幼兒園教育檔案管理制度VIP

幼兒園教育檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園教育檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在教育教學(xué)、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園全體教職工及與幼兒園教育教學(xué)相關(guān)的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園教育檔案由專門的檔案管理部門或?qū)Ｈ思泄芾?，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映幼兒園教育教學(xué)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄露，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查找、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善幼兒園教育檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、分類、編目、裝訂、保管幼兒園各類教育檔案資料。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、鑒定，對已到保管期限的檔案提出處理意見。5.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。6.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高教職工的檔案意識(shí)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門教育教學(xué)活動(dòng)中各類檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，按照檔案管理要求規(guī)范填寫和整理。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案質(zhì)量。3.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。4.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并處理。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括幼兒園章程、發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.教育教學(xué)類：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、教學(xué)活動(dòng)記錄、學(xué)生成績、教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案等。3.師資培訓(xùn)類：有教師培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書、教師專業(yè)發(fā)展檔案等。4.幼兒成長類：包含幼兒入園登記表、健康檔案、學(xué)習(xí)檔案、品德行為記錄等。5.家園合作類：如家長委員會(huì)記錄、家長會(huì)資料、家園聯(lián)系手冊、家長意見反饋等。6.后勤管理類：涉及設(shè)施設(shè)備檔案、采購合同、維修記錄、食品安全檔案等。7.安全管理類：包括安全制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、事故處理檔案等。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“年份+類別代碼+順序號”的形式。例如，2023年行政管理類的第5份檔案編號為2023XG05。類別代碼按照上述分類分別用XG（行政管理）、JY（教育教學(xué)）、SZ（師資培訓(xùn)）、YC（幼兒成長）、JY（家園合作）、HQ（后勤管理）、AQ（安全管理）表示。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)具有真實(shí)性、原始性和完整性，不得偽造、篡改或遺漏。3.對于重要的文件、資料應(yīng)收集原件，如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。（二）整理流程1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.排序：同一類檔案按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案類別、編號等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架或檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對重要的檔案資料應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（三）保管期限1.幼兒園教育檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括幼兒園章程、重要的規(guī)章制度、歷史沿革等。3.長期保管的檔案期限為10年以上，如教學(xué)計(jì)劃、教師業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案期限為110年，如一般的會(huì)議記錄、臨時(shí)性文件等。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對清查結(jié)果進(jìn)行記錄，并形成清查報(bào)告。六、檔案利用（一）借閱制度1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記薄》，注明借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量和完好情況，并提醒借閱人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。（二）查閱制度1.幼兒園內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場協(xié)助查閱，并提供必要的幫助。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。4.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并登記復(fù)印內(nèi)容和數(shù)量。（三）檔案利用的限制1.涉及幼兒園機(jī)密的檔案資料，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、借閱和公開。2.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于商業(yè)目的或其他非法活動(dòng)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和同類幼兒園檔案管理經(jīng)驗(yàn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立幼兒園教育檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安