分公司公章使用管理制度

分公司公章使用管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范分公司公章的使用，加強對公章的管理，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.嚴格審批原則：公章使用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保使用的合法性、合理性和必要性。2.登記備案原則：對公章的使用情況進行詳細登記備案，以便追溯和查詢。3.專人保管原則：指定專人負責公章的保管，確保公章的安全。二、公章的種類及用途（一）公章1.公司行政公章：用于以公司名義對外發(fā)布的正式文件、信函、合同、協(xié)議等。2.財務專用章：用于公司財務結算、票據(jù)開具等相關財務業(yè)務。（二）合同專用章用于公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件。（三）法人章用于公司法定代表人在相關文件、合同等上的簽字確認。三、公章的保管（一）保管人員的確定1.分公司行政公章由分公司綜合管理部指定專人保管。2.財務專用章由分公司財務部指定專人保管。3.合同專用章由分公司法務部門或指定的合同管理崗位人員保管。4.法人章由分公司法定代表人或其授權的專人保管。（二）保管人員的職責1.負責公章的日常保管，確保公章存放安全，防止公章被盜、丟失或損壞。2.嚴格按照本制度規(guī)定的審批流程使用公章，對不符合規(guī)定的用章要求有權拒絕。3.建立公章使用登記臺賬，詳細記錄公章使用的時間、事由、批準人、用章人等信息。4.定期對公章的使用情況進行核對和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。（三）保管場所及安全措施1.公章應存放在安全可靠的保險柜或專門的保管箱內(nèi)，鑰匙由保管人員妥善保管。2.保管場所應具備防火、防盜、防潮等安全條件，確保公章不受損壞。3.非保管人員未經(jīng)允許不得進入公章保管場所。四、公章的使用審批（一）審批流程1.用章申請人填寫《分公司公章使用申請表》，詳細說明用章事由、用章文件名稱及份數(shù)、用章時間等信息。2.將申請表提交給部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作需要對用章申請進行審批，并簽署意見。3.涉及重要合同、協(xié)議等法律文件的用章，需經(jīng)分公司法務部門審核后，由法務人員簽署意見。4.申請表經(jīng)部門負責人和法務部門審核通過后，提交給分公司分管領導審批。5.分公司分管領導審批同意后，申請表交至公章保管人員，保管人員方可根據(jù)審批意見用章。（二）審批權限1.一般性文件、信函等用章，由部門負責人審批。2.涉及金額較大的合同、重要協(xié)議等用章，需經(jīng)分公司分管領導審批。3.以公司名義對外發(fā)布的重要文件、重大事項的用章，需經(jīng)分公司總經(jīng)理審批。（三）特殊情況的處理1.如遇緊急情況，無法按照正常審批流程進行用章時，用章申請人應電話請示相關領導同意后先行用章，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.對于涉及公司重大利益、法律風險較高的事項，如重大訴訟、仲裁等，在未經(jīng)充分審核和領導審批前，不得擅自用章。五、公章的使用登記（一）登記內(nèi)容公章保管人員在用章前，應認真填寫《分公司公章使用登記表》，登記內(nèi)容包括：1.用章日期。2.用章事由。3.用章文件名稱及份數(shù)。4.批準人。5.用章人。6.蓋章文件編號。（二）登記要求1.登記信息應準確、完整、清晰，不得遺漏或涂改。2.每次用章登記完成后，保管人員應妥善保存登記表，以備查閱。六、公章的使用規(guī)范（一）蓋章位置1.各類文件、信函等應在規(guī)定的蓋章位置加蓋公章，確保公章清晰、端正。2.合同、協(xié)議等法律文件應在落款處加蓋公章，不得在其他位置隨意蓋章。（二）蓋章數(shù)量1.原則上每份文件、合同等只加蓋一枚公章，如有特殊需要加蓋多枚公章的，應在申請表中注明原因，并經(jīng)相關領導批準。2.不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。（三）蓋章后的文件管理1.用章后，保管人員應及時將蓋章后的文件返還給用章申請人，并要求申請人妥善保管。2.涉及重要文件、合同等的蓋章副本，保管人員應留存一份復印件，并按照檔案管理規(guī)定進行歸檔。七、公章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司名稱變更、機構調整等原因，原公章不再使用。2.公章?lián)p壞、遺失或被盜。（二）停用手續(xù)1.公章保管人員在公章停用后，應及時通知各部門，并收回已發(fā)放的公章使用申請表。2.將停用的公章交回分公司綜合管理部或相關部門統(tǒng)一保管。（三）銷毀程序1.對于需要銷毀的公章，由分公司綜合管理部或相關部門填寫《分公司公章銷毀申請表》，詳細說明銷毀原因、公章名稱及數(shù)量等信息。2.申請表經(jīng)分公司分管領導審批同意后，由綜合管理部會同法務部門等相關人員共同監(jiān)督銷毀過程，并在銷毀記錄上簽字確認。3.銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀方式等信息，妥善保存以備查。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.分公司綜合管理部負責定期對公章的使用情況進行檢查，包括審批流程的執(zhí)行情況、登記臺賬的記錄情況等。2.財務部負責對財務專用章的使用情況進行監(jiān)督檢查，確保財務用章的規(guī)范使用。3.法務部門負責對合同專用章的使用情況進行監(jiān)督檢查，重點審查合同的合法性和合規(guī)性。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。