公司采購(gòu)合金管理制度

公司采購(gòu)合金管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)合金的管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保采購(gòu)合金的質(zhì)量、價(jià)格合理，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及合金采購(gòu)的相關(guān)活動(dòng)，包括采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)執(zhí)行及驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。3.基本原則按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司生產(chǎn)、研發(fā)等實(shí)際需求，合理安排合金采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和積壓。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)合金符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和使用要求。價(jià)格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)、談判等方式，爭(zhēng)取合理的采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)成本。廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益，確保采購(gòu)活動(dòng)公正、公平、公開(kāi)。二、采購(gòu)計(jì)劃管理1.需求預(yù)測(cè)各使用部門應(yīng)定期（每月/每季度）根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃、研發(fā)項(xiàng)目進(jìn)度等，對(duì)合金的需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，并填寫《合金需求預(yù)測(cè)表》，詳細(xì)列出合金的名稱、規(guī)格、型號(hào)、預(yù)計(jì)需求量、需求時(shí)間等信息。生產(chǎn)部門應(yīng)結(jié)合生產(chǎn)設(shè)備的運(yùn)行狀況、產(chǎn)能計(jì)劃等因素，準(zhǔn)確預(yù)測(cè)生產(chǎn)過(guò)程中合金的消耗情況；研發(fā)部門應(yīng)根據(jù)新產(chǎn)品研發(fā)進(jìn)度，預(yù)估所需合金的種類和數(shù)量。2.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門根據(jù)各使用部門提交的《合金需求預(yù)測(cè)表》，結(jié)合庫(kù)存情況，綜合考慮采購(gòu)周期、市場(chǎng)供應(yīng)狀況等因素，制定月度/季度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確合金的名稱、規(guī)格、型號(hào)、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于緊急需求的合金，使用部門應(yīng)填寫《合金緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明需求原因、緊急程度等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)采購(gòu)部門，采購(gòu)部門應(yīng)優(yōu)先安排采購(gòu)。3.采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如因生產(chǎn)計(jì)劃變更、市場(chǎng)供應(yīng)變化等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《合金采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購(gòu)部門。采購(gòu)部門根據(jù)實(shí)際情況對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，并重新報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。調(diào)整后的采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，確保采購(gòu)工作順利進(jìn)行。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門應(yīng)建立合金供應(yīng)商信息庫(kù)，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商資料，包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)評(píng)價(jià)等。根據(jù)公司采購(gòu)需求和供應(yīng)商評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量控制能力、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。采購(gòu)部門組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、技術(shù)部門、使用部門等）對(duì)篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，考察合格后列入合格供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)采購(gòu)部門定期（每年/每半年）對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)方式包括問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等。評(píng)價(jià)指標(biāo)主要包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、良好供應(yīng)商、合格供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。對(duì)于評(píng)價(jià)結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)將其從合格供應(yīng)商名錄中刪除。3.供應(yīng)商激勵(lì)與約束公司建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先付款、頒發(fā)榮譽(yù)證書等。同時(shí)，對(duì)供應(yīng)商的違約行為進(jìn)行約束，如在采購(gòu)合同中明確違約責(zé)任，對(duì)延遲交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等情況扣除相應(yīng)貨款或要求供應(yīng)商承擔(dān)賠償責(zé)任。四、采購(gòu)流程管理1.采購(gòu)申請(qǐng)使用部門根據(jù)已批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，填寫《合金采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合金的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。對(duì)于金額較大或技術(shù)要求較高的合金采購(gòu)項(xiàng)目，使用部門應(yīng)附相關(guān)技術(shù)文件或技術(shù)協(xié)議，作為采購(gòu)依據(jù)。2.采購(gòu)審批《合金采購(gòu)申請(qǐng)表》提交至采購(gòu)部門后，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的合理性、必要性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)數(shù)量是否合理、采購(gòu)時(shí)間是否符合生產(chǎn)需求、技術(shù)要求是否明確等。經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司采購(gòu)政策、資金預(yù)算等情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可進(jìn)行采購(gòu)。3.采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)部門根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，選擇合適的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式包括招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等。對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)按照公司招標(biāo)管理規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作。在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解采購(gòu)進(jìn)展情況，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。4.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)項(xiàng)目確定供應(yīng)商后，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確合金的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)部門應(yīng)將合同草本提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)。審核通過(guò)后，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公司合同專用章。5.采購(gòu)驗(yàn)收合金到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。合金到貨時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門進(jìn)行檢驗(yàn)。質(zhì)量部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法對(duì)合金進(jìn)行檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告。如檢驗(yàn)合格，使用部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)合金的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，并填寫《合金驗(yàn)收單》。驗(yàn)收合格后，合金方可入庫(kù)或投入使用。如檢驗(yàn)不合格，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，并承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。五、采購(gòu)付款管理1.付款申請(qǐng)采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和付款時(shí)間，在合金驗(yàn)收合格后，填寫《合金采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)合同編號(hào)、合金名稱、規(guī)格、型號(hào)、采購(gòu)數(shù)量、已驗(yàn)收金額、本次申請(qǐng)付款金額等內(nèi)容，并附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證。《合金采購(gòu)付款申請(qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。2.付款審核財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的真實(shí)性、發(fā)票的合規(guī)性、付款金額的準(zhǔn)確性等。如審核通過(guò)，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)管理制度和資金預(yù)算安排，辦理付款手續(xù)。如審核不通過(guò)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門說(shuō)明原因，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)要求進(jìn)行整改或補(bǔ)充相關(guān)資料。3.付款方式公司合金采購(gòu)付款方式主要包括支票付款、銀行轉(zhuǎn)賬付款、承兌匯票付款等。具體付款方式應(yīng)在采購(gòu)合同中明確約定。對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，公司可根據(jù)實(shí)際情況采取分期付款方式，但應(yīng)在采購(gòu)合同中明確分期付款的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和金額比例。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)部門應(yīng)密切關(guān)注合金市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，及時(shí)收集市場(chǎng)信息，分析價(jià)格走勢(shì)，采取適當(dāng)?shù)牟少?gòu)策略，如套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同等，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)公司采購(gòu)成本的影響。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，建立良好的合作關(guān)系，共同應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。如因市場(chǎng)價(jià)格大幅波動(dòng)導(dǎo)致采購(gòu)成本增加，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整價(jià)格或采取其他補(bǔ)償措施。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格供應(yīng)商選擇和管理，確保所采購(gòu)合金的質(zhì)量符合公司要求。加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量控制，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，并在到貨時(shí)進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)。建立質(zhì)量反饋機(jī)制，如發(fā)現(xiàn)合金質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施。如因質(zhì)量問(wèn)題給公司造成損失，應(yīng)按照采購(gòu)合同約定要求供應(yīng)商承擔(dān)賠償責(zé)任。3.合同風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，確保合同條款明確、合法合規(guī)。在簽訂合同前，應(yīng)將合同草本提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核，避免合同糾紛。嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，及時(shí)跟蹤合同履行情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施追究其違約責(zé)任，維護(hù)公司合法權(quán)益。七、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)合金采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)付款的準(zhǔn)確性等。審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出整改建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。對(duì)違反公司采購(gòu)制度的行為，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.考核評(píng)價(jià)建立采購(gòu)人員考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)人員的工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核指標(biāo)包括采購(gòu)任務(wù)完成情況、采購(gòu)成本