保利采購管理制度VIP

保利采購管理制度一、總則1.目的本采購管理制度旨在規(guī)范保利集團(tuán)采購活動，確保采購工作的高效、透明、合規(guī)，保障公司運(yùn)營所需物資和服務(wù)的及時(shí)供應(yīng)，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益和整體競爭力。2.適用范圍本制度適用于保利集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司的采購活動，包括但不限于物資采購、工程采購、服務(wù)采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會。誠實(shí)守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定，維護(hù)公司利益和商業(yè)信譽(yù)。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)采購委員會：由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目、采購政策和采購管理制度，對采購工作進(jìn)行決策和監(jiān)督。職責(zé)：審批年度采購預(yù)算和采購計(jì)劃。審議重大采購項(xiàng)目的采購方式、供應(yīng)商選擇等事項(xiàng)。監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。2.采購執(zhí)行部門采購部門：負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施，包括采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商開發(fā)與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行等。職責(zé)：根據(jù)公司需求，編制采購計(jì)劃，經(jīng)審批后組織實(shí)施。開展供應(yīng)商調(diào)研、評估和選擇工作，建立供應(yīng)商檔案。組織采購談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，處理供應(yīng)商投訴。定期統(tǒng)計(jì)采購數(shù)據(jù)，分析采購成本和效益，提出改進(jìn)建議。3.需求部門各業(yè)務(wù)部門：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出物資、工程或服務(wù)的采購需求，并對采購需求的合理性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。職責(zé)：詳細(xì)填寫采購申請單，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。參與供應(yīng)商選擇、采購合同評審等工作，提供專業(yè)意見和建議。負(fù)責(zé)采購物資或服務(wù)的驗(yàn)收工作，對驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。4.監(jiān)督部門審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用效益等，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議。紀(jì)檢監(jiān)察部門：對采購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行調(diào)查處理，維護(hù)公司采購秩序。三、采購計(jì)劃管理1.年度采購計(jì)劃采購部門應(yīng)于每年末根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和預(yù)算，組織各需求部門編制下一年度采購計(jì)劃。年度采購計(jì)劃應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容。采購部門對各需求部門提交的采購計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核和平衡，報(bào)采購委員會審批后執(zhí)行。2.月度采購計(jì)劃各需求部門應(yīng)于每月末根據(jù)本部門業(yè)務(wù)開展情況，編制次月采購計(jì)劃，并提交給采購部門。采購部門對月度采購計(jì)劃進(jìn)行審核，結(jié)合庫存情況和供應(yīng)商交貨周期等因素，調(diào)整確定月度采購執(zhí)行計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.臨時(shí)采購計(jì)劃因公司業(yè)務(wù)突發(fā)需求或其他特殊原因，需要臨時(shí)采購物資或服務(wù)的，需求部門應(yīng)填寫臨時(shí)采購申請單，說明采購原因、采購內(nèi)容、緊急程度等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給采購部門。采購部門對臨時(shí)采購申請進(jìn)行評估和審核，如確屬緊急需求，應(yīng)立即啟動采購程序，優(yōu)先安排采購。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，確定潛在供應(yīng)商名單，并對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)、企業(yè)信譽(yù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商檔案，并建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫。2.供應(yīng)商評估采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估周期一般為每年一次。評估方式包括問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析、供應(yīng)商績效評價(jià)等。評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作配合度等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。3.供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎勵(lì)，如優(yōu)先合作、增加采購份額、提供付款優(yōu)惠等。對于不合格供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、淘汰等措施。采購部門應(yīng)及時(shí)更新供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，對淘汰的供應(yīng)商進(jìn)行標(biāo)注，并停止與其合作。五、采購方式選擇1.公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場競爭充分的采購項(xiàng)目。采購部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商投標(biāo)。組織開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)工作，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并簽訂采購合同。2.邀請招標(biāo)適用于具有特定資質(zhì)要求、供應(yīng)商數(shù)量有限或不宜公開招標(biāo)的采購項(xiàng)目。采購部門從供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫中選擇若干家符合條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請書，邀請其參加投標(biāo)。后續(xù)招標(biāo)程序與公開招標(biāo)相同。3.競爭性談判適用于采購時(shí)間緊迫、技術(shù)復(fù)雜、招標(biāo)失敗或需要與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判的采購項(xiàng)目。采購部門確定談判供應(yīng)商名單，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判內(nèi)容包括技術(shù)規(guī)格、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等。根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。4.單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購、必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購等情形。采購部門應(yīng)填寫單一來源采購申請，說明采購理由和供應(yīng)商情況，經(jīng)采購委員會審批后實(shí)施。與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購價(jià)格和合同條款，簽訂采購合同。5.詢價(jià)采購適用于采購金額較小、規(guī)格型號簡單、市場價(jià)格比較透明的采購項(xiàng)目。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)。對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價(jià)合理、交貨期合適的供應(yīng)商，簽訂采購合同。六、采購合同管理1.合同簽訂采購部門應(yīng)在確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商后，及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)提交法律部門或法律顧問進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。2.合同執(zhí)行采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。需求部門應(yīng)配合采購部門做好合同執(zhí)行工作，及時(shí)驗(yàn)收采購物資或服務(wù)，并在驗(yàn)收合格后辦理付款手續(xù)。如在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題或糾紛，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可按照合同約定通過法律途徑解決。3.合同變更與解除在采購合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更或解除合同的，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。合同變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)等條款。合同變更或解除協(xié)議簽訂前，應(yīng)提交法律部門或法律顧問進(jìn)行審核。七、采購預(yù)算與成本控制1.采購預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和預(yù)算，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場價(jià)格走勢，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購金額等內(nèi)容。采購預(yù)算編制完成后，報(bào)采購委員會審批。2.采購成本控制采購部門應(yīng)通過優(yōu)化采購流程、合理選擇采購方式、加強(qiáng)供應(yīng)商管理等措施，降低采購成本。在采購過程中，應(yīng)進(jìn)行成本分析和比較，選擇性價(jià)比高的物資或服務(wù)。定期對采購成本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，評估采購成本控制效果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取改進(jìn)措施。八、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別與評估采購部門應(yīng)識別采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。對于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，可要求供應(yīng)商提供履約保證金、增加備用供應(yīng)商等。對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對采購物資或服務(wù)的檢驗(yàn)和驗(yàn)收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾等。對于價(jià)格波動風(fēng)險(xiǎn)，可采用套期保值、簽訂長期合同等方式進(jìn)行防范。對于法律風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同管理，確保合同的合法性和有效性，咨詢專業(yè)法律意見等。九、采購信息管理1.采購文件管理采購部門應(yīng)建立采購文件檔案管理制度，對采購過程中產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行分類、編號、歸檔和保管。采購文件包括采購申請單、采購計(jì)劃、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、談判記錄、采購合同等。采購文件的保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析采購部門應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)采購數(shù)據(jù)，包括采購金額、采購數(shù)量、采購項(xiàng)目、供應(yīng)商等信息。對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，評估采購工作的績效，發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題和不足。根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，提出改進(jìn)采購工作的建議和措施。十、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用效益等。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落