機電分包材料管理制度

機電分包材料管理制度一、總則1.目的為加強機電分包項目材料管理，確保材料供應及時、質(zhì)量合格、成本可控，保障機電分包工程順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有機電分包工程項目中材料的采購、供應、倉儲、使用及核算等管理活動。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)施工進度和實際需求，合理安排材料采購，避免積壓和浪費。質(zhì)量第一原則：嚴格把控材料質(zhì)量，確保所采購材料符合工程設計及相關(guān)標準要求。成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購渠道、合理安排庫存等措施，降低材料采購及管理成本。責任明確原則：明確各部門及人員在材料管理中的職責，做到責任到人，獎懲分明。二、職責分工1.項目經(jīng)理部負責編制機電分包工程材料總計劃，報上級主管部門審核。根據(jù)施工進度計劃，按月、周編制材料需求計劃，并及時提交給物資部門。組織材料進場驗收，對不合格材料及時通知物資部門處理。負責施工現(xiàn)場材料的堆放、保管、發(fā)放及使用監(jiān)督，確保材料合理使用，杜絕浪費。定期對項目材料消耗情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。2.物資部門依據(jù)項目經(jīng)理部提交的材料需求計劃，負責機電分包工程材料的采購、租賃及調(diào)配工作。建立合格供應商名錄，對供應商進行評價和管理，確保所采購材料的質(zhì)量和供應及時性。負責材料的運輸、倉儲管理，做好材料的驗收、入庫、保管、發(fā)放等工作，確保材料數(shù)量準確、質(zhì)量完好。定期盤點庫存材料，及時掌握庫存動態(tài)，對積壓、變質(zhì)等材料及時進行處理。負責編制材料采購及成本核算報表，上報相關(guān)部門。3.技術(shù)部門提供機電分包工程材料的技術(shù)要求和質(zhì)量標準，參與材料供應商的考察和評價。對新材料、新技術(shù)、新工藝的應用提供技術(shù)支持，協(xié)助解決材料使用過程中的技術(shù)問題。審核材料代用申請，辦理相關(guān)手續(xù)。4.質(zhì)量部門負責對機電分包工程材料的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督，參與材料供應商的考察和評價。對進場材料進行抽檢，對不合格材料及時出具檢驗報告，并監(jiān)督處理情況。協(xié)助解決材料質(zhì)量糾紛，確保工程質(zhì)量符合要求。5.財務部門負責機電分包工程材料采購資金的審核和支付，監(jiān)督材料成本核算及控制情況。參與材料采購合同的評審，對合同中的付款條款進行審核。定期對項目材料成本進行分析和考核，為成本控制提供財務依據(jù)。三、材料計劃管理1.總計劃編制項目經(jīng)理部應在機電分包工程合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，根據(jù)工程圖紙、施工組織設計及施工進度計劃，編制材料總計劃。材料總計劃應包括材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計進場時間等內(nèi)容，并報上級主管部門審核。2.月度計劃編制每月[X]日前，項目經(jīng)理部應根據(jù)當月施工進度計劃，編制下月材料需求計劃。材料需求計劃應詳細列出材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并提交給物資部門。3.周計劃編制每周[X]日前，項目經(jīng)理部應根據(jù)本周施工進度情況，編制下周材料需求計劃。周計劃應重點突出急需材料的品種、規(guī)格、數(shù)量及進場時間，確保物資部門及時采購供應。4.計劃調(diào)整如因設計變更、施工進度調(diào)整等原因需要變更材料計劃，項目經(jīng)理部應及時填寫《材料計劃變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內(nèi)容及對工程進度的影響，經(jīng)相關(guān)部門審核批準后，通知物資部門調(diào)整材料計劃。四、材料采購管理1.供應商選擇物資部門應通過市場調(diào)研、招標、詢價等方式，建立合格供應商名錄。合格供應商應具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽、穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量和供應能力。對新供應商，物資部門應進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務等情況，并填寫《供應商考察報告》。經(jīng)評審合格后，方可納入合格供應商名錄。定期對供應商進行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。對評價不合格的供應商，應及時淘汰，并停止與其合作。2.采購合同簽訂物資部門根據(jù)項目經(jīng)理部提交的材料需求計劃，選擇合適的供應商進行采購談判。采購談判應明確材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。采購合同經(jīng)雙方協(xié)商一致后，由物資部門起草，報公司法律部門審核。審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽訂采購合同。采購合同簽訂后，物資部門應及時將合同副本分發(fā)給項目經(jīng)理部、財務部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應的工作安排。3.采購過程控制物資部門應按照采購合同要求，及時跟蹤供應商的生產(chǎn)進度和發(fā)貨情況，確保材料按時、按質(zhì)、按量供應。如因供應商原因?qū)е虏牧瞎舆t或質(zhì)量問題，物資部門應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題。如供應商無法解決，應及時向公司領(lǐng)導匯報，并根據(jù)合同約定追究供應商的違約責任。采購人員應嚴格遵守公司采購紀律，不得接受供應商的賄賂、回扣等不正當利益，確保采購過程公正、透明。五、材料驗收管理1.驗收準備材料到貨前，物資部門應通知項目經(jīng)理部、質(zhì)量部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作。驗收人員應熟悉材料的質(zhì)量標準、驗收方法及相關(guān)要求，準備好驗收所需的工具和場地。2.數(shù)量驗收材料到貨后，驗收人員應首先對材料的數(shù)量進行核對。數(shù)量驗收應按照采購合同及送貨清單進行，確保材料數(shù)量準確無誤。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應及時與供應商聯(lián)系，查明原因并處理。3.質(zhì)量驗收質(zhì)量部門應按照相關(guān)標準和規(guī)范，對進場材料進行質(zhì)量檢驗。質(zhì)量檢驗可采用抽檢、全檢等方式進行，確保材料質(zhì)量符合要求。對重要材料或關(guān)鍵部位使用的材料，應進行見證取樣送檢，檢驗合格后方可使用。如發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量不合格，質(zhì)量部門應及時出具檢驗報告，并通知物資部門和項目經(jīng)理部。物資部門應立即與供應商聯(lián)系，要求其更換合格材料或退貨處理。4.驗收記錄驗收人員應填寫《材料驗收記錄》，詳細記錄材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收日期等信息。驗收記錄應由驗收人員簽字確認，并加蓋項目章。驗收記錄應妥善保管，作為材料管理的重要檔案資料。六、材料倉儲管理1.倉庫設置根據(jù)機電分包工程施工需要，合理設置材料倉庫。倉庫應具備良好的通風、防潮、防火、防盜等條件，確保材料儲存安全。2.材料入庫材料到貨驗收合格后，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續(xù)。入庫材料應按照品種、規(guī)格、型號、批次等分類存放，并做好標識。倉庫管理人員應根據(jù)驗收記錄，填寫《材料入庫單》，詳細記錄材料入庫日期、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商等信息?！恫牧先霂靻巍窇蓚}庫管理人員、送貨人員及驗收人員簽字確認。3.材料保管倉庫管理人員應定期對庫存材料進行檢查和盤點，確保材料數(shù)量準確、質(zhì)量完好。如發(fā)現(xiàn)材料有損壞、變質(zhì)等情況，應及時報告物資部門和項目經(jīng)理部，并采取相應的措施進行處理。對易燃易爆、有毒有害等危險材料，應按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并設置明顯的警示標識。倉庫管理人員應嚴格遵守危險材料的保管規(guī)定，確保儲存安全。做好倉庫的環(huán)境衛(wèi)生工作，保持倉庫整潔，防止材料受到污染。4.材料發(fā)放倉庫管理人員應根據(jù)項目經(jīng)理部提交的《材料領(lǐng)用申請表》發(fā)放材料?！恫牧项I(lǐng)用申請表》應注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)項目經(jīng)理或其授權(quán)人員簽字批準。發(fā)放材料時，倉庫管理人員應按照“先進先出”的原則進行發(fā)放，確保材料質(zhì)量不受影響。發(fā)放材料后，倉庫管理人員應填寫《材料出庫單》，詳細記錄材料出庫日期、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息?！恫牧铣鰩靻巍窇蓚}庫管理人員和領(lǐng)用人員簽字確認。對貴重材料、限量材料等，應實行限額領(lǐng)料制度，嚴格控制材料的領(lǐng)用數(shù)量。七、材料使用管理1.施工現(xiàn)場材料堆放項目經(jīng)理部應按照施工總平面布置圖的要求，合理堆放施工現(xiàn)場材料。材料堆放應整齊有序，標識清晰，便于搬運和使用。2.材料使用監(jiān)督施工人員應按照施工圖紙和施工規(guī)范的要求使用材料，不得擅自更改材料的品種、規(guī)格、型號等。項目經(jīng)理部應安排專人對施工現(xiàn)場材料的使用情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正浪費材料等行為。對浪費材料的責任人，應按照公司相關(guān)規(guī)定進行處罰。3.材料節(jié)約措施加強施工人員的節(jié)約意識教育，提高其對材料節(jié)約重要性的認識。推廣應用新技術(shù)、新工藝、新材料，提高材料利用率，降低材料消耗。對施工過程中產(chǎn)生的邊角料、廢料等，應及時回收利用，減少浪費。八、材料成本核算與控制1.成本核算財務部門應按照公司財務制度的要求，對機電分包工程材料成本進行核算。材料成本核算應包括材料采購成本、運輸成本、倉儲成本、損耗成本等內(nèi)容。每月末，財務部門應根據(jù)物資部門提供的材料采購及出入庫數(shù)據(jù)，編制材料成本核算報表，反映材料成本的發(fā)生情況。2.成本分析定期對機電分包工程材料成本進行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題。成本分析可采用對比分析、因素分析等方法進行，分析材料成本與預算成本、上期成本等的差異及其原因。根據(jù)成本分析結(jié)果，提出改進措施和建議，為成本控制提供決策依據(jù)。3.成本控制措施嚴格控制材料采購成本，通過招標、詢價等方式，選擇性價比高的供應商，降低采購價格。合理安排材料庫存，減少庫存積壓和浪費，降低倉儲成本。加強施工現(xiàn)場材料管理，杜絕浪費現(xiàn)象，提高材料利用率，降低損耗成本。定期對材料成本控制情況進行考核，對成本控制效果好的部門和個人進行獎勵，對成本超支的部門和個人進行處罰。九、材料盤點與清查1.定期盤點每月末，倉庫管理人員應會同項目經(jīng)理部相關(guān)人員對庫存材料進行盤點。盤點應做到賬實相符，如實記錄盤點結(jié)果。盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應填寫《材料盤點表》，詳細記錄材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、實際庫存數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量及原因等信息。《材料盤點表》應由盤點人員簽字確認，并加蓋項目章。2.不定期清查公司將不定期組織對機電分包工程材料進行清查。清查內(nèi)容包括材料的采購、供應、倉儲、使用等環(huán)節(jié)。清查結(jié)束后，應形成清查報告，