縣發(fā)改局檔案管理制度VIP

縣發(fā)改局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強縣發(fā)改局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為發(fā)改局各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣發(fā)改局機關(guān)各科室、下屬事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。檔案工作由局辦公室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實反映發(fā)改局各項工作的實際情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則。全面收集、整理各類檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和利用。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審定檔案管理工作規(guī)劃、年度計劃，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）辦公室作為檔案管理的具體承辦部門，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)對局機關(guān)各科室、下屬事業(yè)單位檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂本局在各項工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。4.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。6.負(fù)責(zé)編制檔案檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源，為全局工作提供檔案利用服務(wù)。7.做好檔案統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報各類檔案統(tǒng)計報表。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局干部職工的檔案意識。（三）各科室、下屬事業(yè)單位1.負(fù)責(zé)本科室、本單位在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交局辦公室歸檔。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案工作的日常管理，協(xié)助局辦公室做好檔案管理相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局形成的各類文件、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、項目資料、人事檔案等。3.本局召開的各類會議形成的會議文件、會議紀(jì)要、會議照片等。4.本局開展的各類活動形成的文件、資料、照片、音像等。5.本局工作人員在工作中形成的各類業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、科研成果等。6.本局與其他單位往來的文件、信函、合同等。（二）收集要求1.各科室、下屬事業(yè)單位應(yīng)在工作結(jié)束后及時將形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交局辦公室。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。3.對于重要文件材料，應(yīng)同時收集電子文檔，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照年度機構(gòu)（問題）保管期限的分類方法進(jìn)行整理。即先將檔案按年度分開，再按機構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，最后確定保管期限。3.對每份文件材料進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，裝訂成卷，并在卷皮上填寫相關(guān)信息。4.建立檔案檢索工具，如全宗指南、案卷目錄、文件目錄等，方便檔案的查找和利用。四、檔案的保管（一）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。1.永久保管的檔案：凡是反映本局主要職能活動和基本歷史面貌的，對本局工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管的檔案：凡是反映本局一般工作活動，在一定時期內(nèi)對本局工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。其中，重要的檔案保管期限為30年，一般的檔案保管期限為10年。（二）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對檔案的價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行延長保管期限的處理；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊。（二）銷毀程序1.銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由兩名以上工作人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案目錄中注明銷毀日期和銷毀原因，以備查考。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、安全、合法的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理。2.凡因工作需要查閱檔案的，必須填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意，報局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及機密、絕密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自摘抄、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（二）利用方式1.查閱：查閱人員可在檔案庫房內(nèi)查閱檔案，如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點進(jìn)行。2.借閱：因工作需要短期借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱期限和歸還日期，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，確保檔案的完整和安全。3.出具證明：根據(jù)工作需要，可為有關(guān)單位或個人出具檔案證明。檔案證明應(yīng)經(jīng)檔案管理人員核對檔案原件后出具，并加蓋局辦公室公章。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為發(fā)改局各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）工作內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.對現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案的查閱和利用。3.加強檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）人員培訓(xùn)定期組織檔案管理人員參加信息化培訓(xùn)，提高其計算機操作技能和檔案信息化管理水平，使其能夠熟練運用檔案管理信息系統(tǒng)開展工作。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.局辦公室定期對各科室、下屬事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等方面，重點檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準(zhǔn)確性、檔案保管的安全性等。（二）考核評價1.將檔案工作納入全局年度績效考核體系，對各科室、下屬事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行考核