單位檔案存放管理制度

單位檔案存放管理制度總則目的為了加強(qiáng)單位檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過程中的管理活動?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映單位各項(xiàng)工作活動的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理單位在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便單位內(nèi)部各部門及員工對檔案的查閱和利用。檔案管理職責(zé)分工綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善單位檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.集中統(tǒng)一管理單位各類檔案，包括文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等，確保檔案的完整、安全和有效利用。4.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高單位員工的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。7.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作開展提供檔案信息支持和服務(wù)。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔等日常工作。2.按照檔案管理要求，及時將本部門在工作中形成的各類文件材料進(jìn)行收集、整理，并定期移交綜合管理部門歸檔。3.協(xié)助綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時錄入和更新檔案信息，提高檔案檢索效率。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，做好檔案利用登記工作。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記，并按照規(guī)定程序組織銷毀。檔案的收集與整理收集范圍1.單位在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.具體包括但不限于：上級文件、本單位發(fā)文、會議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、財務(wù)報表、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料、人事檔案材料、榮譽(yù)證書等。收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成的時間順序和類別，及時收集本部門的各類文件材料，確保檔案收集的完整性和及時性。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、編號規(guī)范，確保檔案整理的系統(tǒng)性和規(guī)范性。整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理。將每年形成的文件材料按照永久、定期（30年、10年）分開，再按照機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行組卷，最后進(jìn)行編號、編目。2.人事檔案：按照干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資任免材料等十大類，進(jìn)行分類裝訂、編號。3.財務(wù)檔案：按照會計(jì)檔案管理的要求，將憑證、賬簿、報表等分別整理，按照年度類別進(jìn)行分類存放，并編制會計(jì)檔案保管清冊。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。例如，銷售業(yè)務(wù)檔案可按照客戶類別、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類；工程項(xiàng)目檔案可按照項(xiàng)目階段、文件類型等進(jìn)行分類。檔案的歸檔歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.人事檔案應(yīng)在員工離職或檔案材料形成后的規(guī)定時間內(nèi)及時歸檔。3.財務(wù)檔案應(yīng)在會計(jì)年度終了后，由財務(wù)部門按照規(guī)定整理裝訂成冊，在規(guī)定時間內(nèi)移交綜合管理部門歸檔。4.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，及時進(jìn)行整理歸檔，確保檔案的時效性。歸檔程序1.各部門檔案收集責(zé)任人將整理好的檔案移交至綜合管理部門檔案管理人員。2.檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行核對、清點(diǎn)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.對符合歸檔要求的檔案進(jìn)行編號、編目、上架，并錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案檢索目錄。4.填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，明確檔案的移交情況。檔案的保管保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，防止灰塵、蟲害等對檔案造成損害。5.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。檔案的數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致、格式規(guī)范。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取加密存儲、備份存儲等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄密。檔案的查閱與利用查閱權(quán)限1.單位內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位因工作需要查閱單位檔案的，需持有單位介紹信，并按照規(guī)定辦理查閱審批手續(xù)。查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)對申請表進(jìn)行審核簽字。3.查閱人持申請表到綜合管理部門檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上做好記錄。4.查閱人應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。利用反饋1.檔案利用者在查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)。2.檔案管理人員應(yīng)定期收集檔案利用者的反饋意見，了解檔案利用情況，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實(shí)利用情況，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案進(jìn)行全面審查和分析。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和單位實(shí)際情況，確定檔案的保存價值和保管期限。3.對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，提出銷毀意見。銷毀程序1.《檔案銷毀申請表》經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無