公司業(yè)務(wù)辦公室管理制度VIP

公司業(yè)務(wù)辦公室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司業(yè)務(wù)辦公室的日常管理，確保各項(xiàng)工作高效、有序地開(kāi)展，營(yíng)造良好的工作環(huán)境，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司業(yè)務(wù)辦公室全體員工。（三）基本原則1.遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量為宗旨。3.倡導(dǎo)團(tuán)結(jié)協(xié)作、敬業(yè)奉獻(xiàn)的工作精神。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域布局1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，包括辦公位、會(huì)議室、接待區(qū)、資料室等。2.明確各區(qū)域的功能和使用規(guī)范，確保工作流程順暢。（二）辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、電話、桌椅等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保正常使用。2.根據(jù)工作需要，提供相應(yīng)的辦公用品，如文具、紙張、文件夾等，并做好領(lǐng)用登記。（三）環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)1.實(shí)行區(qū)域負(fù)責(zé)制，各員工負(fù)責(zé)所在辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃，保持桌面、地面整潔，文件擺放整齊。2.定期組織辦公室整體清潔，包括地面吸塵、門(mén)窗擦拭、垃圾清理等，營(yíng)造良好的辦公環(huán)境。3.愛(ài)護(hù)辦公區(qū)域內(nèi)的公共設(shè)施，不得隨意損壞，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)修并說(shuō)明原因。（四）安全管理1.加強(qiáng)安全意識(shí)教育，提高員工的安全防范能力。2.做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作，確保辦公區(qū)域安全。3.下班前關(guān)閉電器設(shè)備、門(mén)窗等，消除安全隱患。三、考勤管理（一）工作時(shí)間1.公司實(shí)行[具體工作時(shí)間]工作制，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守。2.如有特殊情況需要調(diào)整工作時(shí)間，需提前向部門(mén)負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，并報(bào)人力資源部備案。（二）考勤記錄1.采用打卡或其他考勤方式記錄員工的出勤情況，員工應(yīng)按時(shí)打卡，不得代打卡。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門(mén)員工的考勤情況，如有異常及時(shí)核實(shí)并上報(bào)人力資源部。（三）請(qǐng)假制度1.員工請(qǐng)假需提前填寫(xiě)請(qǐng)假申請(qǐng)表，注明請(qǐng)假事由、時(shí)間，并按審批流程提交審批。2.請(qǐng)假1天以內(nèi)（含1天），由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；請(qǐng)假1天以上至3天，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；請(qǐng)假3天以上，由部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)總經(jīng)理審批。3.病假需提供醫(yī)院證明，事假應(yīng)提前安排好工作交接。4.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自離崗視為曠工，曠工按公司相關(guān)規(guī)定處理。（四）遲到、早退處理1.遲到或早退15分鐘以內(nèi)，每月累計(jì)不超過(guò)3次的，給予口頭警告；超過(guò)15分鐘的，按曠工半天處理。2.遲到或早退情節(jié)嚴(yán)重的，公司將視情況給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。四、會(huì)議管理（一）會(huì)議分類1.公司級(jí)會(huì)議：包括公司例會(huì)、年度總結(jié)會(huì)、重要決策會(huì)議等。2.部門(mén)級(jí)會(huì)議：由各部門(mén)組織召開(kāi)的工作會(huì)議、業(yè)務(wù)研討會(huì)等。3.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議。（二）會(huì)議組織1.會(huì)議組織者應(yīng)提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員，并通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備。2.準(zhǔn)備會(huì)議資料，如會(huì)議議程、報(bào)告、文件等，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、決議等。（三）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，不得遲到、早退。2.會(huì)議期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽(tīng)電話或離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。3.認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得交頭接耳、做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。（四）會(huì)議決議執(zhí)行1.會(huì)議結(jié)束后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照會(huì)議決議及時(shí)落實(shí)工作任務(wù)，明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)跟蹤決議執(zhí)行情況，定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。五、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件分類：分為公司文件、部門(mén)文件、外來(lái)文件等。2.文件編號(hào)：對(duì)重要文件進(jìn)行編號(hào)，便于管理和查詢。3.文件起草與審核：文件由相關(guān)部門(mén)或人員起草，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.文件發(fā)布：審批通過(guò)的文件由辦公室統(tǒng)一發(fā)布，可通過(guò)內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等方式傳達(dá)。5.文件傳閱：重要文件需傳閱的，應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。6.文件保管：文件應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行整理和歸檔，防止丟失或損壞。（二）檔案管理1.檔案分類：包括人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.檔案收集：各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料等移交辦公室歸檔。3.檔案整理與歸檔：辦公室按照檔案管理規(guī)定對(duì)收集的檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)，裝訂成冊(cè)后歸檔保存。4.檔案查閱：因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，在辦公室指定地點(diǎn)查閱，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案室。5.檔案保管期限：根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限，到期檔案經(jīng)鑒定后按規(guī)定進(jìn)行銷毀。六、辦公用品管理（一）采購(gòu)1.辦公用品由辦公室統(tǒng)一采購(gòu)，根據(jù)庫(kù)存情況和使用需求制定采購(gòu)計(jì)劃。2.選擇合格的供應(yīng)商，確保辦公用品的質(zhì)量和價(jià)格合理。3.采購(gòu)?fù)瓿珊?，及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，并做好登記。（二）領(lǐng)用1.員工根據(jù)工作需要領(lǐng)用辦公用品，填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后到辦公室領(lǐng)取。2.辦公室按照審批后的申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并做好領(lǐng)用記錄。（三）庫(kù)存管理1.定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。2.對(duì)庫(kù)存不足的辦公用品及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)補(bǔ)充，對(duì)積壓的辦公用品進(jìn)行合理處理。七、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。（二）印章保管1.公章由辦公室專人保管，合同專用章由法務(wù)部門(mén)專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門(mén)專人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置，確保印章安全。（三）印章使用1.使用印章需填寫(xiě)印章使用申請(qǐng)表，注明使用事由、蓋章文件名稱、份數(shù)等，并按審批流程提交審批。2.經(jīng)審批同意后，印章保管人員方可蓋章，并做好使用記錄。3.嚴(yán)禁在空白紙張、合同上蓋章。（四）印章交接印章保管人員因工作變動(dòng)等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)印章交接清單，由交接雙方和監(jiān)交人簽字確認(rèn)。八、車(chē)輛管理（一）車(chē)輛使用范圍公司車(chē)輛主要用于業(yè)務(wù)工作、公務(wù)活動(dòng)等。（二）車(chē)輛調(diào)度1.辦公室負(fù)責(zé)車(chē)輛的調(diào)度安排，根據(jù)工作需要合理調(diào)配車(chē)輛。2.員工如需使用車(chē)輛，應(yīng)提前向辦公室申請(qǐng)，填寫(xiě)用車(chē)申請(qǐng)表，注明用車(chē)時(shí)間、地點(diǎn)、事由等。3.辦公室根據(jù)申請(qǐng)情況和車(chē)輛使用狀況進(jìn)行調(diào)度，優(yōu)先保障重要公務(wù)和緊急業(yè)務(wù)用車(chē)。（三）車(chē)輛使用規(guī)定1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，確保行車(chē)安全。2.車(chē)輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時(shí)將車(chē)輛清洗干凈，停放在指定地點(diǎn)，并做好車(chē)輛檢查和保養(yǎng)工作。3.嚴(yán)禁公車(chē)私用，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用車(chē)輛，將嚴(yán)肅處理。（四）車(chē)輛維修與保養(yǎng)1.車(chē)輛維修和保養(yǎng)由辦公室統(tǒng)一安排，駕駛員發(fā)現(xiàn)車(chē)輛故障應(yīng)及時(shí)報(bào)告辦公室。2.辦公室根據(jù)車(chē)輛情況，選擇合格的維修廠進(jìn)行維修，并做好維修記錄和費(fèi)用核算。3.定期對(duì)車(chē)輛進(jìn)行保養(yǎng)，確保車(chē)輛性能良好。九、保密管理（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密，如客戶信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料等。2.公司尚未公開(kāi)的重大決策、工作計(jì)劃等。3.其他需要保密的信息。（二）保密措施1.加強(qiáng)保密教育，提高員工的保密意識(shí)。2.與涉及保密信息的員工簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對(duì)保密信息進(jìn)行分類管理，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限。4.嚴(yán)格控制保密信息的傳播范圍，嚴(yán)禁在非工作場(chǎng)合談?wù)摫Ｃ苁马?xiàng)。5.對(duì)存儲(chǔ)保密信息的設(shè)