保利檔案管理制度VIP

保利檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)保利檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于保利公司總部及各下屬單位，包括但不限于分公司、子公司等。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.分類管理原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，便于管理和查找利用。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，提供便捷的查閱服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，滿足公司內(nèi)部各部門的利用需求。5.對下屬單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作。2.定期將本部門的檔案移交至公司檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件材料。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的文件、合同、協(xié)議、報(bào)表等。3.公司內(nèi)部會議、工作會議形成的會議紀(jì)要、決議等。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案等。5.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。6.公司的工程建設(shè)檔案，如項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料等。7.公司的產(chǎn)品研發(fā)檔案，包括研發(fā)計(jì)劃、技術(shù)資料等。8.公司的市場推廣檔案，如宣傳資料、營銷活動記錄等。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.按照分類方案進(jìn)行整理，確保分類準(zhǔn)確、層次分明。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.人事檔案：按照干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會計(jì)檔案管理的要求進(jìn)行整理，編制會計(jì)檔案目錄。4.工程建設(shè)檔案：按照項(xiàng)目階段、專業(yè)等進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案索引。5.電子檔案：按照電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.人事檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，員工離職后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案轉(zhuǎn)出或整理歸檔。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定整理裝訂成冊，在[X]個(gè)月內(nèi)移交檔案管理部門。4.工程建設(shè)檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔。5.其他檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案質(zhì)量。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。3.將檔案連同移交清單一并移交至公司檔案管理部門。4.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。五、檔案的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）檔案的數(shù)字化1.為提高檔案管理效率和利用水平，逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化工作。2.按照檔案數(shù)字化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。3.加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的管理，確保數(shù)字化檔案的安全、完整和可利用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)全面、客觀、準(zhǔn)確，確保檔案的存毀得當(dāng)。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，確定檔案的價(jià)值。2.根據(jù)檔案的保管期限表，對檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出存毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀情況報(bào)告公司檔案管理部門。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則。2.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容等信息。（二）查閱程序1.查閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排專人協(xié)助查閱。3.查閱人員應(yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（三）借閱原則1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等信息。（四）借閱程序1.借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的借閱申請，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、重組等原因發(fā)生檔案移交的，應(yīng)按