檔案數(shù)字化加工方案

檔案室、檔案館

館藏檔案掃描、數(shù)字化加工

整體解決方案

目錄

第一節(jié)質數(shù)字化加工作業(yè)前期準備...................1

一、數(shù)字化工作人員準備.........................1

二、數(shù)字化工作軟件、硬件準備..................4

三、確定數(shù)字化內容、數(shù)量及用戶需求...........5

第二節(jié)數(shù)字化加工流程及主要技術方案...............6

一、入庫提卷、拆卷............................6

二、標引著錄...................................7

三、檔案掃描...................................8

四、圖像處理...................................11

五、全文OCR、生成雙層pdf、板式還原及格式…12

六、總質檢.....................................14

七、批量掛接...................................15

八、還卷及數(shù)據備份提交.......................15

第三節(jié)質量控制方案和保證措施......................17

一、加工質量保障措施.........................17

二、多環(huán)節(jié)，多層次的質量檢查體系...........17

三、階段性臉收與終臉相結合的嚴格驗收程序是質量控制的終級保

障....................................19

第四節(jié)安全保密控制.................................21

保密協(xié)議.....................................22

第五節(jié)售后服務.....................................24

項目背景

隨著全國文化信息資源共享工程與中國數(shù)字圖書館工程的起動，信息化已成

為國際潮流，信息資源建設成為當務之急?信息資源建設的重點是電子文獻、各類

數(shù)據庫、網絡資源、電子檔案、電子圖書等新型數(shù)字化信息資源的建設。在數(shù)字化

信息資源建設中，很大的一個需求是將現(xiàn)有的紙介質印刷品數(shù)字化，使之成為能夠

用計算機閱讀、理解、查詢、檢索的電子文件，最終將其應用于數(shù)據庫存儲，或通

過CD—ROM、Internet網進行出版，或上傳數(shù)字檔案館供用戶使用.

以傳統(tǒng)紙張為載體的保存方式，占據了大量的空間，需要特殊的環(huán)境，而且不

方便查詢，隨著時間的推移，還面臨著腐蝕、老化等問題。而將紙介質文件信息進

行電子化處理，保存到光盤上，具有存儲、管理、共享等功能，還可以減少文件庫

房占地，節(jié)省保管設備和人員方面開支，又方便統(tǒng)計和進行遠程查詢。

因此，將檔案、期刊、文件等資料通過掃描儀，掃描成圖像文件，再通過處

理轉換成電子文檔，建立目錄和索引，制作成電子文件，已是當務之急。

第一節(jié)數(shù)字化加工作業(yè)前期準備

一.數(shù)字化工作人員準備

1.甲方人員

職務：現(xiàn)場交接管理人員

人數(shù)要求：一名

專業(yè)要求：為學校檔案館負責檔案管理工作的技術或管理人員。

職責范圍：

①。負責與乙方的檔案提卷和還卷等交接工作，協(xié)同甲方人員作好交接清單記錄并

簽字。

②.負責監(jiān)督乙方規(guī)范化加工。

③.隨時把握乙方加工進度并進行協(xié)調.

④。及時關注并抽查乙方加工質量

⑤.代表甲方與乙方進行及時的溝通及問題協(xié)調，確保項目順利完工。

2乙方人員

2o1.管理人員

主要為：熟悉現(xiàn)場加工管理，熟悉數(shù)字化整體作業(yè)流程，具有較強組織能力和現(xiàn)場管

理及溝通能力的乙方負責人。

2。2.工程技術人員

主要為：熟悉計算機軟、硬件技術，了解檔案數(shù)據庫標準和系統(tǒng)開發(fā)。了解檔案管

理等相關專業(yè)知識的乙方技術部技術支持工程師。

2.3數(shù)據采集作業(yè)員

主要為：了解檔案數(shù)據庫數(shù)據標準和計算機軟件應用等相關知識的乙方數(shù)字化制作

部工作人員。

職務職責人備注

人員員安排見表3

—1項目負責

人不一定要常

駐現(xiàn)場，但要

1.負責人員，資源的調配工佐.

通過一切通訊

2.負責施工組織設計、管理.

項目負手段和定期到

3.負貢施工條件的保障及與甲乙

1人

責人現(xiàn)場的督導，

雙方關于項目進展狀態(tài)的匯報

管切實做到對該

和協(xié)調工作。

理項目加工進度

人和加工質量的

員掌控

U負責與乙方的檔案提卷和還卷等

交接工作

現(xiàn)場主2.負責現(xiàn)場的人員管理和加工管理

1人

管3o負負數(shù)據的終驗和掛接

4o配合項目負責人做好與乙方的溝

通協(xié)調工作.

負責將檔案卷內目錄及其它索引信

著錄入

數(shù)息進行手工錄入為電子數(shù)據信息并1人

員

據校對

二.采掃描人負責按制定的技術規(guī)范將檔案資料數(shù)字化工作

1人

軟、硬集員掃描件準備

1.配人在進行圖像處備硬件數(shù)量

員1.去污：將掃描獲取的圖像進行圖理的時候，肯

像去污；去黑邊及去雜點等；定是逐頁處

2.糾偏：將偏斜的圖像進行糾正處理，所以要留

及檔次要視數(shù)據采集工作情況及數(shù)據量大小。

2.甲方提供PC機4-6臺給乙方作為采集作業(yè)使用，其他硬件設備由乙方自行解決。

3.場地：甲方提供.

4.辦公用具：甲方提供打印機（以實際用量為標準）、辦公桌椅、檔案資料的裝訂

及打印機所用的全部耗材。

5o其他條件：提供電力和飲水。

軟硬件準備詳見表3—2

表3-2軟、硬件配備列表

軟、硬件名稱數(shù)量詳細配置響應時間提供方

1.需支持全文

檢索使用功

能。

項目開始需

綜合檔案管理系統(tǒng)一套2.支持TIFF甲方

到位

和PDF格式

數(shù)據的批量

掛接功能。

能滿足本加

數(shù)字化流程管理和加項目開始需

全套工項目所有的乙方

工軟件、OCR軟件到位

技術要求

項目開始需

服務器一臺甲方

到位

掃描儀（A3幅面）一臺富士通A3幅項目開始需乙方

面到位

FI-4750C

(ADF)

A4幅面

項目開始需

掃描儀（A4幅面）一臺虹光-FB6030乙方

到位

（平板）

4—6項目開始需

計算機PC機甲方

套到位

三。確定數(shù)字化內容、數(shù)量及用戶需求

在數(shù)據采集之前，首先要客觀真實統(tǒng)計數(shù)字化內容和數(shù)量，確定用戶使用需求，然后

制定而應方案和技術控制以便準確地進行施工安排.

表3—3三峽大學檔案館檔案數(shù)字化用戶需求調研表

檔案類備

檔案數(shù)量數(shù)字化準備情況紙張及保存情況用戶需求

型注

r檔案裝訂廠很好廠一般廠影像化

招生名約一件

廠檔案著錄

冊約一面

r檔案整理排序廠較差「很差廠矢量化

廠檔案裝訂廠很好廠一般影像化

學籍檔約一件r

廠檔案著錄

案約一面

廠檔案整理排序廠校差「很差廠矢量化

廠檔案裝訂廠很好「一般廠影像化

學生成約____件廠檔案著錄

績約____面

廠檔案整理排序廠校差「很差廠矢量化

廠檔案裝訂廠很好廠一般廠影像化

黨群檔約一件廠檔案著錄

案約____面

廠檔案整理排序廠校差「很差「矢量化

廠檔案裝訂廠很好廠一般r影像化

基建檔約一件廠檔案著錄

案約____面廠檔案整理排序廠較差「很差廠矢量化

廠檔案裝訂廠很好廠一般r影像化

科研檔約____件廠檔案著錄

案約____面廠檔案整理排序廠較差「很差廠矢量化

其它：

r檔案裝訂廠很好廠一般r影像化

r檔案著錄

約____件

廠檔案整理排序廠較差「很差「矢量化

約____面

填表人職務

第二節(jié)數(shù)字化加工流程及主要技術方案

檔案數(shù)字化加工主要流程包括：提卷-拆卷一檔案著錄一掃描-圖像處理一OCR-校

對一版式還原-轉雙層PDF—終驗一掛接。

圖一■檔案數(shù)字化加工流程圖

頁號

編寫

流

程

單

還卷

錄入

數(shù)據

英

制作

光盤程

單

清單

移交

光盤

電子

文件

檢

總質

校對

數(shù)據

文件

掃描

電子

/Jit

電子

I程

文件

電子

文件

描

文件掃

處理

圖像

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掛接

■1批■

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質檢

文件

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