公司采購資產(chǎn)管理制度

公司采購資產(chǎn)管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購資產(chǎn)管理，規(guī)范采購行為，提高資產(chǎn)使用效益，保障公司運營的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務(wù)需要進(jìn)行的各類資產(chǎn)采購活動，包括但不限于固定資產(chǎn)、辦公用品、低值易耗品等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.效益性原則：追求采購資產(chǎn)的性價比最大化，確保資產(chǎn)能有效支持公司業(yè)務(wù)發(fā)展。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、公平，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.職責(zé)明確原則：明確各部門在采購資產(chǎn)管理中的職責(zé)，避免職責(zé)不清導(dǎo)致的問題。二、采購資產(chǎn)的分類及定義（一）固定資產(chǎn)指使用期限超過一年，單位價值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上（一般設(shè)備單位價值1000元以上、專用設(shè)備單位價值1500元以上），并且在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。包括房屋及建筑物、辦公設(shè)備、運輸設(shè)備、電子設(shè)備等。（二）辦公用品指用于日常辦公的各類物品，如文具、紙張、文件夾、墨盒、硒鼓等。（三）低值易耗品指單位價值較低、使用期限較短，不能作為固定資產(chǎn)核算的各種用具物品，如工具、量具、勞保用品等。三、采購資產(chǎn)的預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計劃和實際需求，在每年年末編制下一年度采購資產(chǎn)預(yù)算。2.預(yù)算內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)列出采購資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計金額等，并說明采購原因和使用計劃。3.采購資產(chǎn)預(yù)算需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財務(wù)部門進(jìn)行匯總和審核。（二）預(yù)算審批1.財務(wù)部門對各部門提交的采購資產(chǎn)預(yù)算進(jìn)行審核，結(jié)合公司年度財務(wù)狀況和資金安排，提出審核意見。2.采購資產(chǎn)預(yù)算經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，報公司管理層審批。3.經(jīng)公司管理層審批后的采購資產(chǎn)預(yù)算，作為年度采購資產(chǎn)的控制依據(jù)。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要調(diào)整采購資產(chǎn)預(yù)算，相關(guān)部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及預(yù)計金額。2.采購資產(chǎn)預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門復(fù)核后，報公司管理層審批。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門不得擅自調(diào)整采購資產(chǎn)預(yù)算。四、采購資產(chǎn)的采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)實際需求填寫《采購資產(chǎn)申請表》，詳細(xì)注明采購資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等信息。2.《采購資產(chǎn)申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購資產(chǎn)申請表》后，對采購申請進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、預(yù)算的合規(guī)性等。2.對于金額較?。ㄒ话阒覆怀^[X]元）的采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購申請，采購部門審核后提交至公司管理層審批。3.經(jīng)審批通過的采購申請，采購部門方可組織實施采購。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的采購方式進(jìn)行采購。采購方式包括招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。2.對于招標(biāo)采購，采購部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)等活動。3.對于詢價采購，采購部門應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，比較各供應(yīng)商的報價和產(chǎn)品質(zhì)量，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。4.對于競爭性談判采購，采購部門應(yīng)與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。5.對于單一來源采購，采購部門應(yīng)說明采用單一來源采購的原因，并報公司管理層批準(zhǔn)。6.在采購過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（四）驗收1.采購資產(chǎn)到貨后，采購部門應(yīng)及時通知使用部門和質(zhì)量檢驗部門進(jìn)行驗收。2.使用部門負(fù)責(zé)對采購資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等進(jìn)行驗收，確保與采購合同一致。3.質(zhì)量檢驗部門負(fù)責(zé)對采購資產(chǎn)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.驗收合格后，使用部門和質(zhì)量檢驗部門應(yīng)在《采購資產(chǎn)驗收單》上簽字確認(rèn)。（五）付款1.采購部門根據(jù)《采購資產(chǎn)驗收單》和采購合同，填寫《付款申請表》，提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門對《付款申請表》進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收情況、發(fā)票等。3.經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，按照公司財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。五、采購資產(chǎn)的日常管理（一）資產(chǎn)登記1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)建立采購資產(chǎn)臺賬，對采購資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、購置金額、使用部門等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。2.使用部門負(fù)責(zé)對本部門使用的采購資產(chǎn)進(jìn)行實物登記，建立資產(chǎn)卡片，注明資產(chǎn)的編號、名稱、規(guī)格、型號、購置時間、使用狀況等信息。（二）資產(chǎn)保管1.使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購資產(chǎn)的保管，確保資產(chǎn)的安全和完整。2.對于貴重資產(chǎn)和易損資產(chǎn)，應(yīng)采取必要的保管措施，如設(shè)置專門的存放地點、配備防護(hù)設(shè)備等。（三）資產(chǎn)使用1.使用部門應(yīng)按照采購資產(chǎn)的用途和使用說明，合理使用資產(chǎn)，不得擅自改變資產(chǎn)用途。2.員工在使用采購資產(chǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)損壞或故障，應(yīng)及時報告部門負(fù)責(zé)人，并填寫《資產(chǎn)維修申請表》。（四）資產(chǎn)維修1.部門負(fù)責(zé)人對《資產(chǎn)維修申請表》進(jìn)行審核后，提交至采購部門或相關(guān)維修部門。2.采購部門或相關(guān)維修部門根據(jù)資產(chǎn)維修情況，聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修或自行組織維修。3.維修完成后，使用部門應(yīng)對維修情況進(jìn)行驗收，并在《資產(chǎn)維修記錄單》上簽字確認(rèn)。（五）資產(chǎn)盤點1.公司定期組織采購資產(chǎn)盤點工作，原則上每年至少進(jìn)行一次全面盤點。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)制定資產(chǎn)盤點計劃，組織各部門進(jìn)行盤點。3.使用部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成本部門資產(chǎn)的盤點工作，并將盤點結(jié)果上報財務(wù)部門。4.財務(wù)部門對各部門的盤點結(jié)果進(jìn)行匯總和核對，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。六、采購資產(chǎn)的處置管理（一）資產(chǎn)報廢1.采購資產(chǎn)因磨損、損壞、技術(shù)淘汰等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門應(yīng)填寫《資產(chǎn)報廢申請表》，詳細(xì)說明資產(chǎn)報廢原因、資產(chǎn)狀況等信息。2.《資產(chǎn)報廢申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門復(fù)核后，報公司管理層審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)報廢的資產(chǎn)，由采購部門或相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織處置，處置方式包括報廢變賣、捐贈等。4.處置報廢資產(chǎn)取得的收入，應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度進(jìn)行核算。（二）資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓1.公司因業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要轉(zhuǎn)讓采購資產(chǎn)時，由采購部門提出資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓申請，說明轉(zhuǎn)讓原因、資產(chǎn)狀況、轉(zhuǎn)讓價格等信息。2.資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門復(fù)核后，報公司管理層審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)讓的資產(chǎn)，采購部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公開轉(zhuǎn)讓，確保轉(zhuǎn)讓過程的公開、公正、公平。（三）資產(chǎn)捐贈1.公司因社會公益等原因需要捐贈采購資產(chǎn)時，由采購部門提出資產(chǎn)捐贈申請，說明捐贈原因、資產(chǎn)狀況等信息。2.資產(chǎn)捐贈申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門復(fù)核后，報公司管理層審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)捐贈的資產(chǎn)，采購部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理捐贈手續(xù)，并做好記錄。七、采購資產(chǎn)的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對采購資產(chǎn)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期審計和監(jiān)督，檢查采購活動的合規(guī)性、資產(chǎn)使用的合理性等。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購資產(chǎn)的財務(wù)核算進(jìn)行監(jiān)督，確保資產(chǎn)核算的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.各部門應(yīng)配合公司內(nèi)部審計部門和財務(wù)部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。（二）考核1.公司建立采購資產(chǎn)考核機制，對各部門采購資產(chǎn)管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核內(nèi)容包括采購預(yù)算執(zhí)行情況、采購資產(chǎn)質(zhì)量、資產(chǎn)使用效益、資產(chǎn)日常管理等方面。