公司內(nèi)部電子發(fā)票管理制度VIP

公司內(nèi)部電子發(fā)票管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子發(fā)票的管理，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督，保障公司合法權(quán)益，提高財(cái)務(wù)管理效率，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在開展業(yè)務(wù)活動過程中涉及電子發(fā)票的開具、取得、報(bào)銷、存儲等相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及電子發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定。2.真實(shí)性原則：確保電子發(fā)票所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.規(guī)范性原則：電子發(fā)票的開具、取得、報(bào)銷等環(huán)節(jié)應(yīng)符合公司財(cái)務(wù)制度及相關(guān)操作規(guī)范。4.及時(shí)性原則：及時(shí)處理電子發(fā)票相關(guān)業(yè)務(wù)，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的時(shí)效性。二、電子發(fā)票的開具（一）開具流程1.業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂合同或提供服務(wù)后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)是否需要開具電子發(fā)票。如需開具，應(yīng)向財(cái)務(wù)部門提供準(zhǔn)確的開票信息，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的開票信息，在電子發(fā)票開具系統(tǒng)中準(zhǔn)確錄入相關(guān)內(nèi)容，確保信息與實(shí)際業(yè)務(wù)一致。3.核對無誤后，點(diǎn)擊開具電子發(fā)票按鈕，系統(tǒng)自動生成電子發(fā)票，并發(fā)送至客戶預(yù)留的電子郵箱或手機(jī)短信。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將電子發(fā)票的開具情況進(jìn)行記錄，包括發(fā)票號碼、開票日期、金額、客戶信息等，以便后續(xù)查詢和核對。（二）開具要求1.電子發(fā)票應(yīng)按照國家稅務(wù)總局規(guī)定的格式和內(nèi)容開具，確保發(fā)票信息清晰、完整、準(zhǔn)確。2.發(fā)票開具內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得虛開、錯(cuò)開電子發(fā)票。3.對于涉及折扣、折讓等情況的電子發(fā)票開具，應(yīng)按照相關(guān)稅收法規(guī)規(guī)定進(jìn)行處理，確保發(fā)票金額與實(shí)際交易金額一致。三、電子發(fā)票的取得（一）取得途徑1.員工在開展業(yè)務(wù)活動過程中，應(yīng)積極取得電子發(fā)票。對于符合開具電子發(fā)票條件的交易，應(yīng)主動向?qū)Ψ剿魅‰娮影l(fā)票。2.員工可通過以下方式取得電子發(fā)票：對方直接發(fā)送至員工預(yù)留的電子郵箱或手機(jī)短信；員工自行登錄國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺（）等官方渠道查詢、下載電子發(fā)票。（二）取得要求1.取得的電子發(fā)票應(yīng)是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的，具有合法有效的發(fā)票號碼。2.電子發(fā)票應(yīng)包含完整的發(fā)票信息，如發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項(xiàng)目名稱、金額、稅額等。3.員工取得電子發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)核對發(fā)票信息與實(shí)際業(yè)務(wù)是否相符，如發(fā)現(xiàn)信息有誤，應(yīng)及時(shí)與開票方聯(lián)系更正。四、電子發(fā)票的報(bào)銷（一）報(bào)銷流程1.員工將取得的電子發(fā)票打印出來，并按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的要求，填寫報(bào)銷單，粘貼發(fā)票。2.報(bào)銷單應(yīng)注明電子發(fā)票的號碼、開票日期、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容等信息，確保與電子發(fā)票內(nèi)容一致。3.將填寫完整的報(bào)銷單提交給所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)規(guī)定和財(cái)務(wù)制度，對報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，并簽署審批意見。4.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，報(bào)銷單流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷單及電子發(fā)票進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性以及報(bào)銷金額是否符合公司規(guī)定。審核無誤后，辦理報(bào)銷手續(xù)。（二）報(bào)銷要求1.電子發(fā)票報(bào)銷時(shí)，必須同時(shí)提供打印件和電子發(fā)票原件（可通過電子發(fā)票查驗(yàn)平臺下載的電子發(fā)票版式文件）。打印件應(yīng)清晰可辨，電子發(fā)票原件應(yīng)存儲在公司指定的電子存儲介質(zhì)中，以備查驗(yàn)。2.報(bào)銷的電子發(fā)票應(yīng)在規(guī)定的報(bào)銷期限內(nèi)提交，逾期不予受理。3.對于重復(fù)報(bào)銷的電子發(fā)票，財(cái)務(wù)部門一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將不予報(bào)銷，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。五、電子發(fā)票的存儲（一）存儲方式1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立電子發(fā)票專用存儲文件夾，按照月份或年份對電子發(fā)票進(jìn)行分類存儲。存儲文件夾應(yīng)設(shè)置明確的名稱和目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。2.電子發(fā)票的存儲介質(zhì)可選用移動硬盤、光盤、云存儲等方式，但應(yīng)確保存儲介質(zhì)的安全性和可靠性，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.對于重要的電子發(fā)票，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原始存儲介質(zhì)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）存儲期限電子發(fā)票的存儲期限應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，電子發(fā)票應(yīng)至少保存10年，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門檢查。（三）存儲安全1.加強(qiáng)對電子發(fā)票存儲介質(zhì)的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和篡改電子發(fā)票數(shù)據(jù)。2.定期對電子發(fā)票存儲介質(zhì)進(jìn)行殺毒、維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.如發(fā)生電子發(fā)票數(shù)據(jù)丟失或損壞等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行恢復(fù)，并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。六、電子發(fā)票的查驗(yàn)（一）查驗(yàn)方式1.財(cái)務(wù)部門在收到員工提交的電子發(fā)票報(bào)銷申請后，應(yīng)通過國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺等官方渠道對電子發(fā)票的真實(shí)性進(jìn)行查驗(yàn)。2.查驗(yàn)時(shí)，應(yīng)輸入電子發(fā)票的發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、金額、驗(yàn)證碼等信息，系統(tǒng)將自動返回查驗(yàn)結(jié)果。（二）查驗(yàn)結(jié)果處理1.如查驗(yàn)結(jié)果顯示電子發(fā)票信息與實(shí)際相符，財(cái)務(wù)部門應(yīng)予以受理報(bào)銷申請。2.如查驗(yàn)結(jié)果顯示電子發(fā)票為假發(fā)票或信息有誤，財(cái)務(wù)部門應(yīng)拒絕受理報(bào)銷申請，并及時(shí)通知員工與開票方聯(lián)系核實(shí)情況。同時(shí)，按照公司相關(guān)規(guī)定對該事項(xiàng)進(jìn)行處理。七、電子發(fā)票的作廢與紅沖（一）作廢條件1.電子發(fā)票開具后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓，需要開具紅字電子發(fā)票。2.電子發(fā)票作廢應(yīng)在開票當(dāng)月內(nèi)進(jìn)行，且發(fā)票所有聯(lián)次均未交付給購買方。（二）作廢流程1.由開票方在電子發(fā)票開具系統(tǒng)中發(fā)起作廢申請，并填寫作廢原因。2.財(cái)務(wù)部門審核作廢申請，確認(rèn)符合作廢條件后，在系統(tǒng)中進(jìn)行作廢操作。3.作廢后的電子發(fā)票應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)記，并妥善保存相關(guān)記錄，以備后續(xù)查詢。（三）紅沖流程1.如需要開具紅字電子發(fā)票，開票方應(yīng)按照國家稅務(wù)總局規(guī)定的流程，在電子發(fā)票開具系統(tǒng)中申請開具紅字發(fā)票信息表。2.稅務(wù)機(jī)關(guān)審核通過后，開票方根據(jù)紅字發(fā)票信息表開具紅字電子發(fā)票。3.開具紅字電子發(fā)票后，應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，并將紅字發(fā)票信息與對應(yīng)的藍(lán)字發(fā)票信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對公司電子發(fā)票的管理情況進(jìn)行自查，檢查電子發(fā)票的開具、取得、報(bào)銷、存儲等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.審計(jì)部門應(yīng)定期對公司電子發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查電子發(fā)票業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合規(guī)性以及內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況。（二）外部檢查積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門對公司電子發(fā)票管理情況的檢查，如實(shí)提供電子發(fā)票相關(guān)資料，接受監(jiān)督檢查。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。九、違規(guī)處理（一）對于違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰：1.虛開、錯(cuò)開電子發(fā)票的，責(zé)令改正，并處以相應(yīng)的罰款；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。2.取得虛假電子發(fā)票報(bào)銷的，追回已報(bào)銷款項(xiàng)，并處以相應(yīng)的罰款；如給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，給予紀(jì)律處分或解除勞動合同。3.未按照規(guī)定開具、取得、報(bào)銷、存儲電