公司印刷用品管理制度

公司印刷用品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印刷用品的管理，規(guī)范印刷用品的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，提高印刷用品的使用效率，節(jié)約成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門印刷用品的管理。（三）基本原則1.按需申購原則：各部門根據(jù)工作實(shí)際需要，合理申購印刷用品，避免浪費(fèi)。2.歸口管理原則：印刷用品的采購、庫存管理等工作歸口行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。3.成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，盡量降低印刷用品的采購成本和使用成本。二、印刷用品的分類及定義（一）辦公文件類1.各類報(bào)告、通知、公告、制度文件等。2.會(huì)議資料、議程安排、會(huì)議紀(jì)要等。（二）宣傳資料類1.公司宣傳冊(cè)、產(chǎn)品手冊(cè)、海報(bào)等。2.活動(dòng)宣傳單頁、邀請(qǐng)函、賀卡等。（三）表單類1.員工考勤表、報(bào)銷單、請(qǐng)假條等各類內(nèi)部使用表單。2.客戶訂單、發(fā)貨單、對(duì)賬單等業(yè)務(wù)表單。（四）其他類1.名片、信紙、信封等辦公用品。2.筆記本、便簽紙、文件夾等辦公文具。三、采購管理（一）申購流程1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《印刷用品申購單》，詳細(xì)注明印刷用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.《印刷用品申購單》由部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至行政部門。3.行政部門對(duì)各部門提交的申購單進(jìn)行匯總、審核，根據(jù)庫存情況和實(shí)際需求，確定是否批準(zhǔn)申購。如申購數(shù)量較大或涉及特殊印刷要求，行政部門應(yīng)與相關(guān)部門溝通協(xié)商，必要時(shí)可組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審。（二）采購方式1.對(duì)于常規(guī)的印刷用品，行政部門根據(jù)審批后的申購單，選擇合作供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購時(shí)應(yīng)遵循貨比三家的原則，在保證質(zhì)量的前提下，選擇價(jià)格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。2.對(duì)于有特殊印刷要求或批量較大的印刷業(yè)務(wù)，行政部門可通過招標(biāo)、詢價(jià)等方式，選擇合適的供應(yīng)商，并簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確印刷用品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。（三）采購審批1.采購金額在[X]元以下的印刷用品，由行政部門負(fù)責(zé)人審批。2.采購金額在[X]元至[X]元之間的印刷用品，由分管行政的公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購金額在[X]元以上的印刷用品，需經(jīng)總經(jīng)理審批。（四）供應(yīng)商管理1.行政部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平等情況。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格等方面。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。3.與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作，及時(shí)反饋印刷用品的使用情況和質(zhì)量問題，要求供應(yīng)商提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)。四、使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.各部門指定專人負(fù)責(zé)印刷用品的領(lǐng)用工作。領(lǐng)用人憑經(jīng)審批的《印刷用品申購單》到行政部門倉庫領(lǐng)取印刷用品。2.行政部門倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)申購單的內(nèi)容，對(duì)領(lǐng)用人領(lǐng)取的印刷用品進(jìn)行核對(duì)、發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人姓名、部門、印刷用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.領(lǐng)用人應(yīng)對(duì)領(lǐng)取的印刷用品妥善保管，如有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并說明原因。（二）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照印刷用品的用途和規(guī)定使用，不得擅自改變用途或挪作他用。2.在印刷文件、資料等時(shí)，應(yīng)合理排版，避免浪費(fèi)紙張。對(duì)于可雙面印刷的文件，應(yīng)盡量雙面印刷。3.使用辦公文具時(shí)，應(yīng)節(jié)約使用，避免浪費(fèi)。如筆記本、便簽紙等應(yīng)使用完后再領(lǐng)取新的。4.對(duì)于宣傳資料、表單等印刷用品，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行印刷，避免過量印刷造成積壓和浪費(fèi)。（三）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對(duì)各部門印刷用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印刷用品的領(lǐng)用記錄、使用情況、保管情況等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改情況。對(duì)于違反使用規(guī)定的部門和個(gè)人，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。五、庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.行政部門倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)印刷用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次。2.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫存印刷用品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，并與庫存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制《印刷用品盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況、存在的問題及處理建議等，并提交給行政部門負(fù)責(zé)人。（二）庫存控制1.行政部門根據(jù)印刷用品的使用頻率、采購周期等因素，合理確定庫存數(shù)量，避免庫存積壓或缺貨。2.對(duì)于庫存積壓的印刷用品，行政部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取促銷、調(diào)配等方式進(jìn)行處理，減少庫存占用資金。3.對(duì)于即將缺貨的印刷用品，行政部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警，通知相關(guān)部門申購，確保工作的正常開展。（三）倉庫管理1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的印刷用品倉庫，對(duì)印刷用品進(jìn)行分類存放，確保倉庫整潔、通風(fēng)良好。2.倉庫管理人員應(yīng)做好印刷用品的防潮、防蟲、防火等工作，確保印刷用品的質(zhì)量不受影響。3.建立健全倉庫管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行倉庫出入庫手續(xù)，確保庫存印刷用品的安全。六、成本控制（一）預(yù)算管理1.行政部門根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，編制印刷用品年度預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括印刷用品的采購金額、使用數(shù)量、費(fèi)用明細(xì)等。2.印刷用品年度預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為年度成本控制的依據(jù)。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制印刷用品的采購和使用。3.行政部門定期對(duì)印刷用品預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。（二）成本分析1.行政部門定期對(duì)印刷用品的采購成本、使用成本等進(jìn)行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題。2.通過與供應(yīng)商進(jìn)行談判、優(yōu)化采購流程、合理控制庫存等方式，降低印刷用品的采購成本。3.通過加強(qiáng)使用管理、提高印刷效率、節(jié)約辦公文具等方式，降低印刷用品的使用成本。（三）節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)1.公司設(shè)立印刷用品節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)在印刷用品采購、使用、庫存管理等方面表現(xiàn)突出，為公司節(jié)約成本的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)可根據(jù)節(jié)約金額的大小給予一定的獎(jiǎng)金或獎(jiǎng)品；精神獎(jiǎng)勵(lì)可通過公司內(nèi)部通報(bào)表揚(yáng)、頒發(fā)榮譽(yù)證書等方式進(jìn)行。七、廢舊印刷用品管理（一）回收處理1.各部門在使用完印刷用品后，應(yīng)將廢舊印刷用品進(jìn)行分類整理，交至行政部門倉庫。2.行政部門倉庫管理人員對(duì)回收的廢舊印刷用品進(jìn)行登記，并根據(jù)廢舊印刷用品的種類、數(shù)量等情況，定期聯(lián)系專業(yè)的回收公司進(jìn)行處理。3.對(duì)于含有公司機(jī)密信息的廢舊印刷用品，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行銷毀處理，確保公司信息安全。（二）環(huán)保要求1.在廢舊印刷用品的回收處理過程中，應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)環(huán)保法律法規(guī)的要求，避