中國印鑒管理制度VIP

中國印鑒管理制度一、總則（一）目的為加強公司印鑒管理，規(guī)范印鑒使用流程，保障公司合法權(quán)益，維護公司正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的所有印鑒，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等各類具有法律效力或代表公司意志的印章。（三）基本原則1.合法性原則：印鑒的刻制、使用、保管等必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印鑒存放安全，使用過程可追溯，防止印鑒被盜用、冒用或濫用。3.規(guī)范性原則：明確印鑒使用流程和審批權(quán)限，做到使用規(guī)范、手續(xù)完備。4.責(zé)任性原則：使用印鑒的部門和個人需對印鑒使用后果承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。二、印鑒的刻制與啟用（一）刻制1.因工作需要刻制公司印鑒的，由需求部門填寫《印鑒刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制印鑒的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。2.行政部門審核《印鑒刻制申請表》，確保申請事項符合公司規(guī)定和工作需要。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章刻制單位進行印鑒刻制?？讨茊挝恍鑷?yán)格按照公安部門相關(guān)規(guī)定及公司要求進行刻制，確保印鑒質(zhì)量和安全性。4.印鑒刻制完成后，行政部門負(fù)責(zé)收取印鑒，并與刻制單位進行核對，確保印鑒內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。同時，行政部門應(yīng)留存印鑒樣模，作為印鑒管理的重要依據(jù)。（二）啟用1.新刻制的印鑒啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印鑒啟用申請表》，詳細(xì)說明印鑒名稱、啟用日期、啟用范圍等信息，并附上印鑒樣模。2.《印鑒啟用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、行政部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可正式啟用。3.行政部門負(fù)責(zé)將印鑒啟用信息通知相關(guān)部門和人員，確保各部門知曉印鑒啟用情況，并按照規(guī)定使用印鑒。三、印鑒的保管（一）保管責(zé)任1.公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等重要印鑒由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管。部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。2.印鑒保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守印鑒保管規(guī)定，確保印鑒安全。3.印鑒保管人員不得擅自將印鑒轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)授權(quán)的情況下將印鑒帶出公司。（二）保管方式1.重要印鑒應(yīng)存放在保險柜或?qū)ｉT的印鑒保管箱中，并設(shè)置密碼鎖。密碼由印鑒保管人員妥善保管，不得告知他人。2.印鑒保管人員應(yīng)定期檢查印鑒存放情況，確保印鑒安全無損。如發(fā)現(xiàn)印鑒有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告行政部門，并采取相應(yīng)措施。3.節(jié)假日期間，重要印鑒需封存保管，由行政部門統(tǒng)一安排存放地點，并指定專人負(fù)責(zé)看守。（三）交接手續(xù)1.印鑒保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印鑒時，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)填寫《印鑒交接清單》，詳細(xì)記錄印鑒名稱、數(shù)量、啟用日期、保管期限等信息，并簽字確認(rèn)。2.《印鑒交接清單》一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，行政部門留存一份。交接過程中，應(yīng)由行政部門派人監(jiān)交，確保交接手續(xù)完整、準(zhǔn)確。3.交接完成后，原印鑒保管人員應(yīng)將印鑒及相關(guān)資料移交給新的保管人員，并協(xié)助新保管人員熟悉印鑒保管和使用規(guī)定。四、印鑒的使用（一）使用范圍1.公司公章主要用于公司對外的重要文件、合同、協(xié)議、信函等的簽署，以及其他需要代表公司行使權(quán)力的事項。2.合同專用章主要用于公司簽訂各類經(jīng)濟合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等。3.財務(wù)專用章主要用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等相關(guān)財務(wù)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章主要用于公司法定代表人授權(quán)的特定事項，如簽署文件、辦理銀行手續(xù)等。5.部門章主要用于各部門內(nèi)部文件、通知、報表等的蓋章確認(rèn)，以及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他事項。（二）使用流程1.用印申請人填寫《印鑒使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.根據(jù)用印事項的性質(zhì)和審批權(quán)限，分別提交至相應(yīng)的審批人進行審批。具體審批權(quán)限如下：涉及公司重大決策、重要合同、對外投資等事項的用印，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。涉及公司日常經(jīng)營業(yè)務(wù)、一般性文件簽署等事項的用印，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及部門內(nèi)部事務(wù)的用印，由部門負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過后，用印申請人將《印鑒使用申請表》及相關(guān)文件提交至印鑒保管人員。印鑒保管人員核對用印文件內(nèi)容與申請表填寫信息一致后，在用印文件上加蓋相應(yīng)印鑒，并在《印鑒使用登記表》上登記用印情況，包括用印日期、用印文件名稱、用印申請人、審批人等信息。4.用印完成后，印鑒保管人員應(yīng)及時將印鑒歸位保管，并將《印鑒使用申請表》及相關(guān)文件存檔。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用印鑒，但無法按照正常流程進行審批的，用印申請人應(yīng)電話請示相關(guān)審批人同意后，先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.對于異地用印的情況，用印申請人應(yīng)提前與行政部門溝通協(xié)調(diào)，確保用印過程的順利進行。異地用印可采用郵寄印鑒、委托當(dāng)?shù)胤种C構(gòu)或合作單位代為用印等方式，但必須嚴(yán)格履行相關(guān)審批和登記手續(xù)。五、印鑒的廢止與銷毀（一）廢止1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印鑒損壞等原因需要廢止印鑒的，由行政部門填寫《印鑒廢止申請表》，詳細(xì)說明廢止印鑒的名稱、原因、廢止日期等信息，并附上印鑒樣模。2.《印鑒廢止申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、行政部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可正式廢止印鑒。3.行政部門負(fù)責(zé)將印鑒廢止信息通知相關(guān)部門和人員，確保各部門不再使用廢止印鑒。（二）銷毀1.廢止印鑒應(yīng)及時進行銷毀，防止印鑒被非法使用。銷毀印鑒時，應(yīng)由行政部門會同審計部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員共同進行監(jiān)督。2.印鑒銷毀方式可采用粉碎、焚燒等物理方法，確保印鑒無法恢復(fù)使用。銷毀過程中，應(yīng)填寫《印鑒銷毀登記表》，詳細(xì)記錄銷毀印鑒的名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。3.《印鑒銷毀登記表》一式三份，行政部門、審計部門、法務(wù)部門各留存一份。銷毀完成后，相關(guān)部門應(yīng)將銷毀情況進行存檔。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)定期對公司印鑒管理情況進行檢查，包括印鑒保管、使用、交接等環(huán)節(jié)。檢查內(nèi)容主要包括印鑒存放是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否完備、登記記錄是否準(zhǔn)確等。2.審計部門負(fù)責(zé)對公司印鑒管理情況進行不定期審計，重點審查印鑒使用的合規(guī)性、合理性以及印鑒管理制度的執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。3.各部門應(yīng)積極配合行政部門和審計部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供印鑒管理相關(guān)資料和信息。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受上級主管部門、政府相關(guān)部門以及其他外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，如實匯報公司印鑒管理情況。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改，并將整改情況報告相關(guān)部門。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用印鑒。2.超越審批權(quán)限使用印鑒。3.在空白文件、紙張上加蓋印鑒。4.將印鑒轉(zhuǎn)借他人使用。5.因保管不善導(dǎo)致印鑒被盜用、冒用或遺失。6.其他違反印鑒管理制度的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)使用印鑒的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、撤職等。2.因違規(guī)使用印鑒給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究其刑事責(zé)任。3.對于違反印鑒管理制