公司內(nèi)部票據(jù)管理制度

公司內(nèi)部票據(jù)管理制度總則目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部票據(jù)管理，規(guī)范票據(jù)的領(lǐng)購、開具、使用、保管及核銷等行為，確保公司財(cái)務(wù)收支的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的各類票據(jù)管理，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票等?；驹瓌t1.合法性原則：票據(jù)的取得、使用和管理必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：票據(jù)所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.安全性原則：加強(qiáng)票據(jù)的保管，確保票據(jù)的安全，防止票據(jù)丟失、被盜用、偽造等情況發(fā)生。4.及時(shí)性原則：及時(shí)開具、使用和核銷票據(jù)，保證財(cái)務(wù)信息的及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞。票據(jù)的種類及適用范圍發(fā)票1.增值稅專用發(fā)票：適用于公司銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)以及進(jìn)口貨物時(shí)，向購買方開具的用于抵扣增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的發(fā)票。2.增值稅普通發(fā)票：用于公司銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)以及進(jìn)口貨物時(shí)，向購買方開具的不能抵扣增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的發(fā)票。3.其他發(fā)票：如機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等，根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況適用。收據(jù)1.收款收據(jù)：用于公司收取往來款項(xiàng)、押金、定金等非經(jīng)營性收入時(shí)開具的憑證。2.內(nèi)部收據(jù)：用于公司內(nèi)部各部門之間的資金往來結(jié)算，如員工借款、費(fèi)用報(bào)銷等。支票1.現(xiàn)金支票：用于支取現(xiàn)金，可在銀行柜臺(tái)或通過支票機(jī)支取現(xiàn)金。2.轉(zhuǎn)賬支票：用于同城范圍內(nèi)的款項(xiàng)結(jié)算，通過銀行轉(zhuǎn)賬方式將款項(xiàng)支付給收款人。匯票1.銀行匯票：由出票銀行簽發(fā)，由其在見票時(shí)按照實(shí)際結(jié)算金額無條件支付給收款人或者持票人的票據(jù)。2.商業(yè)匯票：由出票人簽發(fā)，委托付款人在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)，包括商業(yè)承兌匯票和銀行承兌匯票。票據(jù)的領(lǐng)購領(lǐng)購申請(qǐng)1.各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)購票據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫《票據(jù)領(lǐng)購申請(qǐng)表》，注明票據(jù)種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《票據(jù)領(lǐng)購申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)票據(jù)的合理性、必要性以及部門票據(jù)使用記錄等。領(lǐng)購手續(xù)1.經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，申請(qǐng)人憑審批通過的《票據(jù)領(lǐng)購申請(qǐng)表》到財(cái)務(wù)部票據(jù)管理人員處辦理領(lǐng)購手續(xù)。2.票據(jù)管理人員根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放相應(yīng)的票據(jù)，并在《票據(jù)領(lǐng)購登記簿》上詳細(xì)記錄領(lǐng)購日期、票據(jù)種類、數(shù)量、起止號(hào)碼、領(lǐng)用人等信息，領(lǐng)用人需簽字確認(rèn)。票據(jù)的開具開具要求1.票據(jù)開具人員應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，如實(shí)、準(zhǔn)確、完整地填寫票據(jù)內(nèi)容。2.發(fā)票開具時(shí)，應(yīng)注明客戶名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等信息；項(xiàng)目齊全，與實(shí)際交易相符；字跡清楚，不得壓線、錯(cuò)格；發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。3.收據(jù)開具時(shí)，應(yīng)注明收款日期、交款單位（個(gè)人）、收款事由、金額等信息，并加蓋財(cái)務(wù)專用章或收款專用章。開具流程1.業(yè)務(wù)人員在辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，根據(jù)實(shí)際情況填寫《票據(jù)開具申請(qǐng)表》，注明開票信息、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等，并提交相關(guān)業(yè)務(wù)證明材料。2.《票據(jù)開具申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交財(cái)務(wù)部票據(jù)開具人員。3.票據(jù)開具人員審核申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料無誤后，按照要求開具票據(jù)，并在《票據(jù)開具登記簿》上記錄開票日期、票據(jù)號(hào)碼、客戶名稱、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容等信息。4.開具后的票據(jù)，發(fā)票聯(lián)交客戶，記賬聯(lián)交財(cái)務(wù)部記賬，收據(jù)聯(lián)交交款單位（個(gè)人），存根聯(lián)由財(cái)務(wù)部留存歸檔。作廢票據(jù)處理1.因開票有誤、銷貨退回、服務(wù)中止等原因需要作廢票據(jù)的，應(yīng)在原票據(jù)上注明“作廢”字樣，并全聯(lián)次留存。2.作廢票據(jù)的原因應(yīng)在《票據(jù)作廢登記簿》上詳細(xì)記錄，包括作廢日期、票據(jù)號(hào)碼、作廢原因等，同時(shí)由票據(jù)開具人員、部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。票據(jù)的使用使用規(guī)范1.票據(jù)使用人員應(yīng)妥善保管票據(jù)，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開票據(jù)。2.按照規(guī)定的用途使用票據(jù)，不得超范圍使用。如發(fā)票只能用于與公司經(jīng)營業(yè)務(wù)相關(guān)的銷售貨物、提供勞務(wù)等活動(dòng)，不得用于其他非經(jīng)營性支出。3.不得擅自拆本使用票據(jù)，不得自行擴(kuò)大票據(jù)的適用范圍或變更票據(jù)的內(nèi)容。使用登記1.各部門應(yīng)建立《票據(jù)使用臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄票據(jù)的使用情況，包括使用日期、票據(jù)號(hào)碼、客戶名稱、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等信息。2.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)各部門的票據(jù)使用情況進(jìn)行檢查，核對(duì)《票據(jù)使用臺(tái)賬》與實(shí)際業(yè)務(wù)的一致性。票據(jù)的保管保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)公司各類票據(jù)的統(tǒng)一保管，指定專人負(fù)責(zé)票據(jù)的日常管理工作。2.票據(jù)保管人員應(yīng)嚴(yán)格履行保管職責(zé)，確保票據(jù)的安全、完整，防止票據(jù)丟失、被盜用、偽造等情況發(fā)生。保管要求1.設(shè)立專門的票據(jù)保管保險(xiǎn)柜，將票據(jù)存放于保險(xiǎn)柜內(nèi)，并妥善保管保險(xiǎn)柜鑰匙。2.對(duì)不同種類、不同號(hào)碼段的票據(jù)應(yīng)分類存放，便于查找和核對(duì)。3.定期對(duì)票據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)編制《票據(jù)盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄票據(jù)的種類、數(shù)量、起止號(hào)碼等信息，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。安全防范措施1.加強(qiáng)票據(jù)保管場所的安全防范，安裝必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.票據(jù)保管人員不得將票據(jù)帶出公司，確因工作需要外出攜帶票據(jù)的，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。3.對(duì)已開具的票據(jù)存根聯(lián)及作廢票據(jù)，應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求進(jìn)行保管，期滿后按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。票據(jù)的核銷核銷申請(qǐng)1.各部門在票據(jù)使用完畢后，應(yīng)及時(shí)辦理票據(jù)核銷手續(xù)。填寫《票據(jù)核銷申請(qǐng)表》，注明票據(jù)種類、起止號(hào)碼、使用金額、使用日期等信息，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)證明材料。2.《票據(jù)核銷申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交財(cái)務(wù)部票據(jù)核銷人員。核銷審核1.票據(jù)核銷人員對(duì)《票據(jù)核銷申請(qǐng)表》及相關(guān)證明材料進(jìn)行審核，核對(duì)票據(jù)的使用情況是否與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，票據(jù)號(hào)碼是否連續(xù)，金額計(jì)算是否準(zhǔn)確等。2.審核無誤后，在《票據(jù)核銷登記簿》上記錄核銷日期、票據(jù)號(hào)碼、使用金額、核銷情況等信息，并在《票據(jù)領(lǐng)購登記簿》上注明票據(jù)已核銷。特殊情況處理1.如發(fā)現(xiàn)票據(jù)丟失、被盜用等情況，應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如掛失止付、登報(bào)聲明等。同時(shí)，查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.對(duì)于因業(yè)務(wù)變更、退款等原因需要重新開具票據(jù)的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理，原已開具的票據(jù)應(yīng)進(jìn)行作廢處理，并在《票據(jù)作廢登記簿》上記錄相關(guān)信息。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部定期對(duì)公司各部門的票據(jù)管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括票據(jù)的領(lǐng)購、開具、使用、保管及核銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)《整改通知書》，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。外部審計(jì)1.公司接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)時(shí)，應(yīng)積極配合，提供真實(shí)、完整的票據(jù)資料。2.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的票據(jù)管理問題，按照審計(jì)意見進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋給審計(jì)機(jī)構(gòu)。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定領(lǐng)購、開具、使用、保管及核銷票據(jù)的行為。2.轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開票據(jù)的行為。3.擅自拆本使用票據(jù)、擴(kuò)大票據(jù)適用范圍或變更票據(jù)內(nèi)容的行為。4.偽造、變?cè)炱睋?jù)或故意使用偽造、變?cè)炱睋?jù)的行為。5.其他違反票據(jù)管理規(guī)定的行為。處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括批評(píng)教育、責(zé)令整改、經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分等。