工程采購平臺(tái)管理制度

工程采購平臺(tái)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范工程采購平臺(tái)的管理，確保采購工作的順利進(jìn)行，提高采購效率，降低采購成本，保證工程質(zhì)量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工程采購平臺(tái)涉及的所有采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、構(gòu)配件等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.公平公正原則：對(duì)待所有供應(yīng)商一視同仁，確保采購過程公平、公正、公開。3.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本最低化，提高采購效益。4.誠信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置公司設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)工程采購平臺(tái)的日常管理工作。采購部門可根據(jù)工作需要，下設(shè)不同的采購小組，分別負(fù)責(zé)不同類型物資的采購。（二）采購部門職責(zé)1.制定和完善工程采購平臺(tái)管理制度及流程。2.編制采購計(jì)劃，根據(jù)工程進(jìn)度和需求，合理安排采購任務(wù)。3.負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估、選擇和管理，建立供應(yīng)商檔案。4.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。5.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。6.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫、付款等工作。7.定期對(duì)采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.工程部門：負(fù)責(zé)提供工程物資需求計(jì)劃，協(xié)助采購部門進(jìn)行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的確定和供應(yīng)商的技術(shù)交流。2.質(zhì)量部門：參與采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保采購物資符合質(zhì)量要求。3.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購合同付款條款，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析。三、采購流程（一）采購計(jì)劃編制1.工程部門根據(jù)工程進(jìn)度和實(shí)際需求，提前[X]天編制工程物資需求計(jì)劃，明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間等要求。2.采購部門收到工程物資需求計(jì)劃后，進(jìn)行審核和匯總，結(jié)合庫存情況，編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購物資的詳細(xì)清單、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容。3.采購計(jì)劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為采購工作的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析，篩選出潛在供應(yīng)商名單。采購部門組織相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、管理水平、信譽(yù)等方面。根據(jù)考察結(jié)果，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，確定合格供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評(píng)估采購部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。評(píng)估方式可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。3.供應(yīng)商選擇采購人員根據(jù)采購計(jì)劃和物資需求，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇的供應(yīng)商能夠滿足公司的需求。采購人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行溝通，明確采購物資的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求，并簽訂采購合同。（三）采購合同簽訂1.采購人員與供應(yīng)商協(xié)商一致后，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司法律顧問進(jìn)行法律審核。法律審核通過后的采購合同報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后的采購合同，由采購人員與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)加蓋公司合同專用章，并妥善保管。（四）采購合同執(zhí)行1.采購人員負(fù)責(zé)跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交付物資。采購人員在收到物資后，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。3.如發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量不符合要求或交貨期延誤等問題，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可按照采購合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（五）采購物資驗(yàn)收1.采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門、工程部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等方面。驗(yàn)收合格的物資，由驗(yàn)收人員在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或退貨。3.采購部門應(yīng)建立采購物資驗(yàn)收檔案，記錄驗(yàn)收過程和結(jié)果。驗(yàn)收檔案應(yīng)包括采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、退貨記錄等相關(guān)資料。（六）采購付款1.采購物資驗(yàn)收合格并辦理入庫手續(xù)后，采購部門應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)資料，填寫付款申請(qǐng)單。付款申請(qǐng)單應(yīng)包括采購合同編號(hào)、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等內(nèi)容。2.付款申請(qǐng)單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后的付款申請(qǐng)單，由財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購合同約定執(zhí)行，如采用支票、匯票、電匯等方式支付。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等方面。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別可采用問卷調(diào)查、頭腦風(fēng)暴、案例分析等多種方式進(jìn)行。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購部門對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性評(píng)估和定量評(píng)估相結(jié)合的方式進(jìn)行。定性評(píng)估可采用風(fēng)險(xiǎn)矩陣、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分等方法，定量評(píng)估可采用風(fēng)險(xiǎn)價(jià)值評(píng)估、敏感性分析等方法。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。市場風(fēng)險(xiǎn)：密切關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整采購策略，合理安排采購時(shí)間和數(shù)量，降低市場價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購成本的影響。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)不合格物資及時(shí)進(jìn)行處理。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：建立供應(yīng)商評(píng)估和管理機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督和考核，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。合同風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)采購合同的管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行操作，確保合同條款明確、合法、有效，避免合同糾紛。付款風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)采購付款的管理，嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和付款期限進(jìn)行付款，避免逾期付款給公司帶來損失。2.采購部門應(yīng)定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。五、采購監(jiān)督與考核（一）采購監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等方面。2.審計(jì)部門在審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。采購部門應(yīng)積極配合審計(jì)部門的工作，對(duì)審計(jì)提出的問題及時(shí)進(jìn)行整改。（二）采購考核1.采購部門建立采購人員考核制度，對(duì)采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等方