外檢公司儀器管理制度

外檢公司儀器管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范外檢公司儀器的管理，確保儀器設(shè)備的正常運(yùn)行，提高檢測(cè)工作的準(zhǔn)確性和效率，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于外檢公司內(nèi)所有用于檢測(cè)工作的儀器設(shè)備，包括但不限于各類分析儀器、無損檢測(cè)儀器、環(huán)境檢測(cè)儀器等。3.職責(zé)分工儀器管理部門負(fù)責(zé)儀器設(shè)備的整體規(guī)劃、采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、調(diào)配、維護(hù)、校準(zhǔn)、報(bào)廢等全生命周期管理工作。使用部門負(fù)責(zé)本部門儀器設(shè)備的日常使用、保管、簡(jiǎn)單維護(hù)，并配合儀器管理部門進(jìn)行相關(guān)工作。操作人員嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用儀器設(shè)備，做好使用記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對(duì)儀器設(shè)備的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保儀器設(shè)備的管理符合質(zhì)量管理體系要求。二、儀器采購(gòu)與驗(yàn)收1.采購(gòu)計(jì)劃儀器管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求、現(xiàn)有儀器設(shè)備狀況以及技術(shù)更新情況，每年定期制定儀器采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確儀器設(shè)備的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.供應(yīng)商選擇建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，包括其資質(zhì)、業(yè)績(jī)、產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)支持能力等方面，確保其能夠滿足公司需求。3.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括儀器設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給儀器管理部門備案。4.驗(yàn)收流程儀器到貨前，儀器管理部門應(yīng)通知使用部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。儀器到貨時(shí)，由儀器管理部門組織相關(guān)人員按照采購(gòu)合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括儀器設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、隨機(jī)附件、技術(shù)資料等。對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行性能測(cè)試和功能驗(yàn)證，確保其能夠滿足檢測(cè)工作的要求。驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的儀器設(shè)備，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如無法解決，按照合同約定處理。三、儀器入庫(kù)與保管1.入庫(kù)登記驗(yàn)收合格的儀器設(shè)備，儀器管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫儀器設(shè)備入庫(kù)登記表，詳細(xì)記錄儀器設(shè)備的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置日期、供應(yīng)商、驗(yàn)收情況等信息。將儀器設(shè)備的相關(guān)資料，如說明書、操作手冊(cè)、合格證、保修卡等整理歸檔，妥善保管。2.存放要求根據(jù)儀器設(shè)備的特性和要求，選擇合適的存放地點(diǎn)，確保儀器設(shè)備存放環(huán)境符合要求，如溫度、濕度、防塵、防潮、防震等。對(duì)精密儀器和貴重儀器應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，實(shí)行專人專管。儀器設(shè)備應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。3.保管責(zé)任儀器管理部門負(fù)責(zé)儀器設(shè)備的整體保管工作，定期對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其處于良好狀態(tài)。使用部門負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用儀器設(shè)備的保管，指定專人負(fù)責(zé)，做好日常保管工作，防止儀器設(shè)備損壞、丟失等情況發(fā)生。四、儀器調(diào)配與使用1.調(diào)配原則根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和儀器設(shè)備的使用情況，遵循合理調(diào)配、資源共享的原則，對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配。優(yōu)先保障重點(diǎn)項(xiàng)目和緊急檢測(cè)任務(wù)的儀器設(shè)備需求。2.調(diào)配流程使用部門如需使用其他部門的儀器設(shè)備，應(yīng)填寫儀器設(shè)備借用申請(qǐng)表，注明借用儀器設(shè)備的名稱、型號(hào)、規(guī)格、借用時(shí)間、借用原因等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字后提交給儀器管理部門。儀器管理部門根據(jù)儀器設(shè)備的使用情況和調(diào)配原則進(jìn)行審核，審核通過后辦理調(diào)配手續(xù)，并通知相關(guān)部門和人員。借用部門應(yīng)在借用期限屆滿前歸還儀器設(shè)備，如需延長(zhǎng)借用期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.使用規(guī)定操作人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉儀器設(shè)備的操作規(guī)程和性能特點(diǎn)，取得相應(yīng)的操作資格證書后，方可獨(dú)立操作儀器設(shè)備。操作人員在使用儀器設(shè)備前，應(yīng)檢查儀器設(shè)備的運(yùn)行狀況和環(huán)境條件，確保儀器設(shè)備正常運(yùn)行。嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用儀器設(shè)備，不得擅自更改儀器設(shè)備的參數(shù)和設(shè)置，不得違規(guī)操作。使用過程中如發(fā)現(xiàn)儀器設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)報(bào)告儀器管理部門和相關(guān)負(fù)責(zé)人，不得自行拆卸或維修。做好儀器設(shè)備的使用記錄，記錄內(nèi)容包括使用日期、使用時(shí)間、使用人員、檢測(cè)項(xiàng)目、樣品信息、儀器設(shè)備運(yùn)行狀況等，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。五、儀器維護(hù)與校準(zhǔn)1.維護(hù)計(jì)劃儀器管理部門應(yīng)根據(jù)儀器設(shè)備的使用說明書和實(shí)際使用情況，制定年度儀器設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)周期、維護(hù)責(zé)任人等。維護(hù)計(jì)劃應(yīng)涵蓋儀器設(shè)備的日常維護(hù)、一級(jí)維護(hù)、二級(jí)維護(hù)等不同層次的維護(hù)工作。2.日常維護(hù)操作人員在每次使用儀器設(shè)備后，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行清潔、保養(yǎng)等日常維護(hù)工作，確保儀器設(shè)備外觀整潔，無灰塵、無污漬。檢查儀器設(shè)備的運(yùn)行狀況，如儀器設(shè)備的運(yùn)行聲音、指示燈、顯示屏等是否正常，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常情況。3.一級(jí)維護(hù)儀器管理部門定期組織專業(yè)技術(shù)人員對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行一級(jí)維護(hù)，維護(hù)內(nèi)容包括儀器設(shè)備的內(nèi)部清潔、部件檢查、緊固螺絲、潤(rùn)滑等。對(duì)儀器設(shè)備的性能進(jìn)行檢測(cè)和調(diào)試，確保儀器設(shè)備的各項(xiàng)性能指標(biāo)符合要求。4.二級(jí)維護(hù)根據(jù)儀器設(shè)備的使用年限和運(yùn)行狀況，適時(shí)安排二級(jí)維護(hù)，二級(jí)維護(hù)一般由儀器設(shè)備生產(chǎn)廠家或?qū)I(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行。二級(jí)維護(hù)內(nèi)容包括對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行全面檢查、維修、更換磨損部件等，確保儀器設(shè)備的性能和精度得到恢復(fù)和提升。5.校準(zhǔn)管理按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，定期對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行校準(zhǔn)，確保儀器設(shè)備的測(cè)量結(jié)果準(zhǔn)確可靠。校準(zhǔn)周期應(yīng)根據(jù)儀器設(shè)備的使用頻率、穩(wěn)定性等因素合理確定，校準(zhǔn)記錄應(yīng)妥善保存。校準(zhǔn)合格的儀器設(shè)備應(yīng)粘貼校準(zhǔn)標(biāo)識(shí)，并注明校準(zhǔn)日期和有效期。校準(zhǔn)不合格的儀器設(shè)備，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或報(bào)廢處理。六、儀器故障處理與報(bào)廢1.故障報(bào)告操作人員在使用儀器設(shè)備過程中發(fā)現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)立即停止使用，并填寫儀器設(shè)備故障報(bào)告，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、可能原因等信息。將故障報(bào)告及時(shí)提交給儀器管理部門和相關(guān)負(fù)責(zé)人。2.故障診斷與維修儀器管理部門接到故障報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)組織專業(yè)技術(shù)人員對(duì)故障進(jìn)行診斷，確定故障原因和維修方案。對(duì)于一般性故障，由公司內(nèi)部技術(shù)人員進(jìn)行維修；對(duì)于復(fù)雜故障或本公司無法維修的故障，聯(lián)系儀器設(shè)備生產(chǎn)廠家或?qū)I(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。維修過程中應(yīng)做好維修記錄，記錄維修時(shí)間、維修人員、維修內(nèi)容、更換部件等信息。3.報(bào)廢鑒定對(duì)于無法修復(fù)或維修成本過高、技術(shù)性能嚴(yán)重落后、已無使用價(jià)值的儀器設(shè)備，由儀器管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行報(bào)廢鑒定。報(bào)廢鑒定應(yīng)綜合考慮儀器設(shè)備的使用年限、技術(shù)狀況、維修記錄、市場(chǎng)價(jià)值等因素。4.報(bào)廢審批經(jīng)報(bào)廢鑒定確需報(bào)廢的儀器設(shè)備，填寫儀器設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表，注明儀器設(shè)備的名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置日期、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)使用部門、儀器管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.報(bào)廢處理儀器設(shè)備報(bào)廢批準(zhǔn)后，由儀器管理部門負(fù)責(zé)組織報(bào)廢處理工作，可采用出售、捐贈(zèng)、拆解等方式進(jìn)行處理。報(bào)廢處理過程中應(yīng)做好記錄，確保報(bào)廢儀器設(shè)備的去向明確。七、儀器檔案管理1.檔案內(nèi)容儀器設(shè)備檔案應(yīng)包括儀器設(shè)備的購(gòu)置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、入庫(kù)登記表、使用說明書、操作手冊(cè)、合格證、保修卡、校準(zhǔn)記錄、維護(hù)記錄、故障報(bào)告、維修記錄、報(bào)廢申請(qǐng)表等相關(guān)資料。2.檔案建立儀器管理部門在儀器設(shè)備采購(gòu)驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時(shí)建立儀器設(shè)備檔案，并指定專人負(fù)責(zé)檔案的管理工作。檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類整理、編號(hào)歸檔，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、有序。3.檔案查閱因工作需要查閱儀器設(shè)備檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)儀器管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并做好查閱記錄。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查質(zhì)量部門定期對(duì)儀器設(shè)備的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括儀器設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、調(diào)配、使用、維護(hù)、校準(zhǔn)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)。對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.考核機(jī)制建立儀器設(shè)備管理考核機(jī)制，對(duì)儀器管理部門、使用部門、操作人員等相關(guān)人員的儀器設(shè)備管理工作進(jìn)行考核。考核指