公司公開郵箱管理制度

公司公開郵箱管理制度總則一、目的為規(guī)范公司公開郵箱的使用和管理，保障公司信息的安全與暢通，提高工作效率，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。三、管理原則1.安全保密原則：公開郵箱用于公司內部信息的交流與傳遞，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司機密信息。2.規(guī)范使用原則：員工應按照本制度的規(guī)定正確使用公開郵箱，不得用于私人用途或違反公司規(guī)定的行為。3.責任明確原則：公司對公開郵箱的使用和管理負有監(jiān)督和管理責任，員工對自己在公開郵箱中的行為負責。四、公開郵箱的設置與管理1.公司設立統(tǒng)一的公開郵箱，用于公司內部的信息交流、通知發(fā)布、工作協(xié)作等。2.公開郵箱由公司信息技術部門負責設置、維護和管理，確保郵箱的正常運行和安全性。3.信息技術部門應定期對公開郵箱進行備份和清理，防止郵件丟失或存儲空間不足。4.公司有權根據需要對公開郵箱的設置和管理進行調整和變更，并及時通知相關員工。公開郵箱的使用規(guī)定一、郵件發(fā)送與接收1.員工應使用自己的公司賬號登錄公開郵箱，不得使用他人賬號或共享賬號。2.發(fā)送郵件時，應注明郵件主題和收件人，確保郵件內容清晰、準確、完整。3.接收郵件時，應及時查看和處理，不得拖延或忽略重要郵件。4.嚴禁發(fā)送垃圾郵件、病毒郵件或惡意郵件，如發(fā)現應立即刪除并向信息技術部門報告。二、郵件內容規(guī)范1.郵件內容應符合公司的規(guī)章制度和職業(yè)道德規(guī)范，不得包含違法、違規(guī)、侮辱、誹謗等內容。2.郵件內容應簡潔明了，避免冗長、復雜或模糊的表達，確保信息的有效傳遞。3.涉及公司機密信息的郵件，應嚴格按照公司的保密規(guī)定進行處理，不得隨意泄露。4.不得在郵件中使用不當的語言或表情，保持郵件的正式和專業(yè)。三、郵件附件管理1.發(fā)送郵件時，如需要添加附件，應確保附件的內容與郵件主題相關，且符合公司的規(guī)定。2.附件的格式應符合公司的要求，如圖片應使用JPEG或PNG格式，文檔應使用PDF或Word格式等。3.附件的大小應控制在合理范圍內，不得超過公司規(guī)定的郵件附件大小限制。4.接收郵件時，如發(fā)現附件存在問題或異常，應及時與發(fā)件人聯系，要求其重新發(fā)送或處理。四、郵件轉發(fā)與回復1.如需轉發(fā)郵件，應征得原郵件發(fā)件人的同意，并在轉發(fā)郵件中注明轉發(fā)的原因和目的。2.回復郵件時，應針對原郵件的內容進行回復，不得偏離主題或提供無關信息。3.回復郵件應及時、準確，不得拖延或敷衍了事。4.嚴禁將公司內部郵件轉發(fā)給外部人員或在未經授權的情況下公開郵件內容。五、郵件歸檔與保存1.員工應定期對自己的郵件進行歸檔和整理，以便日后查閱和使用。2.歸檔的郵件應按照公司的規(guī)定進行分類和存儲，不得隨意刪除或更改。3.公司信息技術部門應定期對公開郵箱的郵件進行備份和存檔，確保郵件的安全性和可追溯性。4.員工離職時，應將自己的郵件進行清理和移交，不得將公司郵件帶走或泄露。公開郵箱的權限管理一、賬號權限1.公司為每位員工分配唯一的公司賬號，用于登錄公開郵箱。2.員工應妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。3.如發(fā)現賬號和密碼被盜用或異常情況，應立即通知信息技術部門進行處理。4.公司有權根據員工的工作職責和權限，對其公開郵箱的賬號進行設置和調整。二、郵件權限1.公司對公開郵箱的郵件進行分類管理，根據郵件的內容和性質，設置不同的權限級別。2.一般情況下，員工只能查看和處理自己權限范圍內的郵件，不得查看或處理他人權限范圍內的郵件。3.如需要查看或處理他人權限范圍內的郵件，應獲得相關人員的授權或按照公司的規(guī)定進行申請。4.公司信息技術部門應定期對公開郵箱的郵件權限進行檢查和調整，確保權限的合理性和安全性。公開郵箱的監(jiān)督與檢查一、監(jiān)督機制1.公司設立專門的監(jiān)督部門，負責對公開郵箱的使用和管理進行監(jiān)督和檢查。2.監(jiān)督部門應定期對公開郵箱的使用情況進行抽查和審計，發(fā)現問題及時處理。3.員工有權對公開郵箱的使用和管理進行監(jiān)督和舉報，監(jiān)督部門應及時受理并處理相關舉報。二、檢查內容1.檢查員工對公開郵箱的使用是否符合本制度的規(guī)定，包括郵件發(fā)送、接收、內容規(guī)范、附件管理等方面。2.檢查公開郵箱的賬號和密碼管理是否規(guī)范，是否存在賬號被盜用或密碼泄露的情況。3.檢查公開郵箱的郵件權限設置是否合理，是否存在權限濫用或越權操作的情況。4.檢查公開郵箱的備份和存檔是否及時、完整，是否存在郵件丟失或損壞的情況。三、處理措施1.對于違反本制度規(guī)定的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括口頭警告、書面警告、罰款、停職、辭退等。2.對于違反保密規(guī)定或造成公司信息泄露的員工，公司將依法追究其法律責任。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，監(jiān)督部門應及時通知相關部門進行整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。附則一、本