幼兒園檔案行政管理制度

幼兒園檔案行政管理制度一、總則（一）目的為加強幼兒園檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在幼兒園管理、教學、科研及其他各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職工。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒園在各項工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實可靠，如實反映幼兒園各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集幼兒園在不同階段、不同方面形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及機密的檔案妥善保管，防止失密、泄密。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向有關部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理工作。6.負責檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全體教職工的檔案意識。（二）各部門檔案管理員1.在綜合檔案室的指導下，負責本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務工作，及時提供本部門相關檔案資料。4.負責本部門檔案的安全保密工作，對涉及機密的檔案嚴格按照保密規(guī)定進行管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括幼兒園行政會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案、固定資產(chǎn)檔案等。2.教學管理類：教學計劃、教案、教材、教學大綱、學生成績冊、教學評估資料等。3.師資隊伍建設類：教師培訓計劃、教師業(yè)務檔案、教師考核材料等。4.學生管理類：學生學籍檔案、學生獎懲材料、學生活動記錄等。5.后勤管理類：校園建設規(guī)劃、維修記錄、物資采購檔案、食品安全檔案等。6.科研管理類：科研項目申報材料、科研成果、學術論文等。7.其他類：幼兒園舉辦的各類活動資料、對外交流合作檔案、榮譽證書等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應在工作結(jié)束后及時將辦理完畢的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，移交本部門檔案管理員。3.對重要會議、重大活動等形成的檔案，應在活動結(jié)束后一周內(nèi)完成收集整理工作，并移交綜合檔案室。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關規(guī)定和標準。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理、教學管理、師資隊伍建設、學生管理、后勤管理、科研管理等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進行二級分類。2.編號：對每一份檔案或每一組檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進行修整和裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對重要檔案和珍貴檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映幼兒園主要職能活動和歷史面貌的，對幼兒園、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管的檔案：凡是在較長時間內(nèi)對幼兒園工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對幼兒園工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.綜合檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況準確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，采取相應的補救措施，并向上級主管部門報告。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.幼兒園內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱涉及機密的檔案，須經(jīng)幼兒園分管領導批準，并嚴格按照保密規(guī)定進行查閱。3.外單位人員查閱檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)幼兒園分管領導批準后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等。2.申請表經(jīng)審批后，查閱人員到綜合檔案室辦理查閱登記手續(xù)，領取檔案查閱證。3.查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還綜合檔案室，并辦理查閱證注銷手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.幼兒園內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和綜合檔案室負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱涉及機密的檔案，須經(jīng)幼兒園分管領導批準，并嚴格按照保密規(guī)定進行借閱。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等。2.申請表經(jīng)審批后，借閱人員到綜合檔案室辦理借閱登記手續(xù)，領取檔案借閱證和檔案。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定進行登記。4.借閱期滿后，借閱人員應及時將檔案歸還綜合檔案室，并辦理借閱證注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，借閱人員應承擔相應的賠償責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案管理員及相關業(yè)務人員組成，負責對檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限和價值，按照國家有關規(guī)定和幼兒園實際情況，對檔案進行鑒定。鑒定時應考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的保存價值和保管期限。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對已滿保管期限的檔案進行清理，逐卷逐件地進行審查鑒定。2.對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對已失去保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀審批表》，提出銷毀意見。3.《檔案銷毀審批表》經(jīng)幼兒園分管領導批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方法1.對紙質(zhì)檔案的銷毀，應采用焚燒或粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。2.對電子檔案的銷毀，應采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術手段進行，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。（五）銷毀記錄檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等內(nèi)容，銷毀記錄應保存?zhèn)洳?。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立幼兒園檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等技術處理，將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案檢索利用：利用檔案信息管理系統(tǒng)的檢索功能，快速準確地查找所需檔案信息，并提供在線查閱、下載等服務。4.檔案安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案信息管理系統(tǒng)應具備完善的功能，滿足檔案管理的各項業(yè)務需求。