公司辦公用品采購管理制度

公司辦公用品采購管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司辦公用品的采購管理，確保辦公用品的及時供應(yīng)、合理使用，提高辦公效率，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)辦公用品的采購、使用和管理。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司實際工作需要，合理確定辦公用品的采購數(shù)量和規(guī)格，避免浪費(fèi)。性價比優(yōu)先原則：在保證辦公用品質(zhì)量的前提下，通過比較不同供應(yīng)商的價格、服務(wù)等因素，選擇性價比最高的產(chǎn)品。歸口管理原則：辦公用品的采購工作歸口公司行政部門統(tǒng)一管理，其他部門不得擅自采購。二、采購計劃與預(yù)算1.采購計劃制定各部門應(yīng)于每月末根據(jù)本部門下月工作計劃，填寫《辦公用品采購申請表》，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交至行政部門。行政部門匯總各部門的采購申請后，結(jié)合庫存情況，編制下月辦公用品采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.采購預(yù)算編制行政部門根據(jù)采購計劃，結(jié)合市場價格行情，編制辦公用品采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括各項辦公用品的采購金額、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲費(fèi)用等。采購預(yù)算經(jīng)公司財務(wù)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購預(yù)算作為辦公用品采購的控制依據(jù)。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇行政部門應(yīng)建立辦公用品供應(yīng)商信息庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行篩選和評估，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商作為公司辦公用品的合格供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商簽訂《辦公用品采購合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.供應(yīng)商考核行政部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面進(jìn)行考核?？己朔绞桨▽嵉乜疾?、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作權(quán)；對于考核不合格的供應(yīng)商，及時進(jìn)行整改或淘汰。四、采購流程1.采購申請審批各部門提交的《辦公用品采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報行政部門審核。行政部門根據(jù)采購計劃和庫存情況，對采購申請進(jìn)行審核。審核通過的采購申請報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限對采購申請進(jìn)行審批。審批通過的采購申請交行政部門辦理采購手續(xù)。2.采購實施行政部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購方式包括直接采購、詢價采購、招標(biāo)采購等。對于金額較大或重要的辦公用品采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。行政部門應(yīng)制定詳細(xì)的招標(biāo)文件，明確采購要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并組織相關(guān)人員進(jìn)行評標(biāo)。與供應(yīng)商簽訂采購合同后，行政部門應(yīng)及時跟蹤采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。3.驗收入庫辦公用品到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等方面。驗收合格的辦公用品應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》，并將入庫單交財務(wù)部門記賬。驗收不合格的辦公用品，行政部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或退貨，并做好相關(guān)記錄。五、庫存管理1.庫存盤點行政部門應(yīng)定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次。盤點結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制《辦公用品庫存盤點表》，詳細(xì)記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。2.庫存控制行政部門應(yīng)根據(jù)辦公用品的使用情況和采購周期，合理控制庫存水平。對于常用辦公用品，應(yīng)保持一定的安全庫存；對于不常用辦公用品，應(yīng)根據(jù)實際需求進(jìn)行采購，避免積壓。建立辦公用品庫存預(yù)警機(jī)制，當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒行政部門及時采購。六、使用與發(fā)放1.使用規(guī)定公司員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，杜絕浪費(fèi)。辦公用品應(yīng)專物專用，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。對于貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管和使用，并做好使用記錄。2.發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)行政部門根據(jù)辦公用品的使用情況和員工人數(shù)，制定辦公用品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類辦公用品的發(fā)放數(shù)量、發(fā)放周期等內(nèi)容。辦公用品的發(fā)放應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得隨意增減。如有特殊情況需要調(diào)整發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.發(fā)放流程員工如需領(lǐng)取辦公用品，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，到行政部門領(lǐng)取。行政部門根據(jù)員工的領(lǐng)用申請，按照發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放辦公用品，并在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上做好記錄。七、費(fèi)用報銷與結(jié)算1.費(fèi)用報銷辦公用品采購?fù)瓿珊?，行政部門應(yīng)及時整理相關(guān)發(fā)票、合同等報銷憑證，并填寫《費(fèi)用報銷單》?！顿M(fèi)用報銷單》應(yīng)詳細(xì)注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、采購日期等信息，并附上相關(guān)報銷憑證?！顿M(fèi)用報銷單》經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，報公司財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度進(jìn)行報銷。2.結(jié)算方式辦公用品采購費(fèi)用的結(jié)算方式應(yīng)根據(jù)采購合同的約定執(zhí)行。一般采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式進(jìn)行結(jié)算。行政部門應(yīng)及時與供應(yīng)商核對賬目，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司審計部門應(yīng)定期對辦公用品采購管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否規(guī)范、采購行為是否合規(guī)、費(fèi)用報銷是否合理等。行政部門應(yīng)定期對辦公用品的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。2.投訴處理公司員工如發(fā)現(xiàn)辦公用品采購管