公司物品使用管理制度

公司物品使用管理制度一、總則1.目的為加強公司物品管理，規(guī)范物品使用行為，提高物品使用效率，保障公司正常運營，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)員工節(jié)約資源，合理使用公司物品，避免浪費。規(guī)范管理原則：對公司物品的采購、領(lǐng)用、使用、保管、維修、報廢等環(huán)節(jié)進行規(guī)范管理。責(zé)任到人原則：明確各部門及員工在物品使用管理中的責(zé)任，確保物品管理責(zé)任落實。二、物品分類及管理職責(zé)1.物品分類固定資產(chǎn)：單位價值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上（一般為[X]元），使用年限在一年以上，并且在使用過程中保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，如辦公設(shè)備、交通工具等。低值易耗品：單位價值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以下，使用年限較短，不能作為固定資產(chǎn)的各種用具物品，如辦公桌椅、文件柜等。辦公用品：用于日常辦公的各類消耗性物品，如文具、紙張、墨盒等。勞保用品：為保障員工在工作過程中的安全和健康而發(fā)放的防護用品，如安全帽、工作服、手套等。2.管理職責(zé)行政部門負(fù)責(zé)公司物品的統(tǒng)一采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放及報廢處理等工作。建立健全公司物品管理臺賬，定期對物品進行盤點，確保賬物相符。制定物品采購計劃，根據(jù)公司需求合理安排采購時間和數(shù)量，控制采購成本。對公司各部門物品使用情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。使用部門負(fù)責(zé)本部門物品的領(lǐng)用、使用和保管工作，指定專人負(fù)責(zé)物品管理。按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用物品，合理使用并妥善保管，防止物品丟失、損壞或浪費。定期對本部門物品進行清查盤點，如有異常及時上報行政部門。協(xié)助行政部門做好物品的報廢鑒定和處理工作。財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核物品采購費用的報銷，監(jiān)督物品采購資金的使用情況。按照財務(wù)制度對公司物品進行賬務(wù)處理，定期與行政部門核對賬目。三、物品采購管理1.采購計劃各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前[X]個工作日向行政部門提交物品采購申請，詳細(xì)注明物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。行政部門匯總各部門采購申請后，結(jié)合庫存情況，制定月度物品采購計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對于臨時性、緊急性采購需求，使用部門應(yīng)填寫《緊急物品采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報行政部門，行政部門審核同意后可先行采購，事后補辦審批手續(xù)。2.供應(yīng)商選擇行政部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商合作。定期對供應(yīng)商進行評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商。3.采購流程行政部門根據(jù)審批后的采購計劃或緊急采購申請表，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購物品的各項要求和交貨時間等。供應(yīng)商按照采購訂單要求組織發(fā)貨，行政部門負(fù)責(zé)對采購物品進行驗收。驗收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。驗收合格的物品，行政部門辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單；驗收不合格的物品，行政部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商換貨或退貨，并做好記錄。采購人員憑發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)，財務(wù)部門按照財務(wù)制度進行審核和付款。四、物品領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用流程員工因工作需要領(lǐng)用物品時，應(yīng)填寫《物品領(lǐng)用申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后到行政部門領(lǐng)取。行政部門根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請表發(fā)放物品，同時在物品管理臺賬上記錄領(lǐng)用情況，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。對于貴重物品或限量領(lǐng)用的物品，領(lǐng)用人需額外說明領(lǐng)用原因及使用期限，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。2.領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)辦公用品按照員工崗位和工作需求設(shè)定合理的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，如普通員工每月領(lǐng)用[X]支筆、[X]本筆記本等，部門負(fù)責(zé)人可適當(dāng)增加領(lǐng)用額度。勞保用品根據(jù)工作環(huán)境和崗位需求按規(guī)定發(fā)放，如從事戶外作業(yè)的員工每月發(fā)放[X]副手套、[X]頂安全帽等。低值易耗品的領(lǐng)用應(yīng)根據(jù)實際損壞或使用情況進行，確需更換的方可領(lǐng)用。3.領(lǐng)用期限一般物品領(lǐng)用人應(yīng)在領(lǐng)用后[X]個工作日內(nèi)使用完畢，如有特殊情況需延長使用期限的，應(yīng)提前向行政部門說明。對于有使用期限要求的物品，如食品、藥品等，領(lǐng)用人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)使用，逾期未使用的物品，行政部門有權(quán)收回。五、物品使用管理1.使用規(guī)范員工應(yīng)按照物品的使用說明和操作規(guī)程正確使用公司物品，不得擅自更改物品用途或拆卸、改裝物品。注意愛護公司物品，保持物品清潔、完好，如發(fā)現(xiàn)物品損壞應(yīng)及時報告行政部門維修。節(jié)約使用公司物品，避免浪費，如合理使用紙張、減少一次性用品的使用等。嚴(yán)禁將公司物品用于私人用途，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按規(guī)定嚴(yán)肅處理。2.使用監(jiān)督行政部門定期對公司各部門物品使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括物品使用是否規(guī)范、是否存在浪費現(xiàn)象、物品保管是否妥善等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門及時向相關(guān)部門和員工發(fā)出整改通知，要求限期整改。公司鼓勵員工相互監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用公司物品行為的員工給予適當(dāng)獎勵。六、物品保管管理1.保管責(zé)任各部門負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物品的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)物品的存放、保管和維護，確保物品安全、完整。貴重物品和危險物品應(yīng)指定專門的存放地點，實行雙人保管制度，嚴(yán)格限制無關(guān)人員接觸。2.保管要求物品應(yīng)分類存放，擺放整齊有序，便于查找和使用。倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、清潔，防止物品受潮、發(fā)霉、生銹等損壞。定期對庫存物品進行盤點，做到賬物相符，如發(fā)現(xiàn)賬物不符應(yīng)及時查明原因并上報處理。對于易損、易耗物品，應(yīng)根據(jù)庫存情況及時補充，確保工作正常開展。七、物品維修管理1.維修申請員工發(fā)現(xiàn)物品損壞后，應(yīng)及時填寫《物品維修申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、型號、損壞情況及維修要求等信息，報部門負(fù)責(zé)人簽字后交行政部門。行政部門對維修申請進行審核，根據(jù)物品損壞情況判斷是否需要維修以及維修方式（自行維修或外委維修）。2.維修處理對于能夠自行維修的物品，行政部門安排專人進行維修，并做好維修記錄。對于需要外委維修的物品，行政部門選擇合格的維修供應(yīng)商進行維修，簽訂維修合同或協(xié)議，明確維修費用、維修期限、質(zhì)量要求等條款。維修后的物品應(yīng)進行驗收，驗收合格后方可重新投入使用，如驗收不合格應(yīng)要求維修供應(yīng)商重新維修直至合格。3.維修費用結(jié)算維修費用由行政部門根據(jù)維修合同或協(xié)議進行結(jié)算，憑維修發(fā)票、維修清單等相關(guān)憑證到財務(wù)部門報銷。對于維修費用較高的物品，行政部門應(yīng)進行成本分析，評估是否有必要進行維修或更換新的物品。八、物品報廢管理1.報廢鑒定行政部門定期對庫存物品和在用物品進行清查盤點，對于已損壞無法修復(fù)、已超過使用年限或因其他原因不再使用的物品，組織相關(guān)人員進行報廢鑒定。報廢鑒定小組由行政部門、使用部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成，根據(jù)物品的實際情況進行評估，確定是否符合報廢條件。2.報廢審批經(jīng)報廢鑒定小組鑒定符合報廢條件的物品，由行政部門填寫《物品報廢申請表》，詳細(xì)說明物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限進行審批，對于價值較大的物品報廢申請，需經(jīng)公司高層會議討論決定。3.報廢處理經(jīng)批準(zhǔn)報廢的物品，行政部門負(fù)責(zé)組織處理，可采用變賣、捐贈、回收等方式，確保資產(chǎn)得到合理處置。變賣報廢物品的收入應(yīng)及時上繳公