公司小車租賃管理制度

公司小車租賃管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司小車租賃行為，合理控制租賃成本，確保車輛使用安全、高效、有序，滿足公司業(yè)務(wù)開展及員工公務(wù)出行需求，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務(wù)需要租賃小車的相關(guān)活動，包括但不限于商務(wù)接待、出差、會議接送等。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保租賃行為合法合規(guī)。經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，通過合理選擇租賃方式和供應(yīng)商，降低租賃成本。安全性原則：租賃車輛應(yīng)具備合法有效的行駛證、保險等手續(xù)，確保車輛性能良好，駕駛?cè)藛T具備相應(yīng)資質(zhì)，保障行車安全。審批性原則：所有小車租賃業(yè)務(wù)必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保租賃需求合理、必要。二、租賃車輛標(biāo)準(zhǔn)1.車輛類型根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求及實(shí)際情況，優(yōu)先租賃經(jīng)濟(jì)適用型轎車或商務(wù)車。對于特殊業(yè)務(wù)場景，可根據(jù)需要租賃SUV等其他車型。2.車輛狀況租賃車輛應(yīng)車況良好，無明顯外觀損傷，內(nèi)飾整潔，各項(xiàng)性能指標(biāo)符合安全行駛要求。車輛必須具備有效的交強(qiáng)險、商業(yè)險（包括但不限于第三者責(zé)任險、車損險、不計免賠險等），保險期限應(yīng)覆蓋租賃期間。3.車輛年限一般租賃車輛車齡不超過[X]年，以確保車輛性能穩(wěn)定，減少故障發(fā)生概率。三、租賃流程1.租賃申請各部門因業(yè)務(wù)需要租賃小車時，應(yīng)提前填寫《小車租賃申請表》，詳細(xì)注明租賃事由、預(yù)計租賃時間、行程安排、用車人數(shù)等信息。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。2.行政審核行政部門收到租賃申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核租賃事由的合理性、行程安排的必要性以及車輛使用的經(jīng)濟(jì)性。如申請內(nèi)容不符合要求，行政部門應(yīng)及時與申請部門溝通，說明原因并要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。3.審批流程經(jīng)行政部門審核通過的租賃申請，根據(jù)租賃費(fèi)用金額按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：單次租賃費(fèi)用在[X]元以下的，由行政部門負(fù)責(zé)人審批。單次租賃費(fèi)用在[X]元至[X]元之間的，由分管行政的公司領(lǐng)導(dǎo)審批。單次租賃費(fèi)用在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。4.供應(yīng)商選擇行政部門根據(jù)審批通過的租賃申請，通過招標(biāo)、詢價、比價等方式選擇合適的小車租賃供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮其服務(wù)質(zhì)量、車輛狀況、價格水平、信譽(yù)等因素，確保選擇到優(yōu)質(zhì)、可靠的供應(yīng)商。確定供應(yīng)商后，行政部門應(yīng)與其簽訂《小車租賃合同》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、租賃費(fèi)用、租賃期限、車輛交付及歸還時間、維修保養(yǎng)責(zé)任等條款。5.車輛交付與驗(yàn)收租賃供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間和地點(diǎn)將租賃車輛交付給公司指定人員。公司指定人員在接收車輛時，應(yīng)對車輛外觀、內(nèi)飾、性能等進(jìn)行全面檢查，確認(rèn)車輛狀況與合同約定一致，并填寫《車輛交付驗(yàn)收單》。如發(fā)現(xiàn)車輛存在問題，應(yīng)及時與租賃供應(yīng)商溝通，要求其進(jìn)行整改或更換車輛，直至符合要求為止。6.車輛使用車輛使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照租賃申請的行程安排使用租賃車輛，不得擅自改變用途或延長租賃期限。使用過程中，應(yīng)遵守交通法規(guī)，確保行車安全。如因違反交通法規(guī)導(dǎo)致的罰款、扣分等責(zé)任由使用部門自行承擔(dān)。如需臨時增加用車行程或延長租賃期限，使用部門應(yīng)提前向行政部門提出申請，經(jīng)審批同意后方可執(zhí)行。7.車輛歸還租賃期滿或使用完畢后，車輛使用部門應(yīng)按照合同約定的時間和地點(diǎn)將租賃車輛歸還至租賃供應(yīng)商。歸還車輛時，應(yīng)確保車輛外觀整潔，無新增損傷，車內(nèi)物品齊全。如發(fā)現(xiàn)車輛有損壞或丟失物品等情況，使用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。租賃供應(yīng)商在接收車輛時，應(yīng)對車輛進(jìn)行檢查，如無異議，應(yīng)在《車輛歸還驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。四、租賃費(fèi)用管理1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)小車租賃費(fèi)用根據(jù)車型、租賃期限、行駛里程等因素確定，具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由行政部門定期收集市場信息并制定，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如因市場行情變化等原因需要調(diào)整，應(yīng)提前進(jìn)行公示并說明調(diào)整理由。2.費(fèi)用結(jié)算租賃費(fèi)用結(jié)算周期一般為[X]個月，租賃供應(yīng)商應(yīng)在每個結(jié)算周期結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)提交費(fèi)用結(jié)算清單及發(fā)票。行政部門收到租賃供應(yīng)商提交的費(fèi)用結(jié)算清單及發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行審核，審核無誤后按照合同約定的付款方式支付租賃費(fèi)用。如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用結(jié)算清單與合同約定不符或發(fā)票存在問題，行政部門應(yīng)及時與租賃供應(yīng)商溝通，要求其進(jìn)行更正或補(bǔ)充。3.費(fèi)用報銷員工因公務(wù)使用租賃車輛發(fā)生的費(fèi)用，按照公司費(fèi)用報銷制度進(jìn)行報銷。報銷時應(yīng)提供《小車租賃申請表》、《車輛交付驗(yàn)收單》、《車輛歸還驗(yàn)收單》、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部門審核、財務(wù)部門復(fù)核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批報銷。五、車輛保險與維修管理1.保險管理租賃車輛的保險由租賃供應(yīng)商負(fù)責(zé)購買，行政部門應(yīng)在簽訂租賃合同前確認(rèn)保險的種類、金額及期限等信息，并要求租賃供應(yīng)商提供保險單復(fù)印件。在租賃期間，如發(fā)生保險事故，租賃供應(yīng)商應(yīng)及時通知保險公司，并協(xié)助公司處理相關(guān)理賠事宜。公司應(yīng)配合租賃供應(yīng)商提供必要的證明材料。如因租賃車輛保險不足導(dǎo)致的損失，由租賃供應(yīng)商按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.維修管理租賃車輛在使用過程中如出現(xiàn)故障或損壞，車輛使用部門應(yīng)及時通知行政部門，行政部門根據(jù)故障情況聯(lián)系租賃供應(yīng)商安排維修。維修前，行政部門應(yīng)與租賃供應(yīng)商共同確定維修方案及費(fèi)用預(yù)算，維修費(fèi)用經(jīng)審批后由租賃供應(yīng)商承擔(dān)。維修完成后，車輛使用部門應(yīng)檢查維修質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)維修不符合要求，應(yīng)及時要求租賃供應(yīng)商返工。六、駕駛?cè)藛T管理1.資質(zhì)要求租賃車輛的駕駛?cè)藛T必須具備合法有效的駕駛證，準(zhǔn)駕車型與租賃車輛相符。駕駛?cè)藛T應(yīng)具備良好的駕駛技能和職業(yè)道德，無重大交通違法記錄。2.培訓(xùn)與教育租賃供應(yīng)商應(yīng)定期對駕駛?cè)藛T進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，提高駕駛?cè)藛T的安全意識和服務(wù)水平。公司行政部門可根據(jù)實(shí)際情況要求租賃供應(yīng)商提供駕駛?cè)藛T培訓(xùn)計劃及培訓(xùn)記錄。3.服務(wù)規(guī)范駕駛?cè)藛T應(yīng)遵守公司的用車規(guī)定，按時接送乘客，不得擅自離崗或拒載。駕駛?cè)藛T在服務(wù)過程中應(yīng)保持車輛整潔，文明禮貌，為乘客提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。如因駕駛?cè)藛T服務(wù)態(tài)度等問題引起乘客投訴，公司行政部門將視情節(jié)輕重對租賃供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)處罰。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制行政部門負(fù)責(zé)對小車租賃業(yè)務(wù)進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，包括租賃申請審批、供應(yīng)商選擇、車輛使用、費(fèi)用結(jié)算等環(huán)節(jié)。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對租賃費(fèi)用的報銷進(jìn)行審核監(jiān)督，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。公司審計部門定期對小車租賃業(yè)務(wù)進(jìn)行審計，檢查制度執(zhí)行情況及費(fèi)用使用效益等。2.考核指標(biāo)對小車租賃業(yè)務(wù)的考核指標(biāo)包括但不限于租賃費(fèi)用控制情況、車輛使用滿意度、供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量、安全事故發(fā)生率等。行政部門應(yīng)定期收集相關(guān)數(shù)據(jù)，對各部門及租賃供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，并將考核結(jié)果與部門績效及供應(yīng)商合作掛鉤。3.獎懲措施對于在小車租賃管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。對于違反本制度規(guī)定的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重