會展服務(wù)管理制度VIP

會展服務(wù)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會展服務(wù)業(yè)務(wù)流程，提高會展服務(wù)質(zhì)量和效率，確保會展活動順利進(jìn)行，樹立公司良好形象，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部參與會展服務(wù)的所有部門及員工，包括但不限于策劃部、設(shè)計部、外聯(lián)部、現(xiàn)場執(zhí)行部等。（三）基本原則1.客戶至上原則：以滿足客戶需求為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效、個性化的會展服務(wù)。2.質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控會展服務(wù)各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量，確?；顒舆_(dá)到預(yù)期效果。3.團(tuán)隊(duì)協(xié)作原則：各部門之間密切配合，協(xié)同工作，形成強(qiáng)大的工作合力。4.創(chuàng)新發(fā)展原則：不斷探索新的會展服務(wù)模式和方法，提升公司的核心競爭力。二、會展服務(wù)流程規(guī)范（一）項(xiàng)目承接1.信息收集外聯(lián)部負(fù)責(zé)收集各類會展活動信息，包括活動主題、時間、地點(diǎn)、規(guī)模、預(yù)算等。關(guān)注行業(yè)動態(tài)、客戶需求變化，主動拓展業(yè)務(wù)渠道，獲取潛在會展服務(wù)項(xiàng)目信息。2.項(xiàng)目評估成立項(xiàng)目評估小組，由策劃部、外聯(lián)部、財務(wù)部等相關(guān)部門人員組成。對收集到的項(xiàng)目信息進(jìn)行詳細(xì)評估，分析項(xiàng)目的可行性、風(fēng)險程度、預(yù)期收益等。評估結(jié)果以書面報告形式提交公司管理層，經(jīng)審批后決定是否承接項(xiàng)目。3.合同簽訂若決定承接項(xiàng)目，由外聯(lián)部負(fù)責(zé)與客戶簽訂會展服務(wù)合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、費(fèi)用支付方式、違約責(zé)任等。合同簽訂后，及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，作為項(xiàng)目執(zhí)行的依據(jù)。（二）策劃與設(shè)計1.策劃方案制定策劃部根據(jù)合同要求和客戶需求，制定詳細(xì)的會展活動策劃方案。策劃方案應(yīng)包括活動主題、目標(biāo)定位、內(nèi)容安排、流程設(shè)計、宣傳推廣計劃等。組織相關(guān)部門對策劃方案進(jìn)行評審，根據(jù)評審意見進(jìn)行修改完善，確保策劃方案的科學(xué)性和可行性。2.設(shè)計工作開展設(shè)計部根據(jù)策劃方案進(jìn)行會展活動的視覺設(shè)計，包括海報、宣傳單頁、展板、舞臺背景、證件等。與客戶保持密切溝通，及時反饋設(shè)計初稿，根據(jù)客戶意見進(jìn)行修改，直至客戶滿意為止。確保設(shè)計作品符合活動主題和風(fēng)格要求，具有較高的視覺效果和吸引力。（三）籌備與執(zhí)行1.資源籌備現(xiàn)場執(zhí)行部根據(jù)策劃方案和設(shè)計要求，負(fù)責(zé)會展活動所需物資和設(shè)備的籌備工作。包括場地布置材料、音響設(shè)備、燈光設(shè)備、展示道具、餐飲服務(wù)、禮品等。提前與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資和設(shè)備按時、按質(zhì)、按量到位。2.人員安排根據(jù)項(xiàng)目需求，合理安排各崗位工作人員，明確崗位職責(zé)和工作要求。組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉活動流程、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)急處理措施。建立有效的溝通機(jī)制，確保工作人員之間信息暢通，協(xié)同工作。3.現(xiàn)場布置按照設(shè)計方案進(jìn)行會展活動現(xiàn)場的布置工作，確保場地布置符合活動主題和風(fēng)格要求。嚴(yán)格把控現(xiàn)場布置質(zhì)量，注意安全細(xì)節(jié)，確保布置工作順利進(jìn)行。在布置過程中，及時與客戶溝通，根據(jù)客戶意見進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。4.活動執(zhí)行活動當(dāng)天，各崗位工作人員按照職責(zé)分工，有序開展各項(xiàng)工作?，F(xiàn)場執(zhí)行部負(fù)責(zé)活動的整體協(xié)調(diào)和指揮，確保活動流程順暢，各項(xiàng)環(huán)節(jié)緊密銜接。注意收集客戶反饋意見，及時處理現(xiàn)場出現(xiàn)的問題和突發(fā)情況，確?；顒禹樌M(jìn)行。（四）后期總結(jié)與評估1.資料整理活動結(jié)束后，各部門及時整理活動相關(guān)資料，包括策劃方案、設(shè)計文件、合同文件、現(xiàn)場照片、視頻等。將整理好的資料移交公司檔案室存檔，以便日后查閱和參考。2.客戶回訪外聯(lián)部負(fù)責(zé)在活動結(jié)束后對客戶進(jìn)行回訪，了解客戶對活動的滿意度和意見建議。認(rèn)真記錄客戶反饋信息，及時反饋給相關(guān)部門，以便改進(jìn)工作。3.項(xiàng)目總結(jié)組織召開項(xiàng)目總結(jié)會議，各部門對本部門在項(xiàng)目中的工作進(jìn)行總結(jié)匯報。分析項(xiàng)目執(zhí)行過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。撰寫項(xiàng)目總結(jié)報告，提交公司管理層審閱。4.績效評估根據(jù)項(xiàng)目總結(jié)報告和客戶回訪情況，對參與項(xiàng)目的部門和員工進(jìn)行績效評估。績效評估結(jié)果作為員工薪酬調(diào)整、晉升、獎勵等的重要依據(jù)。三、人員管理（一）崗位職責(zé)1.策劃部負(fù)責(zé)會展活動的整體策劃和方案制定。組織相關(guān)部門對策劃方案進(jìn)行評審和修改。與客戶溝通策劃思路，確保策劃方案符合客戶需求。2.設(shè)計部根據(jù)策劃方案進(jìn)行會展活動的視覺設(shè)計工作。與客戶溝通設(shè)計稿，根據(jù)客戶意見進(jìn)行修改完善。確保設(shè)計作品的質(zhì)量和風(fēng)格符合活動要求。3.外聯(lián)部收集會展活動信息，拓展業(yè)務(wù)渠道。與客戶進(jìn)行溝通洽談，簽訂會展服務(wù)合同。在活動結(jié)束后對客戶進(jìn)行回訪，收集客戶反饋意見。4.現(xiàn)場執(zhí)行部負(fù)責(zé)會展活動所需物資和設(shè)備的籌備工作。組織活動現(xiàn)場的布置和執(zhí)行工作。協(xié)調(diào)各崗位工作人員，確?；顒禹樌M(jìn)行。處理活動現(xiàn)場出現(xiàn)的問題和突發(fā)情況。（二）人員招聘與培訓(xùn)1.人員招聘根據(jù)會展服務(wù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求，制定人員招聘計劃。通過多種渠道發(fā)布招聘信息，吸引優(yōu)秀人才應(yīng)聘。對應(yīng)聘人員進(jìn)行面試、筆試、實(shí)際操作等考核環(huán)節(jié)，選拔合適的人員加入公司。2.人員培訓(xùn)新員工入職后，組織開展入職培訓(xùn)，使其了解公司文化、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程等。根據(jù)不同崗位需求，定期組織專業(yè)技能培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)水平和工作能力。鼓勵員工參加外部培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，拓寬視野，提升綜合素質(zhì)。（三）績效考核1.考核指標(biāo)設(shè)定根據(jù)崗位職責(zé)和工作目標(biāo)，設(shè)定具體的績效考核指標(biāo)，包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。工作業(yè)績指標(biāo)可根據(jù)不同崗位的工作內(nèi)容進(jìn)行量化，如策劃方案的質(zhì)量、設(shè)計作品的通過率、客戶滿意度等。工作態(tài)度指標(biāo)主要考核員工的責(zé)任心、敬業(yè)精神、工作紀(jì)律等。團(tuán)隊(duì)協(xié)作指標(biāo)考核員工與同事之間的溝通協(xié)作能力和配合程度。2.考核周期與方式績效考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核采用自評、上級評價和同事評價相結(jié)合的方式進(jìn)行。年度考核在季度考核的基礎(chǔ)上，綜合全年工作表現(xiàn)進(jìn)行評價。3.考核結(jié)果應(yīng)用績效考核結(jié)果與員工薪酬調(diào)整、晉升、獎勵等直接掛鉤。對于考核優(yōu)秀的員工，給予相應(yīng)的獎勵和晉升機(jī)會。對于考核不達(dá)標(biāo)或違反公司規(guī)章制度的員工，進(jìn)行相應(yīng)的處罰和培訓(xùn)輔導(dǎo)，如仍不能勝任工作，可予以辭退。四、物資與設(shè)備管理（一）物資采購1.采購計劃制定現(xiàn)場執(zhí)行部根據(jù)會展活動策劃方案和設(shè)計要求，提前制定物資采購計劃。采購計劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等。2.供應(yīng)商選擇建立供應(yīng)商評估體系，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行考察和評估。選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商合作。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.采購執(zhí)行按照采購計劃和合同要求，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。跟蹤采購進(jìn)度，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或數(shù)量不符，及時與供應(yīng)商溝通解決。（二）物資庫存管理1.庫存登記設(shè)立物資庫存臺賬，對采購入庫的物資進(jìn)行詳細(xì)登記，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、存放地點(diǎn)等。定期對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.庫存保管根據(jù)物資的特性和要求，合理安排存放地點(diǎn)，確保物資安全。做好庫存物資的防潮、防蟲、防火、防盜等工作。對易損、易耗物資進(jìn)行重點(diǎn)管理，定期檢查庫存數(shù)量，及時補(bǔ)充。3.庫存盤點(diǎn)每月末對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，編制盤點(diǎn)報告。對盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況進(jìn)行分析，查明原因，提出處理意見。根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果調(diào)整庫存臺賬，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）設(shè)備管理1.設(shè)備采購根據(jù)會展活動需求，制定設(shè)備采購計劃。選擇性能良好、質(zhì)量可靠、價格合理的設(shè)備供應(yīng)商。對采購的設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收，確保設(shè)備符合要求。2.設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)建立設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)制度，定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維修和故障排除。做好設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄，跟蹤設(shè)備運(yùn)行狀況。3.設(shè)備租賃如需租賃設(shè)備，選擇信譽(yù)良好、服務(wù)質(zhì)量高的租賃公司。簽訂設(shè)備租賃合同，明確租賃期限、租金支付方式、設(shè)備維修責(zé)任等。在租賃設(shè)備使用期間，做好設(shè)備的使用管理和維護(hù)工作，確保設(shè)備正常運(yùn)行。五、財務(wù)管理（一）預(yù)算編制1.預(yù)算制定原則根據(jù)會展服務(wù)項(xiàng)目的策劃方案和實(shí)際需求，合理編制預(yù)算。預(yù)算應(yīng)包括活動策劃費(fèi)用、設(shè)計費(fèi)用、物資采購費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用、人員薪酬費(fèi)用、場地租賃費(fèi)用、宣傳推廣費(fèi)用、其他費(fèi)用等。遵循實(shí)事求是、勤儉節(jié)約的原則，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.預(yù)算編制流程各部門根據(jù)項(xiàng)目需求，分別編制本部門的費(fèi)用預(yù)算。財務(wù)部對各部門預(yù)算進(jìn)行匯總和審核，提出修改意見。各部門根據(jù)審核意見對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整完善，形成項(xiàng)目總預(yù)算。項(xiàng)目總預(yù)算經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。（二）費(fèi)用控制1.費(fèi)用審批嚴(yán)格執(zhí)行費(fèi)用審批制度，所有費(fèi)用支出必須經(jīng)過相應(yīng)的審批流程。費(fèi)用報銷時，應(yīng)提供合法有效的票據(jù)，并填寫費(fèi)用報銷單，注明費(fèi)用用途、金額、報銷人等信息。審批人應(yīng)認(rèn)真審核費(fèi)用報銷單，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.費(fèi)用監(jiān)控財務(wù)部定期對項(xiàng)目費(fèi)用支出情況進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決費(fèi)用超支問題。各部門應(yīng)配合財務(wù)部做好費(fèi)用控制工作，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大費(fèi)用支出范圍。3.成本核算項(xiàng)目結(jié)束后，財務(wù)部對項(xiàng)目成本進(jìn)行核算，分析成本構(gòu)成和費(fèi)用支出情況。總結(jié)成本控制經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的項(xiàng)目預(yù)算編制和成本管理提供參考。（三）財務(wù)結(jié)算1.結(jié)算流程項(xiàng)目結(jié)束后，外聯(lián)部負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行財務(wù)結(jié)算。按照合同約定，及時向客戶收取服務(wù)費(fèi)用。財務(wù)部對收款情況進(jìn)行核對和確認(rèn)，確保款項(xiàng)足額到賬。同時，財務(wù)部對項(xiàng)目成本進(jìn)行結(jié)算，核算項(xiàng)目利潤。2.財務(wù)報表編制財務(wù)部根據(jù)項(xiàng)目財務(wù)核算情況，編制財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。財務(wù)報表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映項(xiàng)目財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。定期向公司管理層報送財務(wù)報表，為公司決策提供依據(jù)。六、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別成立風(fēng)險管理小組，負(fù)責(zé)對會展服務(wù)項(xiàng)目可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別。風(fēng)險識別應(yīng)涵蓋項(xiàng)目承接、策劃與設(shè)計、籌備與執(zhí)行、后期總結(jié)與評估等各個環(huán)節(jié)。識別的風(fēng)險包括市場風(fēng)險、客戶風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險、人員風(fēng)險、物資與設(shè)備風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。采用定性與定量相結(jié)合的方法，對風(fēng)險進(jìn)行排序，確定重點(diǎn)風(fēng)險。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對密切關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整業(yè)務(wù)策略，以適應(yīng)市場變化。加強(qiáng)市場調(diào)研，了解競爭對手情況，不斷提升公司的市場競爭力。2.客戶風(fēng)險應(yīng)對在項(xiàng)目承接前，充分了解客戶需求和信用狀況，簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)。加強(qiáng)與客戶的溝通協(xié)調(diào)，及時解決客戶提出的問題和意見，提高客戶滿意度。3.技術(shù)風(fēng)險應(yīng)對不斷提升公司的技術(shù)水平和創(chuàng)新能力，引進(jìn)先進(jìn)的會展服務(wù)技術(shù)和設(shè)備。加強(qiáng)技術(shù)人員培訓(xùn)，提高技術(shù)團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素質(zhì)和應(yīng)急處理能力。4.人員風(fēng)險應(yīng)對建立完善的人員招聘、培訓(xùn)、考核和激勵機(jī)制，吸引和留住優(yōu)秀人才。加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高員工的團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識和溝通能力。5.物資與設(shè)備風(fēng)險應(yīng)對選擇可靠的供應(yīng)商，簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，確保物資和設(shè)備的質(zhì)量。加強(qiáng)物資與設(shè)備的庫存管理和維護(hù)保養(yǎng)，定期進(jìn)行檢查和更新。6.財務(wù)風(fēng)險應(yīng)對合理編制預(yù)算，加強(qiáng)費(fèi)用控制，確保項(xiàng)目成本在預(yù)算范圍內(nèi)。優(yōu)化資金管理，提高資金使用效率，降低財務(wù)風(fēng)險。7.法律風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)法律意識培訓(xùn)，提高員工的法律素養(yǎng)。在合同簽訂、業(yè)務(wù)操作等過程中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，確保公司經(jīng)營活動合法合規(guī)。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)