封閉培訓(xùn)用品管理制度

封閉培訓(xùn)用品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司封閉培訓(xùn)期間培訓(xùn)用品的管理，規(guī)范培訓(xùn)用品的采購、使用、保管及回收流程，確保培訓(xùn)工作的順利進(jìn)行，提高培訓(xùn)用品的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織的各類封閉培訓(xùn)活動(dòng)中所涉及的培訓(xùn)用品管理，包括但不限于教材、筆記本、筆、文件夾、培訓(xùn)設(shè)備等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)用品由公司統(tǒng)一采購、調(diào)配和管理，確保用品的質(zhì)量和供應(yīng)的及時(shí)性。2.按需配備原則：根據(jù)培訓(xùn)課程的內(nèi)容和要求，合理配備培訓(xùn)用品，避免浪費(fèi)。3.規(guī)范使用原則：明確培訓(xùn)用品的使用規(guī)范，要求學(xué)員和培訓(xùn)工作人員正確使用，愛護(hù)培訓(xùn)用品。4.責(zé)任到人原則：對培訓(xùn)用品的采購、發(fā)放、使用、保管和回收等環(huán)節(jié)明確責(zé)任，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位。二、職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善封閉培訓(xùn)用品管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃，匯總各部門培訓(xùn)用品需求，編制培訓(xùn)用品采購計(jì)劃。3.組織培訓(xùn)用品的采購、驗(yàn)收、入庫、發(fā)放、回收等工作。4.定期對培訓(xùn)用品的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，提出改進(jìn)建議。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核培訓(xùn)用品采購計(jì)劃和費(fèi)用預(yù)算，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。2.按照財(cái)務(wù)制度，辦理培訓(xùn)用品采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。3.對培訓(xùn)用品的費(fèi)用進(jìn)行核算和管理，定期進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)。（三）培訓(xùn)部門1.根據(jù)培訓(xùn)課程的實(shí)際需求，協(xié)助人力資源部門制定培訓(xùn)用品的具體配置清單。2.在培訓(xùn)過程中，指導(dǎo)學(xué)員正確使用培訓(xùn)用品，監(jiān)督培訓(xùn)用品的使用情況。3.負(fù)責(zé)培訓(xùn)結(jié)束后培訓(xùn)用品的回收和整理工作，并及時(shí)反饋給人力資源部門。（四）使用部門及學(xué)員1.使用部門負(fù)責(zé)本部門學(xué)員培訓(xùn)用品的領(lǐng)取、發(fā)放和管理，確保學(xué)員正確使用培訓(xùn)用品。2.學(xué)員應(yīng)按照培訓(xùn)要求和使用規(guī)范，妥善保管和使用培訓(xùn)用品，培訓(xùn)結(jié)束后及時(shí)歸還。三、采購管理（一）采購計(jì)劃編制1.人力資源部門應(yīng)在每次封閉培訓(xùn)前[X]周，根據(jù)培訓(xùn)課程安排、培訓(xùn)人數(shù)及培訓(xùn)用品的使用周期等因素，匯總各部門培訓(xùn)用品需求，編制詳細(xì)的培訓(xùn)用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括用品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。2.培訓(xùn)用品采購計(jì)劃需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。如因特殊情況需要調(diào)整采購計(jì)劃，應(yīng)提前[X]天提出申請，經(jīng)審批同意后方可變更。（二）供應(yīng)商選擇1.人力資源部門負(fù)責(zé)建立培訓(xùn)用品供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評估和篩選。優(yōu)先選擇具有良好口碑、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理且能提供優(yōu)質(zhì)售后服務(wù)的供應(yīng)商。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價(jià)，對于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰，補(bǔ)充新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。（三）采購實(shí)施1.根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，人力資源部門負(fù)責(zé)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同要求，跟蹤采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付培訓(xùn)用品。如遇供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的解決措施，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.采購過程中發(fā)生的費(fèi)用支出，應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，確保費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性、合法性和合規(guī)性。（四）驗(yàn)收入庫1.培訓(xùn)用品到貨后，人力資源部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等。2.對于驗(yàn)收合格的培訓(xùn)用品，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明用品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、入庫日期等信息，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，一聯(lián)交采購部門。3.對于驗(yàn)收不合格的培訓(xùn)用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或補(bǔ)貨。如因質(zhì)量問題給公司造成損失的，應(yīng)按照采購合同的約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。四、發(fā)放管理（一）發(fā)放準(zhǔn)備1.人力資源部門根據(jù)培訓(xùn)人員名單和培訓(xùn)用品配置清單，準(zhǔn)備好相應(yīng)的培訓(xùn)用品，并進(jìn)行分類整理和標(biāo)識(shí)。2.在培訓(xùn)開始前[X]天，通知各使用部門到指定地點(diǎn)領(lǐng)取培訓(xùn)用品。使用部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取，并在領(lǐng)取登記表上簽字確認(rèn)。（二）發(fā)放流程1.培訓(xùn)用品發(fā)放時(shí)，發(fā)放人員應(yīng)按照培訓(xùn)用品配置清單，逐一核對發(fā)放物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確保發(fā)放準(zhǔn)確無誤。2.向?qū)W員發(fā)放培訓(xùn)用品時(shí)，應(yīng)要求學(xué)員在發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取登記表應(yīng)詳細(xì)記錄學(xué)員姓名、部門、培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)用品名稱及數(shù)量、領(lǐng)取日期等信息。3.對于有特殊使用要求的培訓(xùn)用品，發(fā)放人員應(yīng)向?qū)W員進(jìn)行詳細(xì)說明和指導(dǎo)，確保學(xué)員正確使用。五、使用管理（一）使用規(guī)范1.學(xué)員應(yīng)按照培訓(xùn)要求和培訓(xùn)用品的使用說明，正確使用培訓(xùn)用品，不得隨意損壞、丟棄或轉(zhuǎn)借他人。2.在培訓(xùn)過程中，如需對培訓(xùn)用品進(jìn)行補(bǔ)充或更換，應(yīng)及時(shí)向培訓(xùn)工作人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)取。3.培訓(xùn)工作人員應(yīng)以身作則，帶頭遵守培訓(xùn)用品使用規(guī)范，指導(dǎo)學(xué)員正確使用培訓(xùn)用品，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。（二）使用監(jiān)督1.培訓(xùn)部門在培訓(xùn)過程中應(yīng)加強(qiáng)對培訓(xùn)用品使用情況的監(jiān)督檢查，定期巡查學(xué)員使用培訓(xùn)用品的情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)制止并進(jìn)行記錄。2.人力資源部門可不定期對培訓(xùn)用品的使用情況進(jìn)行抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給相關(guān)部門，并督促整改。六、保管管理（一）保管責(zé)任1.使用部門負(fù)責(zé)本部門培訓(xùn)用品的保管工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保培訓(xùn)用品存放安全、有序。2.學(xué)員個(gè)人領(lǐng)取的培訓(xùn)用品由學(xué)員本人負(fù)責(zé)保管，培訓(xùn)結(jié)束后應(yīng)及時(shí)歸還。（二）保管要求1.培訓(xùn)用品應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方，避免受潮、發(fā)霉、損壞或丟失。2.對于貴重的培訓(xùn)設(shè)備和電子用品，應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，如定期充電、維護(hù)保養(yǎng)等，確保其正常使用。3.建立培訓(xùn)用品保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄培訓(xùn)用品的出入庫情況，包括物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、出入庫日期、領(lǐng)取人或發(fā)放人等信息，做到賬物相符。七、回收管理（一）回收通知1.在培訓(xùn)結(jié)束前[X]天，培訓(xùn)部門應(yīng)向?qū)W員和使用部門發(fā)出培訓(xùn)用品回收通知，明確回收時(shí)間、地點(diǎn)和要求。2.通知應(yīng)告知學(xué)員將個(gè)人領(lǐng)取的培訓(xùn)用品整理好，按時(shí)交回指定地點(diǎn)，同時(shí)提醒使用部門對公共使用的培訓(xùn)用品進(jìn)行清理和回收。（二）回收流程1.培訓(xùn)結(jié)束后，學(xué)員應(yīng)按照回收通知要求，將個(gè)人領(lǐng)取的培訓(xùn)用品交回給培訓(xùn)工作人員。培訓(xùn)工作人員在回收時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對培訓(xùn)用品的數(shù)量和完好情況，如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失的，應(yīng)要求學(xué)員說明原因并進(jìn)行記錄。2.使用部門負(fù)責(zé)將公共使用的培訓(xùn)用品進(jìn)行清理和回收，統(tǒng)一交回給人力資源部門。人力資源部門對回收的培訓(xùn)用品進(jìn)行驗(yàn)收，對于驗(yàn)收合格的培訓(xùn)用品辦理入庫手續(xù)，對于損壞或丟失的培訓(xùn)用品，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）處理方式1.對于回收后仍可繼續(xù)使用的培訓(xùn)用品，應(yīng)進(jìn)行整理、分類和標(biāo)識(shí)，妥善保管，以備后續(xù)培訓(xùn)使用。2.對于損壞無法修復(fù)或已達(dá)到使用年限的培訓(xùn)用品，由人力資源部門填寫報(bào)廢申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢處理應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定執(zhí)行，確保資產(chǎn)處置的合規(guī)性。3.對于回收的培訓(xùn)用品中有價(jià)值的物品，如教材、筆記本等，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行捐贈(zèng)或變賣處理，所得款項(xiàng)應(yīng)上繳公司財(cái)務(wù)部門。八、盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)周期1.人力資源部門應(yīng)定期對培訓(xùn)用品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為每[X]月一次。2.在每次封閉培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對該次培訓(xùn)所使用的培訓(xùn)用品進(jìn)行專項(xiàng)盤點(diǎn)。（二）盤點(diǎn)內(nèi)容1.盤點(diǎn)培訓(xùn)用品的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、存放位置等信息，與保管臺(tái)賬進(jìn)行核對，確保賬物相符。2.檢查培訓(xùn)用品的質(zhì)量狀況，如發(fā)現(xiàn)有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)記錄并上報(bào)。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，包括賬物相符情況、盤盈盤虧情況及原因分析等。2.對于盤盈盤虧的培訓(xùn)用品，應(yīng)查明原因，提出處理意見，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行調(diào)整。如因人為原因造成盤虧的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立培訓(xùn)用品管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括財(cái)務(wù)部門、培訓(xùn)部門及相關(guān)使用部門的人員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對培訓(xùn)用品管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保制度的有效執(zhí)行。2.鼓勵(lì)員工對培訓(xùn)用品管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對于經(jīng)查實(shí)的舉報(bào)，給予舉報(bào)人適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。（二）檢查內(nèi)容1.檢查培訓(xùn)用品管理制度的執(zhí)行情況，包括采購、發(fā)放、使用、保管、回收等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.檢查培訓(xùn)用品的質(zhì)量、數(shù)量及使用情況，是否存在浪費(fèi)、損壞、丟失等現(xiàn)象。3.檢查培訓(xùn)用品保管臺(tái)賬和相關(guān)記錄的完整性、準(zhǔn)確性，是否做到賬物相符。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定詳細(xì)的整改措施，明確整改責(zé)任人、整改