會員合同管理制度VIP

會員合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司會員合同管理，規(guī)范會員合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，維護(hù)公司和會員的合法權(quán)益，提高公司會員服務(wù)質(zhì)量和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與會員簽訂的各類會員合同，包括但不限于線上會員服務(wù)合同、線下會員權(quán)益合同等。（三）基本原則1.合法性原則：會員合同的簽訂、履行等活動(dòng)應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則：公司與會員在簽訂會員合同時(shí)應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠實(shí)信用的原則。3.全面履行原則：公司與會員應(yīng)按照會員合同約定全面履行各自的義務(wù)。4.及時(shí)處理原則：對于會員合同履行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，避免損失擴(kuò)大。二、會員合同的簽訂（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司會員服務(wù)內(nèi)容和市場需求，起草會員合同文本初稿。2.合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。（二）審核會簽1.業(yè)務(wù)部門將起草好的會員合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。2.法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等，提出修改意見。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的意見對合同文本進(jìn)行修改完善后，提交給財(cái)務(wù)部門、運(yùn)營部門等相關(guān)部門會簽。4.各會簽部門應(yīng)從各自專業(yè)角度對合同條款進(jìn)行審核，提出意見和建議。（三）合同簽訂1.經(jīng)審核會簽通過的會員合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與會員簽訂。2.簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方簽字（或蓋章）齊全，合同文本一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門留存?zhèn)浞荨Ｈ?、會員合同的履行（一）服務(wù)提供1.業(yè)務(wù)部門按照會員合同約定的服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，為會員提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。2.運(yùn)營部門負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)資源，確保服務(wù)的順利實(shí)施。3.服務(wù)過程中，應(yīng)及時(shí)記錄會員反饋的問題和意見，以便及時(shí)改進(jìn)服務(wù)。（二）費(fèi)用收取1.財(cái)務(wù)部門按照會員合同約定的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和支付方式，及時(shí)、準(zhǔn)確地收取會員費(fèi)用。2.對于會員逾期未支付費(fèi)用的情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門，并按照合同約定采取相應(yīng)的催款措施。（三）信息溝通1.公司應(yīng)建立與會員的信息溝通機(jī)制，及時(shí)向會員傳達(dá)公司的服務(wù)信息、活動(dòng)通知等。2.會員如有疑問或建議，可通過客服熱線、在線客服、電子郵件等方式與公司進(jìn)行溝通。3.公司應(yīng)及時(shí)回復(fù)會員的咨詢和反饋，確保會員滿意度。四、會員合同的變更（一）變更情形1.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、市場需求變化等原因，需要對會員合同的服務(wù)內(nèi)容、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等條款進(jìn)行變更的。2.會員因自身情況變化，需要對會員合同的相關(guān)條款進(jìn)行變更的。（二）變更程序1.提出變更申請：業(yè)務(wù)部門或會員應(yīng)向?qū)Ψ教岢鰰孀兏暾垼f明變更的原因、內(nèi)容等。2.協(xié)商一致：雙方就變更事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂變更協(xié)議。3.審核會簽：變更協(xié)議簽訂后，按照合同簽訂時(shí)的審核會簽程序進(jìn)行審核。4.備案存檔：變更協(xié)議審核通過后，雙方各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門留存?zhèn)浞?，并對會員合同檔案進(jìn)行更新。五、會員合同的終止（一）終止情形1.會員合同約定的服務(wù)期限屆滿，雙方未續(xù)簽合同的。2.會員提前解除會員合同，且符合合同約定的解除條件的。3.公司因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因，無法繼續(xù)履行會員合同的。4.會員違反會員合同約定，公司按照合同約定行使解除權(quán)的。（二）終止程序1.通知對方：公司或會員應(yīng)提前[X]天書面通知對方會員合同即將終止。2.清理結(jié)算：雙方按照會員合同約定進(jìn)行服務(wù)清理和費(fèi)用結(jié)算，確保雙方權(quán)利義務(wù)的清晰。3.辦理手續(xù)：會員合同終止后，雙方應(yīng)辦理相關(guān)的交接手續(xù)，如退還會員資料、設(shè)備等。4.備案存檔：會員合同終止后，公司應(yīng)將相關(guān)資料進(jìn)行備案存檔，以備查閱。六、會員合同的檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集會員合同簽訂、履行、變更、終止過程中產(chǎn)生的各類文件資料，包括合同文本、審核意見、變更協(xié)議、終止通知等。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集會員費(fèi)用支付憑證、發(fā)票等相關(guān)資料。（二）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的文件資料進(jìn)行分類整理，按照合同編號、簽訂時(shí)間等順序進(jìn)行排列。2.對每份文件資料進(jìn)行編號、編目，建立檔案目錄清單。（三）檔案保管1.檔案管理人員應(yīng)將整理好的會員合同檔案存放在專門的檔案柜中，確保檔案的安全和完整。2.檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會員合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱會員合同檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供有效證明文件。七、會員合同的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立會員合同監(jiān)督機(jī)制，由法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門組成監(jiān)督小組，定期對會員合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查時(shí)間等。（二）檢查內(nèi)容1.會員合同的簽訂是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.會員合同的履行情況，包括服務(wù)質(zhì)量、費(fèi)用收取等。3.會員合同變更、終止的程序是否合規(guī)。4.會員合同檔案管理是否規(guī)范。（三）問題處理1.監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)向公司管理層匯報(bào)，并提出整改建議。2.相關(guān)部門應(yīng)按照整改建議及時(shí)進(jìn)行整改，確保會員合同管理工作的規(guī)范運(yùn)行。八、違約責(zé)任（一）公司違約責(zé)任1.公司未按照會員合同約定提供服務(wù)的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，如退還部分或全部會員費(fèi)用、賠償會員因此遭受的損失等。2.公司違反會員合同約定的保密義務(wù)、安全保障義務(wù)等，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）會員違約責(zé)任1.會員未按照會員合同約定支付費(fèi)用的，應(yīng)按照合同約定支付逾期違約金。2.會員違反會員合同約定的使用規(guī)則、保密義務(wù)等，公司有權(quán)解除會員合同，并要求會員承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。九、爭議解決（一）協(xié)商解決公司與會員在履行會員合同過程中發(fā)生爭議的，應(yīng)首