工程公司采購日常管理制度VIP

工程公司采購日常管理制度總則1.目的為加強工程公司采購工作的規(guī)范化管理，確保采購活動的順利進行，保障公司工程建設的物資供應，降低采購成本，提高采購效率和質量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于工程公司所有采購活動，包括工程建設所需的原材料、設備、構配件等物資的采購。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)工程建設實際需求進行采購，避免盲目采購和積壓浪費。質量優(yōu)先原則：確保所采購物資的質量符合工程要求和相關標準。成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益和供應商合法權益。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕不正當交易行為。采購流程1.采購計劃制定項目需求分析：項目部門根據(jù)工程進度和施工要求，詳細分析所需物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量標準等，并填寫《采購需求申請表》。采購計劃編制：采購部門根據(jù)《采購需求申請表》，結合庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間、采購預算等內(nèi)容。審核與批準：采購計劃報項目負責人、財務部門負責人和公司主管領導審核批準。審核批準后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)。2.供應商選擇與管理供應商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購物資的類別和要求，從供應商數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應商，并對其進行初步評估。實地考察：對于重要物資的供應商，采購部門組織相關人員進行實地考察。實地考察內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)能力、質量控制體系、售后服務等方面。供應商評估與選擇：采購部門根據(jù)實地考察結果和供應商提供的資料，對潛在供應商進行綜合評估，選擇合格的供應商。評估指標包括供應商的信譽、產(chǎn)品質量、價格、交貨期、售后服務等。供應商管理：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，并建立供應商檔案。定期對供應商進行評價和考核，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商進行淘汰。3.采購合同簽訂合同起草：采購部門根據(jù)采購計劃和供應商協(xié)商的結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等內(nèi)容。合同審核：采購合同報法務部門和財務部門審核。法務部門重點審核合同的合法性和合規(guī)性，財務部門重點審核合同的付款方式和財務條款。合同簽訂：采購合同經(jīng)審核無誤后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。簽訂后的采購合同一式多份，分別由采購部門、財務部門、項目部門等留存。4.采購執(zhí)行與跟蹤采購訂單下達：采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點等內(nèi)容。采購進度跟蹤：采購部門定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時掌握物資的生產(chǎn)進度、運輸情況等。對于出現(xiàn)的問題，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質、按量供應。到貨驗收：物資到貨前，采購部門通知項目部門和質量檢驗部門做好驗收準備。物資到貨后，由項目部門和質量檢驗部門按照合同要求和相關標準進行驗收。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的物資及時與供應商協(xié)商處理。5.采購付款付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和到貨驗收情況，填寫《付款申請表》，并附上采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關資料。審核與批準：《付款申請表》報項目負責人、財務部門負責人和公司主管領導審核批準。財務部門按照審核批準后的金額辦理付款手續(xù)。付款方式：采購付款方式應根據(jù)合同約定執(zhí)行，一般包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。對于金額較大的采購項目，可采用分期付款方式。采購預算管理1.預算編制采購預算編制原則：采購預算應遵循“以收定支、收支平衡、略有結余”的原則，根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和工程建設需求進行編制。預算編制方法：采購預算采用零基預算法，即不考慮以往的采購支出情況，一切從實際需要出發(fā)，逐項審議各項采購支出的必要性、合理性和可行性。預算編制流程：采購部門根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和工程建設需求，編制采購預算草案。采購預算草案報財務部門審核匯總后，提交公司預算管理委員會審議批準。2.預算執(zhí)行與控制預算分解與下達：公司預算管理委員會將批準后的采購預算分解到各采購部門，并下達執(zhí)行。采購部門應根據(jù)分解后的預算指標，制定具體的采購計劃和措施，確保預算的執(zhí)行。預算執(zhí)行監(jiān)控：財務部門定期對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。采購部門應定期向財務部門報送采購預算執(zhí)行情況報告，包括采購金額、采購數(shù)量、預算執(zhí)行進度等內(nèi)容。預算調(diào)整：在預算執(zhí)行過程中，如因工程變更、市場價格波動等原因導致采購預算需要調(diào)整的，采購部門應提出預算調(diào)整申請，報財務部門審核匯總后，提交公司預算管理委員會審議批準。采購風險管理1.風險識別與評估風險識別：采購部門定期對采購活動中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。風險評估：采購部門采用定性和定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。2.風險應對措施市場風險應對：關注市場動態(tài)，及時掌握物資價格波動情況，通過與供應商協(xié)商、簽訂價格調(diào)整條款、套期保值等方式，降低市場風險。質量風險應對：加強對供應商的質量管理，嚴格按照合同要求和相關標準進行驗收，對于質量不合格的物資及時與供應商協(xié)商處理，確保物資質量符合工程要求。供應商風險應對：建立供應商評估和考核機制，定期對供應商進行評價和考核，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商進行淘汰。同時，與多家供應商建立合作關系，降低供應商風險。合同風險應對：加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程進行操作，確保合同的合法性和合規(guī)性。在合同執(zhí)行過程中，及時跟蹤合同履行情況，對于出現(xiàn)的問題及時與供應商協(xié)商解決，避免合同糾紛。付款風險應對：加強對采購付款的管理，嚴格按照合同約定和公司財務制度進行付款審批。對于金額較大的采購項目，可采用分期付款方式，降低付款風險。采購人員管理1.人員配備與職責人員配備：根據(jù)公司采購業(yè)務的需要，合理配備采購人員。采購人員應具備相關的專業(yè)知識和技能，熟悉采購流程和市場情況。職責分工：采購人員應明確各自的職責分工，包括采購計劃制定、供應商選擇與管理、采購合同簽訂、采購執(zhí)行與跟蹤、采購付款等環(huán)節(jié)。2.培訓與發(fā)展培訓計劃：采購部門制定年度培訓計劃，定期組織采購人員參加業(yè)務培訓和學習交流活動，提高采購人員的專業(yè)素質和業(yè)務能力。培訓內(nèi)容：培訓內(nèi)容包括采購業(yè)務知識、法律法規(guī)、職業(yè)道德、溝通技巧等方面。職業(yè)發(fā)展：為采購人員提供職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和晉升機會，鼓勵采購人員不斷提高自身素質和業(yè)務能力，為公司發(fā)展做出更大貢獻。3.考核與激勵考核指標：建立采購人員考核指標體系，考核指標包括采購任務完成情況、采購成本控制、物資質量、供應商管理、合同執(zhí)行情況、廉潔自律等方面?？己朔绞剑翰少徣藛T考核采用定期考核和不定期考核相結合的方式。定期考核每年進行一次，不定期考核根據(jù)工作需要隨時進行。激勵措施：根據(jù)采購人員的考核結果，給予相應的獎勵和懲罰。對于考核優(yōu)秀的采購人員，給予表彰、獎勵和晉升機會；對于考核不合格的采購人員，進行批評教育、培訓輔導或調(diào)整崗位。采購檔案管理1.檔案分類采購計劃檔案：包括采購需求申請表、采購計劃、審核批準文件等。供應商檔案：包括供應商基本信息、實地考察報告、評估與選擇記錄、合作協(xié)議等。采購合同檔案：包括采購合同、補充協(xié)議、變更協(xié)議等。采購訂單檔案：包括采購訂單、訂單執(zhí)行記錄等。到貨驗收檔案：包括驗收報告、檢驗記錄、不合格處理記錄等。采購付款檔案：包括付款申請表、發(fā)票、付款憑證等。2.檔案保管保管期限：采購檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保管方式：采購檔案應采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應分類整理、裝訂成冊，并存放于專門的檔案柜中；電子檔案應進行備份，并存儲于安全的服務器或存儲設備中。3.檔案查閱與借閱查閱權限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。借閱權限：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱采購檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司主管領導