測(cè)繪公司采購(gòu)部管理制度

測(cè)繪公司采購(gòu)部管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司采購(gòu)部的工作流程，加強(qiáng)采購(gòu)管理，確保采購(gòu)工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利開(kāi)展，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司采購(gòu)部及與采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的所有部門(mén)和人員。3.基本原則按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際需求，合理安排采購(gòu)計(jì)劃，確保所采購(gòu)的物資和服務(wù)滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：在滿足需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)的物資和服務(wù)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。成本控制原則：通過(guò)科學(xué)的采購(gòu)策略和有效的供應(yīng)商管理，降低采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。公平公正原則：在采購(gòu)活動(dòng)中，遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，維護(hù)公司利益，杜絕不正當(dāng)交易行為。廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，嚴(yán)禁接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益，確保采購(gòu)工作的廉潔性。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部組織架構(gòu)采購(gòu)部設(shè)采購(gòu)經(jīng)理一名，下設(shè)采購(gòu)專(zhuān)員若干名，根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行分工，分別負(fù)責(zé)不同類(lèi)別的物資和服務(wù)采購(gòu)工作。2.采購(gòu)部職責(zé)采購(gòu)計(jì)劃制定：根據(jù)公司各部門(mén)需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，制定年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃，并負(fù)責(zé)計(jì)劃的組織實(shí)施。供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與管理：負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、評(píng)估、選擇、考核等工作，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，確保供應(yīng)商的供貨能力和質(zhì)量信譽(yù)。采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行：負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、審核、簽訂、履行和跟蹤等工作，確保合同的順利執(zhí)行，維護(hù)公司合法權(quán)益。采購(gòu)成本控制：通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等方式，選擇合適的供應(yīng)商，控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)價(jià)格合理。采購(gòu)物資驗(yàn)收與付款：負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的到貨驗(yàn)收工作，確保物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合合同要求；根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果和合同約定，辦理采購(gòu)付款手續(xù)。采購(gòu)信息管理：負(fù)責(zé)收集、整理、分析采購(gòu)相關(guān)信息，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展情況，為公司決策提供依據(jù)。其他工作：完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與采購(gòu)相關(guān)的工作任務(wù)。三、采購(gòu)流程1.需求申請(qǐng)公司各部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交采購(gòu)部。2.采購(gòu)審批采購(gòu)專(zhuān)員收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實(shí)庫(kù)存情況，判斷是否需要采購(gòu)。對(duì)于金額較小的常規(guī)采購(gòu)申請(qǐng)，由采購(gòu)經(jīng)理直接審批；對(duì)于金額較大或特殊的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)經(jīng)理審核后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)入采購(gòu)流程，未通過(guò)的申請(qǐng)由采購(gòu)專(zhuān)員反饋給申請(qǐng)部門(mén)，并說(shuō)明原因。3.采購(gòu)實(shí)施制定采購(gòu)方案：采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，制定具體的采購(gòu)方案，包括采購(gòu)方式選擇、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)時(shí)間安排等。選擇供應(yīng)商：采購(gòu)專(zhuān)員通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)送《采購(gòu)詢價(jià)單》。詢價(jià)與報(bào)價(jià)：供應(yīng)商收到《采購(gòu)詢價(jià)單》后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行報(bào)價(jià)。采購(gòu)專(zhuān)員收集各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息，進(jìn)行整理和比較，必要時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和議價(jià)。確定供應(yīng)商：采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)詢價(jià)和議價(jià)結(jié)果，綜合考慮供應(yīng)商的各方面因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并填寫(xiě)《供應(yīng)商選定審批表》，報(bào)采購(gòu)經(jīng)理審批。采購(gòu)經(jīng)理審批通過(guò)后，與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。4.采購(gòu)合同管理合同起草與審核：采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)與供應(yīng)商達(dá)成的協(xié)議，起草采購(gòu)合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方的基本信息、采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同起草完成后，提交公司法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。合同簽訂：經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)的采購(gòu)合同，由采購(gòu)經(jīng)理與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的合同原件由采購(gòu)部存檔保管，同時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，以便跟蹤合同執(zhí)行情況。合同執(zhí)行與跟蹤：采購(gòu)專(zhuān)員負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的執(zhí)行和跟蹤工作，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。在合同執(zhí)行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為或出現(xiàn)合同變更情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，維護(hù)公司利益，并按照合同約定處理相關(guān)事宜。5.物資驗(yàn)收到貨通知：采購(gòu)專(zhuān)員在預(yù)計(jì)到貨時(shí)間前，提前通知相關(guān)部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收組織：物資到貨后，由采購(gòu)專(zhuān)員組織相關(guān)部門(mén)人員（如使用部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)等）按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等方面。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收人員填寫(xiě)《物資驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)注明不合格原因，并提出處理意見(jiàn)。《物資驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，交采購(gòu)部存檔。6.付款管理付款申請(qǐng)：采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)合同約定和物資驗(yàn)收情況，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明付款金額、付款方式、付款時(shí)間等信息，并附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)證明文件?！陡犊钌暾?qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門(mén)。付款審批：財(cái)務(wù)部門(mén)收到《付款申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)合同執(zhí)行情況和款項(xiàng)支付條件。對(duì)于符合付款條件的申請(qǐng)，按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)安排付款。付款記錄：財(cái)務(wù)部門(mén)在完成付款后，及時(shí)記錄付款信息，并將付款憑證交采購(gòu)部存檔，以便核對(duì)和查詢。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)開(kāi)發(fā)計(jì)劃：采購(gòu)部根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和采購(gòu)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定供應(yīng)商開(kāi)發(fā)計(jì)劃，明確供應(yīng)商開(kāi)發(fā)的目標(biāo)、范圍、方式和時(shí)間安排等。信息收集：通過(guò)多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、客戶介紹等。對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析，篩選出具有合作潛力的供應(yīng)商。實(shí)地考察：對(duì)于初步篩選出的潛在供應(yīng)商，采購(gòu)部組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)水平、人員素質(zhì)、售后服務(wù)等方面。實(shí)地考察結(jié)束后，撰寫(xiě)考察報(bào)告，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。供應(yīng)商引入：根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果和綜合評(píng)估情況，選擇合適的供應(yīng)商引入公司供應(yīng)商體系。采購(gòu)部與新引入的供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，建立合作關(guān)系。2.供應(yīng)商評(píng)估評(píng)估指標(biāo)：建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度、財(cái)務(wù)狀況等方面。評(píng)估周期：定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期一般為每年一次。對(duì)于重要供應(yīng)商或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲等情況的供應(yīng)商，可根據(jù)實(shí)際情況增加評(píng)估次數(shù)。評(píng)估方法：采用定性與定量相結(jié)合的評(píng)估方法，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。定性評(píng)估主要通過(guò)實(shí)地考察、問(wèn)卷調(diào)查、客戶反饋等方式進(jìn)行；定量評(píng)估主要根據(jù)供應(yīng)商的各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和計(jì)算。評(píng)估結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購(gòu)份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于良好供應(yīng)商，繼續(xù)保持合作關(guān)系，并提出改進(jìn)建議；對(duì)于合格供應(yīng)商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，予以淘汰；對(duì)于不合格供應(yīng)商，立即終止合作關(guān)系，并將其列入公司黑名單，禁止再次合作。3.供應(yīng)商考核考核內(nèi)容：根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，對(duì)供應(yīng)商的日常表現(xiàn)進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面?？己朔绞剑翰捎枚ㄆ诳己伺c不定期考核相結(jié)合的方式，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。定期考核一般每月或每季度進(jìn)行一次，由采購(gòu)專(zhuān)員收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，按照考核指標(biāo)進(jìn)行評(píng)分；不定期考核主要針對(duì)供應(yīng)商出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲等情況進(jìn)行及時(shí)考核?？己私Y(jié)果反饋：考核結(jié)束后，采購(gòu)專(zhuān)員將考核結(jié)果及時(shí)反饋給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行整改，并提交整改報(bào)告。采購(gòu)部對(duì)供應(yīng)商的整改情況進(jìn)行跟蹤和復(fù)查，確保問(wèn)題得到有效解決?？己私Y(jié)果應(yīng)用：供應(yīng)商考核結(jié)果與供應(yīng)商的合作關(guān)系、采購(gòu)份額、付款方式等掛鉤。對(duì)于考核成績(jī)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于考核成績(jī)較差的供應(yīng)商，采取警告、減少采購(gòu)份額、暫停付款等措施，直至終止合作關(guān)系。4.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)溝通與協(xié)調(diào)：采購(gòu)部定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、交貨期安排等信息，同時(shí)向供應(yīng)商反饋公司的需求變化和意見(jiàn)建議，加強(qiáng)雙方的合作與信任。培訓(xùn)與支持：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要和供應(yīng)商實(shí)際情況，采購(gòu)部可為供應(yīng)商提供相關(guān)的培訓(xùn)和支持，幫助供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)效率和管理水平，共同促進(jìn)雙方的發(fā)展。合作拓展：在維護(hù)現(xiàn)有供應(yīng)商關(guān)系的基礎(chǔ)上，采購(gòu)部積極探索與供應(yīng)商的合作拓展領(lǐng)域，尋求更多的合作機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)互利共贏。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供求關(guān)系變化等因素，可能導(dǎo)致采購(gòu)成本增加或物資供應(yīng)短缺。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商的信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面出現(xiàn)問(wèn)題，可能影響公司的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。合同風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同條款不明確、不合理或存在法律漏洞，可能導(dǎo)致公司在合同執(zhí)行過(guò)程中面臨糾紛和損失。驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)：物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)，可能導(dǎo)致不合格物資進(jìn)入公司，影響產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)進(jìn)度。付款風(fēng)險(xiǎn)：付款環(huán)節(jié)操作不當(dāng)，可能導(dǎo)致公司資金損失或出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估采購(gòu)部對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，合理安排采購(gòu)計(jì)劃，采取套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商，并與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，嚴(yán)格合同起草、審核、簽訂等環(huán)節(jié)，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。同時(shí)，加強(qiáng)合同執(zhí)行過(guò)程中的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)物資驗(yàn)收管理，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程，嚴(yán)格按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收過(guò)程中，要求驗(yàn)收人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保驗(yàn)收結(jié)果真實(shí)準(zhǔn)確。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取退貨、換貨、補(bǔ)貨等措施，降低驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)。付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)付款管理，嚴(yán)格付款審批流程，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。同時(shí)，加強(qiáng)與財(cái)務(wù)部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)掌握公司資金狀況，合理安排付款時(shí)間，降低付款風(fēng)險(xiǎn)。六、采購(gòu)信息管理1.采購(gòu)信息收集采購(gòu)專(zhuān)員通過(guò)多種渠道收集采購(gòu)相關(guān)信息，如市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、行業(yè)動(dòng)態(tài)信息、政策法規(guī)信息等。定期對(duì)收集到的采購(gòu)信息進(jìn)行整理和分類(lèi)，建立采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以便查詢和使用。2.采購(gòu)信息分析采購(gòu)部定期對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行分析，通過(guò)數(shù)據(jù)分析、趨勢(shì)分析等方法，了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和采購(gòu)業(yè)務(wù)情況，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。根據(jù)采購(gòu)信息分析結(jié)果，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略和計(jì)劃，優(yōu)化采購(gòu)流程，提高采購(gòu)工作效率和效益。3.采購(gòu)信息共享采購(gòu)部與公司其他部門(mén)建立信息共享機(jī)制，及時(shí)將采購(gòu)相關(guān)信息傳遞給需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)等，確保各部門(mén)之間信息暢通，協(xié)同工作。定期召開(kāi)采購(gòu)信息溝通會(huì)議，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展情況和采購(gòu)信息分析結(jié)果，為公司決策提供支持。七、采購(gòu)人員行為規(guī)范1.職業(yè)道德采購(gòu)人員應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度，誠(chéng)實(shí)守信，廉潔奉公，自覺(jué)維護(hù)公司利益。嚴(yán)格遵守職業(yè)道德規(guī)范，保守公司商業(yè)秘密，不得泄露采購(gòu)信息和供應(yīng)商信息。2.工作紀(jì)律按時(shí)上下班，不得遲到早退，嚴(yán)格遵守公司考勤制度。工作時(shí)間內(nèi)不得擅自離崗、串崗，不得從事與工作無(wú)關(guān)的事情。