主管合同管理制度VIP

主管合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，簽訂合同。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防范，確保公司利益不受損失。二、合同管理職責(zé)（一）合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的合法性審查，對(duì)合同條款是否符合法律法規(guī)進(jìn)行把關(guān)。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見(jiàn)和建議。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研、談判、起草工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求。負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。配合法務(wù)部門處理合同糾紛，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和證據(jù)。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的財(cái)務(wù)條款，確保合同涉及的財(cái)務(wù)事項(xiàng)符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。參與合同的付款審核，監(jiān)督合同款項(xiàng)的支付情況。協(xié)助處理合同糾紛中的財(cái)務(wù)問(wèn)題，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和分析。（二）合同管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同的日常管理工作，包括合同的登記、歸檔、保管等。2.協(xié)助合同承辦部門進(jìn)行合同的起草、審核、簽訂等工作。3.跟蹤合同履行情況，及時(shí)提醒合同承辦部門處理合同履行中的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制和上報(bào)工作。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，發(fā)起合同簽訂申請(qǐng)，填寫(xiě)《合同簽訂申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本情況、簽訂背景、對(duì)方當(dāng)事人信息、合同主要條款等內(nèi)容。2.部門審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同簽訂申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)要求、合同條款是否明確具體、合同風(fēng)險(xiǎn)是否可控等。審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交給法務(wù)部門。3.法務(wù)審查：法務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定、合同主體是否適格、合同權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、合同違約責(zé)任是否明確等。審查通過(guò)后，出具《合同審查意見(jiàn)書(shū)》。4.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同價(jià)款、付款方式、結(jié)算方式、發(fā)票開(kāi)具等內(nèi)容是否符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)。5.領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)合同金額大小和重要程度，按照公司授權(quán)審批制度，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，申請(qǐng)表返回業(yè)務(wù)部門。6.合同簽訂：業(yè)務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)，與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致后，簽訂合同。合同簽訂后，及時(shí)將合同副本提交給合同管理部門進(jìn)行登記、歸檔。（二）合同文本要求1.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述準(zhǔn)確、清晰、完整。2.合同條款應(yīng)明確具體，包括合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等內(nèi)容。3.合同中涉及的技術(shù)條款、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范。4.合同中應(yīng)明確約定合同生效條件、變更條件、解除條件等內(nèi)容。（三）合同印章管理1.公司設(shè)立合同專用章，由合同管理部門專人負(fù)責(zé)保管。2.合同專用章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章管理制度執(zhí)行，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。3.合同簽訂時(shí)，合同承辦部門應(yīng)填寫(xiě)《合同用印申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用合同專用章。4.合同專用章使用后，應(yīng)及時(shí)登記用印情況，包括合同名稱、合同編號(hào)、用印日期、用印份數(shù)等內(nèi)容。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行情況。2.合同履行跟蹤人員應(yīng)定期與對(duì)方當(dāng)事人溝通，了解合同履行進(jìn)度，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施，如要求對(duì)方當(dāng)事人承擔(dān)違約責(zé)任、協(xié)商變更合同條款、解除合同等。（二）合同變更管理1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要變更合同條款的，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂《合同變更協(xié)議》。2.合同變更協(xié)議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，應(yīng)經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.合同變更協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議副本提交給合同管理部門進(jìn)行登記、歸檔，并通知相關(guān)部門按照變更后的合同條款履行義務(wù)。（三）合同解除管理1.合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂《合同解除協(xié)議》。2.合同解除協(xié)議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，應(yīng)經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.合同解除協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將解除協(xié)議副本提交給合同管理部門進(jìn)行登記、歸檔，并通知相關(guān)部門停止履行合同義務(wù)。4.合同解除后，雙方應(yīng)按照合同解除協(xié)議的約定，辦理相關(guān)手續(xù)，如結(jié)算款項(xiàng)、返還財(cái)產(chǎn)、清理債權(quán)債務(wù)等。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同簽訂前的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防范，對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、信用狀況、經(jīng)營(yíng)能力等進(jìn)行全面調(diào)查。2.嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行操作，確保合同條款明確具體、合法合規(guī)，避免因合同條款漏洞或歧義引發(fā)糾紛。3.加強(qiáng)合同履行過(guò)程中的跟蹤管理，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，避免糾紛升級(jí)。（二）糾紛處理流程1.糾紛發(fā)生后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，包括合同文本、往來(lái)函件、履行記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，并進(jìn)行整理和分析。2.合同承辦部門應(yīng)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行溝通協(xié)商，了解對(duì)方當(dāng)事人的意見(jiàn)和要求，尋求解決方案。如協(xié)商不成，應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門報(bào)告。3.法務(wù)部門根據(jù)合同承辦部門提供的證據(jù)和情況，進(jìn)行法律分析和研究，制定糾紛處理方案。4.如糾紛需要通過(guò)訴訟、仲裁等法律途徑解決，法務(wù)部門應(yīng)代表公司參與訴訟、仲裁活動(dòng)，負(fù)責(zé)起草法律文書(shū)、收集證據(jù)、出庭應(yīng)訴等工作。5.在糾紛處理過(guò)程中，合同承辦部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門工作，提供必要的支持和協(xié)助。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同正本、副本及相關(guān)附件、補(bǔ)充協(xié)議等資料收集齊全，并移交合同管理部門。2.合同履行過(guò)程中形成的往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、變更協(xié)議、解除協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等資料，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)整理歸檔，并移交合同管理部門。（二）檔案整理1.合同管理部門收到合同及相關(guān)資料后，應(yīng)按照合同類別、合同編號(hào)、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份合同及相關(guān)資料進(jìn)行編號(hào)，建立合同檔案目錄，便于查找和管理。3.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審查意見(jiàn)書(shū)、合同用印申請(qǐng)表、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、變更協(xié)議、解除協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等資料。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，防止檔案丟失、損壞或泄密。3.合同檔案的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應(yīng)按照檔案銷毀程序進(jìn)行處理。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在合同管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將合同檔案帶出檔案室。3.查閱人員不得在合同檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等，如需復(fù)印或摘錄合同檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)合同管理部門同意。4.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱程序按照公司對(duì)外提供資料的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，合同檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取自查、抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)合同管理部門及相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的及時(shí)