公司制度合同管理制度VIP

公司制度合同管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性條款。平等自愿原則：合同雙方在簽訂合同時(shí)應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠(chéng)實(shí)信用的原則，充分表達(dá)各自的意愿，不得強(qiáng)迫或欺詐對(duì)方。協(xié)商一致原則：合同條款應(yīng)經(jīng)過雙方充分協(xié)商，達(dá)成一致意見，確保合同內(nèi)容明確、具體、可行。維護(hù)公司利益原則：合同的簽訂和履行應(yīng)始終以維護(hù)公司利益為出發(fā)點(diǎn)，確保公司的合法權(quán)益不受侵害。合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)的要求。參與重大合同的談判和起草工作，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研、談判、起草等工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求。負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。配合法務(wù)部門進(jìn)行合同糾紛的處理，提供相關(guān)證據(jù)和資料。定期向法務(wù)部門匯報(bào)合同簽訂和履行情況。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的財(cái)務(wù)條款，確保合同的付款方式、結(jié)算周期等符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。參與合同的付款審批工作，對(duì)合同款項(xiàng)的支付進(jìn)行監(jiān)督和管理。協(xié)助法務(wù)部門處理合同糾紛涉及的財(cái)務(wù)問題，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和資料。4.行政部門負(fù)責(zé)合同的編號(hào)、歸檔、保管等工作，建立合同管理臺(tái)賬。按照公司規(guī)定的流程辦理合同的用印手續(xù)，確保合同用印的安全性和規(guī)范性。定期對(duì)合同管理檔案進(jìn)行整理和清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、金額、對(duì)方當(dāng)事人、簽訂時(shí)間等基本信息，并提交相關(guān)的背景資料和可行性分析報(bào)告。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.合同起草業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草工作，合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的格式和模板，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整。合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方當(dāng)事人的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。在起草過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分征求法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門的意見，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。3.合同審核業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審查工作，并出具審查意見。審查意見應(yīng)明確指出合同文本中存在的法律問題和風(fēng)險(xiǎn)，并提出修改建議。業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的審查意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善后，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核工作，并出具審核意見。審核意見應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注合同的付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等財(cái)務(wù)條款，確保合同的財(cái)務(wù)條款符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定的要求。業(yè)務(wù)部門將經(jīng)過法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核后的合同文本提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批工作，并簽署審批意見。審批意見應(yīng)明確表示是否同意簽訂合同。4.合同簽訂經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并按照公司規(guī)定的用印流程辦理用印手續(xù)。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門存檔。合同履行管理1.合同執(zhí)行計(jì)劃業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計(jì)劃，明確合同履行的各個(gè)環(huán)節(jié)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并將合同執(zhí)行計(jì)劃提交給相關(guān)部門備案。合同執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)包括合同標(biāo)的的交付時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、結(jié)算周期等內(nèi)容。2.合同履行跟蹤業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同執(zhí)行計(jì)劃，對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)掌握合同履行的進(jìn)展情況。在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人存在違約行為或可能影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，要求對(duì)方當(dāng)事人限期整改或承擔(dān)違約責(zé)任，并將相關(guān)情況及時(shí)報(bào)告給分管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部門。3.合同變更管理合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、時(shí)間等信息，并按照合同簽訂的流程進(jìn)行審批和簽訂。合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將變更后的合同文本提交給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門存檔。4.合同解除管理合同履行過程中，如因?qū)Ψ疆?dāng)事人違約或其他原因需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等信息，并按照合同簽訂的流程進(jìn)行審批和簽訂。合同解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將解除后的合同文本提交給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門存檔。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定，及時(shí)清理合同款項(xiàng)，收回相關(guān)資產(chǎn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。合同糾紛處理1.糾紛預(yù)警業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的跡象或問題，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，避免糾紛的擴(kuò)大化。2.糾紛處理流程合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)和資料，分析糾紛的原因和責(zé)任，并提出初步的處理意見。業(yè)務(wù)部門將收集到的證據(jù)和資料以及初步的處理意見提交給法務(wù)部門。法務(wù)部門應(yīng)在收到相關(guān)資料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行分析研究，并提出法律意見和建議。根據(jù)法務(wù)部門的法律意見和建議，業(yè)務(wù)部門與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商解決。如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并根據(jù)公司的授權(quán)，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。在合同糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門通報(bào)糾紛處理的進(jìn)展情況，并配合相關(guān)部門做好證據(jù)收集、資料整理、款項(xiàng)支付等工作。3.糾紛處理結(jié)果跟蹤合同糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤糾紛處理結(jié)果的執(zhí)行情況，確保糾紛處理結(jié)果得到有效執(zhí)行。如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人未按照糾紛處理結(jié)果履行義務(wù)的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并根據(jù)公司的授權(quán)，采取進(jìn)一步的措施，維護(hù)公司的合法權(quán)益。合同檔案管理1.合同編號(hào)行政部門負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則應(yīng)保持唯一性和系統(tǒng)性。合同編號(hào)應(yīng)包含合同類別、年份、序號(hào)等信息，例如：HT2023001，其中“HT”表示合同類別，“2023”表示年份，“001”表示序號(hào)。2.合同歸檔合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給行政部門進(jìn)行歸檔。行政部門應(yīng)按照合同編號(hào)順序，將合同整理成冊(cè)，并建立合同管理臺(tái)賬。合同管理臺(tái)賬應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、對(duì)方當(dāng)事人、合同金額、履行期限、歸檔日期等信息。3.合同保管行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作，確保合同檔案的安全和完整。合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并按照類別和年份進(jìn)行分類存放。同時(shí)，行政部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行整理和清查，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.合同查閱因工作需要查閱合同檔案的，查閱人應(yīng)填寫《合同查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的合同編號(hào)、查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。經(jīng)審批同意后，查閱人應(yīng)在行政部門指定的地點(diǎn)查閱合同檔案，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。查閱人不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、損毀合同檔案。如需復(fù)印合同檔案的，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程辦理審批手續(xù)。合同監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同的簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，合同檔案管理是否規(guī)范等。監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行。2.考核評(píng)價(jià)公司將合同管理工作納入部門和個(gè)人的績(jī)效考核體系，對(duì)合同管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)合同管理工作不力，導(dǎo)致公司利益受