qiáng)電子檔案的管理，建立電子檔案備份制度，確保電子檔案的安全和完整。檔案的利用利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定。2.保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。3.方便利用原則：為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)，滿足其合理的利用需求。利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)檔案利用者的需求，可為其提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)過檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。利用登記1.查閱登記：檔案利用者查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱登記表，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱登記：借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫借閱登記表，記錄借閱人、借閱時(shí)間、借閱檔案名稱、歸還時(shí)間等信息。3.復(fù)制登記：復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)填寫復(fù)制登記表，記錄復(fù)制人、復(fù)制時(shí)間、復(fù)制檔案名稱、用途等信息。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.全面審查原則：對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素。2.價(jià)值鑒定原則：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。2.分析鑒別法：通過對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等進(jìn)行分析，判斷其保存價(jià)值。保管期限劃分1.永久保管：凡是反映掇刀區(qū)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)掇刀區(qū)各項(xiàng)工作具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：保管期限為[X]年至[X]年的檔案，主要是反映掇刀區(qū)一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)掇刀區(qū)工作有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管：保管期限為[X]年以下的檔案，主要是反映掇刀區(qū)臨時(shí)性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)掇刀區(qū)工作有查考利用價(jià)值的檔案。銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)：檔案鑒定小組對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記，編制銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批：銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)掇刀區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀：按照批準(zhǔn)的銷毀清冊(cè)，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀記錄：對(duì)檔案銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人、監(jiān)銷人等信息，并存檔備查。檔案的統(tǒng)計(jì)與移交統(tǒng)計(jì)工作1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容：包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表：定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和有關(guān)部門報(bào)送。3.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。