易初檔案管理系統(tǒng)用戶操作手冊(cè)

青島市檔案局

易初檔案管理系統(tǒng)

用

戶

操

作

手

冊(cè)

版本2.1

青島市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)一處

目錄

第一章系統(tǒng)基礎(chǔ)操作............................................3

第一節(jié)系統(tǒng)登錄.............................................3

第二節(jié)修改密碼.............................................3

第三節(jié)系統(tǒng)注銷.............................................5

第四節(jié)系統(tǒng)退出.............................................5

第二章基礎(chǔ)資料維護(hù)操作........................................5

第一節(jié)代碼維護(hù).............................................5

第二節(jié)選項(xiàng)維護(hù).............................................7

第三章各門類檔案庫維護(hù)操作....................錯(cuò)誤!未定義書簽。

第一節(jié)概述.................................錯(cuò)誤!未定義書簽。

第二節(jié)文書檔案..........................1錯(cuò)誤!未定義書簽。

第三節(jié)照片檔案.............................錯(cuò)誤!未定義書簽。

第四節(jié)其他門類檔案.........................錯(cuò)誤!未定義書簽。

第五節(jié)數(shù)據(jù)備份.............................錯(cuò)誤!未定義書簽。

第四章應(yīng)用工具................................錯(cuò)誤!未定義書簽。

第一節(jié)自動(dòng)建文獻(xiàn)夾.........................錯(cuò)誤!未定義書簽。

第一章系統(tǒng)基礎(chǔ)操作

第一節(jié)系統(tǒng)登錄

用鼠標(biāo)雙擊桌面上日勺快捷方式圖標(biāo)，即可出現(xiàn)如下的登錄界面,

如圖ITT所示。

（圖1-1-1）

需要輸入字段：

顧客名：輸入自己的顧客代碼，例如：user。

口令：輸入自己顧客日勺密碼。

系統(tǒng)初始化默認(rèn)的顧客名為user,口令為0000o

然后點(diǎn)擊國更I,即可進(jìn)入系統(tǒng)，假如取消登錄，請(qǐng)點(diǎn)擊承消L

第二節(jié)修改密碼

第一次使用由管理員分派的初始密碼進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，可對(duì)初始密碼

進(jìn)行修改，是密碼不被其他任何人所知，乂增強(qiáng)操作權(quán)限的安全性。

用管理員分派的顧客名和密碼進(jìn)入系統(tǒng)。進(jìn)入“系統(tǒng)維護(hù)”主菜

單下的“修改密碼”，如圖1-2T所示。

（圖1-2-1）

輸入字段：

原密碼：輸入框中輸入此前的口令。

新密碼：輸入框中輸入新的密碼。

確認(rèn)密碼：輸入框中在輸入一次新日勺密碼。

如以上的輸入對(duì)的無誤，便可按L■確認(rèn)」按鈕,系統(tǒng)提醒密碼修改成功

的對(duì)話框如圖1-2-2所示，點(diǎn)擊I三頌祗口1保留密碼后退出,假如取

消修改，點(diǎn)擊出1

（圖1-2-2）

注意:密碼修改后,必須記牢,以免忘掉密碼無法登錄,假如密碼丟

失，請(qǐng)立即告知系統(tǒng)管理員。

第三節(jié)系統(tǒng)注銷

假如想退出目前顧客，以此外一種顧客登錄，請(qǐng)點(diǎn)擊“系統(tǒng)維護(hù)”

菜單中的“重新登錄”選項(xiàng)，如圖1-4-1所示。

（圖1-3-1）

系統(tǒng)退出目前系統(tǒng)，并出現(xiàn)登錄的對(duì)話框，輸入想要登錄日勺顧客和密

碼，即可登錄。

第四節(jié)系統(tǒng)退出

工作完畢后，請(qǐng)退出系統(tǒng)，退出系統(tǒng)請(qǐng)點(diǎn)擊“文獻(xiàn)”菜單中日勺“退

出”選項(xiàng)，如圖1-4-1所示。

（圖1-4-1）

系統(tǒng)即退出目前顧客。

第二章基礎(chǔ)資料維護(hù)操作

第一節(jié)代碼維護(hù)

代碼維護(hù)功能可以對(duì)責(zé)任者、文獻(xiàn)代字、會(huì)計(jì)檔案類別、實(shí)物檔

案類別、磁性載體檔案類別、部門名稱等系統(tǒng)代碼進(jìn)行添加、修改、

刪除操作。對(duì)系統(tǒng)代碼的有效維護(hù)可以最大程度的減少顧客在錄入過

程中的工作量。點(diǎn)擊“系統(tǒng)維護(hù)”主菜單下的“代碼維護(hù)”選項(xiàng)，如

圖2-1-1所示。____

單十?徐紫:可切切珀1不一樣附件碼

（圖2-1-1）

一、單擊窗口頂端的標(biāo)簽，可以切換不一樣日勺錄入代碼。目前錄

入代碼的標(biāo)簽頁名稱是突出顯示在上面。例如：圖2T7所示時(shí)錄入

代碼為“責(zé)任者二

二、添加代碼：單擊“增長”按鈕，窗口上會(huì)添加一條空白記錄,

您將需要添加的內(nèi)容輸入到空白條目上即可。

三、保留代碼：當(dāng)您錄入完代碼后，應(yīng)當(dāng)單擊“存盤”按鈕保留

數(shù)據(jù)。

四、刪除代碼：單擊“刪除”按鈕，可以刪除目前選定的代碼記

錄。

五、退出：單擊“退出”按鈕，可以退出代碼維護(hù)功能。

六、假如您在切換錄入代碼或退出代碼維護(hù)前沒有保留修改的數(shù)

據(jù)，系統(tǒng)將會(huì)提醒您保留數(shù)據(jù)，提醒窗口如圖2-1-2。

（圖2-1-2）

L單擊“是"按鈕，保留修改的數(shù)據(jù)，進(jìn)行切換錄入代碼或退出

操作。

2.單擊“否”按鈕，不保留修改的數(shù)據(jù)，進(jìn)行切換錄入代碼或退

出操作。

3.單擊“取消”按鈕，不保留修改日勺數(shù)據(jù)，不過不再進(jìn)行切換錄

入代碼或退出操作C

第二節(jié)選項(xiàng)維護(hù)

選項(xiàng)重要為顧客提供默認(rèn)全宗號(hào)/全宗名稱和地區(qū)、刪除數(shù)據(jù)和

退出系統(tǒng)時(shí)與否提醒、運(yùn)行電子文獻(xiàn)的應(yīng)用程序所在位置等項(xiàng)目的設(shè)

置。進(jìn)入“系統(tǒng)維護(hù)”主菜單下的“選項(xiàng)”，如圖2-2T：

（S2-2-1）

系統(tǒng)自動(dòng)彈出“選項(xiàng)”維護(hù)對(duì)話框，如圖2-2-2所示。

（圖2-2-2）

一、修改默認(rèn)地區(qū)代碼：為保證全市各區(qū)市檔案數(shù)據(jù)日勺唯一性，

每個(gè)單位都要設(shè)置本單位的地區(qū)代碼。您應(yīng)當(dāng)將本單位日勺地區(qū)代

碼輸入到“默認(rèn)地區(qū)”輸入框中。地區(qū)代碼設(shè)置如下：

地區(qū)代碼地區(qū)代碼地區(qū)代碼

青島市QD嶗山區(qū)LS膠南市JN

市南區(qū)SN城陽區(qū)CY平度市PD

市北區(qū)SB黃島區(qū)HD萊西市LX

四方區(qū)SF即墨市JM

李滄區(qū)LC膠州市JZ

二、設(shè)置默認(rèn)全宗號(hào)/全宗名稱：您錄入檔案數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)將自

動(dòng)將默認(rèn)日勺全宗號(hào)前全宗名稱引入您錄入的記錄中。您應(yīng)當(dāng)向當(dāng)?shù)貐^(qū)

綜合檔案館征詢您單位的全宗號(hào)和全宗名稱，填寫在“默認(rèn)全宗號(hào)/

全宗名稱”輸入框中。注意：全宗號(hào)與全宗名稱之間用分隔。

例如:00066/青島市檔案局。

三、電子文獻(xiàn)掃描途徑：易初檔案管理系統(tǒng)對(duì)電子文獻(xiàn)的管理重

要有附加和鏈接兩種（這兩種方式的區(qū)別和使用措施見多種門類檔案

整頓措施）。系統(tǒng)在附加或鏈接電子文獻(xiàn)時(shí)，需要懂得附加或鏈接時(shí)

電子文獻(xiàn)日勺存儲(chǔ)位置，因此要在此設(shè)置電子文獻(xiàn)掃描途徑，計(jì)算機(jī)會(huì)

先到顧客設(shè)置的電子文獻(xiàn)掃描途徑，去找對(duì)應(yīng)的電子文獻(xiàn)，并將其附

加到數(shù)據(jù)庫中，或者將電子文獻(xiàn)的鏈接途徑寄存到數(shù)據(jù)庫中。如圖

2-2-3所不。

電子文件掃描路徑:

注意：1.電子文獻(xiàn)掃描途徑必須用半角輸入；2.兩個(gè)電子文獻(xiàn)掃

描途徑必須寫全，最佳第一種途徑填寫計(jì)算機(jī)硬盤的電子文獻(xiàn)寄存位

置，第二個(gè)途徑填寫電子文獻(xiàn)刻錄光盤后的位置。

四、關(guān)閉窗口前提醒：該項(xiàng)目假如選擇“提醒”，則關(guān)閉一種檔

案門類的窗口時(shí)系統(tǒng)會(huì)向您確認(rèn)與否關(guān)閉窗口，假如選擇“不提醒”,

則關(guān)閉一種檔案門類日勺窗口時(shí)不會(huì)向您確認(rèn)與否關(guān)閉窗口。

五、刪除數(shù)據(jù)前提醒：該項(xiàng)目假如選擇“提醒”，則每刪除一條

檔案記錄時(shí)系統(tǒng)會(huì)向您確認(rèn)與否確定刪除。有時(shí)候顧客也許要一次刪

除諸多記錄，這樣每一條都確定很麻煩，這樣的話您可以選擇“不提

醒”，這時(shí)系統(tǒng)就不會(huì)向您確認(rèn)與否真的刪除記錄。

第三章各門類檔案庫維護(hù)操作

第一節(jié)概述

系統(tǒng)為您提供文書、科技、會(huì)計(jì)、實(shí)物、照片、錄音錄像和其他

門類檔案的管理，您要打開某一種門類檔案的數(shù)據(jù)庫，需要進(jìn)入“文

獻(xiàn)”主菜單下的“打開”，在“打開”菜單中包括了系統(tǒng)所有的檔案

門類，您只需單擊檔案門類就可以進(jìn)入到對(duì)應(yīng)門類的數(shù)據(jù)庫中，如圖

3TT所不。

打開(Q)歸檔文件年度庫.

歸檔文件主庫⑹…

打印設(shè)置&).?.

頁面設(shè)置也)...科技檔案案卷庫(￡)..

科技檔案文件庫9)..

照片檔案案卷庫度)..

照片檔案文件庫(￡)..

新照片檔案庫豆).一

會(huì)計(jì)檔案庫6).?.

實(shí)物檔案庫QD...

錄音錄像案卷庫復(fù))..

錄音錄像文件庫1)

其他檔案案卷庫Q)..

其他檔案文件庫4)..

（圖3-1-1）

系統(tǒng)還設(shè)置了主工具欄，如圖3-1-2所示。主工具欄對(duì)應(yīng)了主菜

單時(shí)常用功能，鼠標(biāo)在主工具欄按鈕上稍停就會(huì)出現(xiàn)該按鈕的功能提

醒。

打開某一種門類的檔案庫窗口后，系統(tǒng)菜單變成該門類檔案專用

的菜單（窗口菜單），同步在主工具欄下方又增長了一排新的工具欄

（窗口工具欄），窗口工具欄同樣對(duì)應(yīng)了窗口菜單的常用功能，鼠標(biāo)

在工具欄按鈕上稍停就會(huì)出現(xiàn)該按鈕的功能提醒。窗口工具欄按鈕功

能從左至右分別是保留、插入、復(fù)制、刪除、導(dǎo)入、導(dǎo)出、檢索、排

序、批處理、歸檔、上移、下移、跳轉(zhuǎn)、附加電子文獻(xiàn)管理、鏈接電

子文獻(xiàn)管理、打印、打印預(yù)覽、關(guān)閉。例如：單擊主菜單“文獻(xiàn)”一

“打開”一“文書檔案年度庫”或單擊主工具欄星按鈕，系統(tǒng)打開文

書檔案年度庫窗口，如圖3-1-3所示。

注意：打開某一種門類日勺檔案庫后，此種門類的菜單項(xiàng)和工具欄

按鈕都變成灰色，不能再用。直到您關(guān)閉了該門類的檔案庫后，該門

類日勺菜單項(xiàng)和工具欄按鈕才可以再次使用。

第二節(jié)文書檔案

文書檔案分為文書檔案年度庫和文書檔案主庫。檔案整頓工作

一般按年度進(jìn)行，顧客可以在文書檔案年度庫中完畢當(dāng)年度的文書檔

案整頓的工作，待整頓完畢檢查查對(duì)無誤時(shí)，將當(dāng)年度的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到文

書檔案主庫中，文書檔案年度庫被清空，可以進(jìn)行下一年度的文書檔

案整頓工作。

一、新建

新建一條記錄（這里指一件檔案日勺目錄），可以點(diǎn)擊菜單中日勺

“記錄”選項(xiàng)，選擇“插入”，或者直接點(diǎn)擊工具欄中的電按鈕，系

統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為顧客生成一條新的記錄，插入日勺新記錄只能是目前最終一

條記錄。

注意：

1、顧客可以在菜單“系統(tǒng)維護(hù)”中日勺“選項(xiàng)”窗口中將顧客

的默認(rèn)地區(qū)、默認(rèn)全宗號(hào)、全宗名稱預(yù)先設(shè)定好，顧客在新建一條記

錄時(shí)，會(huì)自動(dòng)帶出默認(rèn)日勺地區(qū)、全宗號(hào)內(nèi)容，防止了顧客日勺反復(fù)錄入，

節(jié)省了錄入時(shí)間，減輕了錄入的工作量。

2、每一條記錄均有一種記錄號(hào)，是系統(tǒng)自動(dòng)生成的，用來標(biāo)

識(shí)記錄的條數(shù)，顧客不能對(duì)其進(jìn)行編輯操作。

3、系統(tǒng)會(huì)根據(jù)顧客的錄入狀況，自動(dòng)生成“件號(hào)”，顧客也可

以自行編輯，錄入時(shí)“件號(hào)”自動(dòng)補(bǔ)位。

4、假如一件檔案有兩份文獻(xiàn)，則采用“件內(nèi)序號(hào)”來辨別。

例如請(qǐng)示和批復(fù)可作為一件，錄入時(shí)，“件號(hào)”相似，批復(fù)的“件內(nèi)

序號(hào)”為01,請(qǐng)示日勺“件內(nèi)序號(hào)”為02。

5、其他固定字段（如責(zé)任者、文號(hào)代字、經(jīng)辦部門）可以通

過代碼維護(hù)操作進(jìn)行設(shè)置，顧客錄入時(shí)采用下拉框選擇即可，不必反

復(fù)錄入。

二、復(fù)制

假如兩條記錄日勺內(nèi)容相差不大，可以采用復(fù)制一條記錄日勺措

施。點(diǎn)擊菜單中的“記錄”選項(xiàng)，選擇“復(fù)制”，或者直接點(diǎn)擊工具

欄中的岫按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)復(fù)制目前最終一條記錄。

三、刪除

刪除一條記錄，點(diǎn)擊菜單中的“記錄”選項(xiàng)，選擇“刪除”，

或者直接點(diǎn)擊工具欄中的土按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為顧客生成一條新時(shí)

記錄，刪除日勺記錄只能是目前最終一條記錄。

四、檢索

檢索顧客需要查詢的記錄，點(diǎn)擊菜型中的“工具”選項(xiàng)，選擇

“檢索”，或者直接點(diǎn)擊工具欄中的總按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出“文書檔

案年度庫檢索”窗口，如圖3-2-1所示，顧客在有下拉框的欄位中

選擇查詢條件的字段，在其右側(cè)填寫查詢條件的詳細(xì)內(nèi)容。本檢索

支持多條件查詢和模糊查詢，多種條件之間的邏輯關(guān)系可選擇“并

且”或“或者”，系統(tǒng)默認(rèn)為模糊查詢，若需要精確查詢，顧客只

需將模糊檢索前日勺對(duì)勾點(diǎn)掉。

圖文書檔案年度庫檢索

保管期限3|永久（1）d加入還原

"并且「或者「模糊檢索檢索出記錄數(shù):20

gdnd=2003L.andbgqx=1'

（圖3-2-1）

編輯好查詢條件后，點(diǎn)擊圖」按鈕，條件加入到條件編輯框中，

顧客也可以在此編輯框中直接修改查詢條件，點(diǎn)擊III室］按鈕，系統(tǒng)

根據(jù)檢索條件自動(dòng)查詢符合條件的記錄，點(diǎn)擊—還原」按鈕，系統(tǒng)檢索

出所有記錄。

五、排序

顧客可以通過關(guān)鍵字段對(duì)所有日勺記錄進(jìn)行排序，點(diǎn)擊菜單中日勺

“工具”選項(xiàng)，選擇“排序”，或者直接點(diǎn)擊工具欄中的哈按鈕，系

統(tǒng)會(huì)彈出“文書檔案年度庫排序”窗口，如圖3-2-2所示。

團(tuán)文書檔案年度庫排序區(qū)

雙擊增加排序字段雙擊改變排序順序

瞿

區(qū)

全

(號(hào)

奚

門

士號(hào)排序

門

年

堂

度

塞

年

后

歸

度

期

堂

限

節(jié)

期

保

目

限

序

號(hào)

內(nèi)

律|

序

P號(hào)

C

盒D

|

題P

名

責(zé)

任

者

（圖3-2-2）

在左邊日勺方框內(nèi)選擇排序日勺字段，雙擊字段名稱，系統(tǒng)自動(dòng)將

選擇的字段添加到右邊日勺排序方框內(nèi)，或者選中排序字段，點(diǎn)擊力按

鈕，添加到右邊的方框中。在右邊的方框中雙擊字段名稱可以進(jìn)行升

序()或降序()的轉(zhuǎn)換，選中排序字段，點(diǎn)擊4按鈕，移除所選

的排序字段。顧客選擇好排序日勺關(guān)鍵字段后，點(diǎn)擊］排序一按鈕,系統(tǒng)

自動(dòng)對(duì)記錄進(jìn)行排序。點(diǎn)擊關(guān)閉拉鈕，退出排序操作。

六、批處理

進(jìn)行批處理操作此前，首先要選中需要進(jìn)行處理日勺數(shù)據(jù)行。單擊

一條記錄行首日勺記錄號(hào)部分，整個(gè)一行數(shù)據(jù)變成藍(lán)色即是選中，再次

單擊則取消目前記錄日勺選擇。假如要取消所有選擇日勺記錄行，一種措

施是運(yùn)行菜單“記錄”中的“取消選擇”選項(xiàng)，另一種措施是在目前

數(shù)據(jù)庫界面中單擊鼠標(biāo)右鍵。

對(duì)記錄某一字段進(jìn)行批量修改，點(diǎn)擊菜單中的“工具”選項(xiàng)，

選擇“批處理”，或者直接點(diǎn)擊工具欄中的手按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出“批

處理”窗口，如圖3-2-3所示。

（圖3-2-3）

對(duì)話框左邊是目前數(shù)據(jù)庫界面日勺字段名稱，右邊的輸入框輸入

替代后的值。假如選擇“處理選中記錄”，則批處理操作時(shí)只對(duì)選中

的記錄進(jìn)行替代；假如選擇“處理所有記錄”，則批處理操作時(shí)對(duì)目

前數(shù)據(jù)庫界面顯示的所有記錄進(jìn)行替代。

單擊I批處理」按鈕,開始替代操作，單擊.關(guān)用」按鈕,關(guān)閉批

處理對(duì)話框。

七、文書檔案年度庫與文書檔案主庫之間的數(shù)據(jù)移轉(zhuǎn)

在一種年度的文書檔案整頓完畢后，需要將該年度的文書檔案

轉(zhuǎn)到主庫中，點(diǎn)擊菜單中的“工具”選項(xiàng)，選擇“轉(zhuǎn)主庫'回年度庫”,

或者直接點(diǎn)擊工具欄中日勺?按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出“年度庫轉(zhuǎn)主庫'主庫

回年度庫”窗口，如圖3-2-4,圖3-2-5所示。

（圖3-2-4）

團(tuán)主庫回年度庫

（圖3-2-5）

輸入字段:

全總號(hào)：移轉(zhuǎn)日勺記錄的全宗號(hào)，若顧客在“選項(xiàng)”中預(yù)先設(shè)置好默認(rèn)

全總號(hào)，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)帶出此默認(rèn)全總號(hào)。

門類：移轉(zhuǎn)的記錄的門類，系統(tǒng)默認(rèn)的歸檔門類為“文書檔案”，顧

客也可以自行編輯此欄位。

歸檔年度：移轉(zhuǎn)的記錄的年度。

保管期限：移轉(zhuǎn)時(shí)記錄的保管期限，顧客需要在下拉框中選擇，一次

只能歸檔一種保管期限的文獻(xiàn)。

單擊］開始」按鈕開始移轉(zhuǎn)操作,單擊—關(guān)閉■按鈕關(guān)閉對(duì)話框。

注意：

1、轉(zhuǎn)到主庫中的文獻(xiàn)將不能再進(jìn)行件號(hào)的調(diào)整，在一種年度的

歸檔文獻(xiàn)沒有完全整頓完畢此前，不要進(jìn)行年度庫轉(zhuǎn)主庫操作。

2、一般狀況下，一年的文書檔案進(jìn)行了歸檔操作后來不要再將

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)回到年度庫中。在進(jìn)行了歸檔操作后假如又出現(xiàn)零碎文獻(xiàn)，將

零碎文獻(xiàn)直接在主庫中輸入，排列在該年度最終即可。假如確實(shí)在該

年度歸檔文獻(xiàn)整頓中出現(xiàn)重大問題，需要做大的調(diào)整才進(jìn)行“回年度

庫”操作。

3、正常移轉(zhuǎn)的文獻(xiàn)在操作后會(huì)被從文書檔案年度庫/文書檔案主

庫中刪除，移轉(zhuǎn)時(shí)產(chǎn)生錯(cuò)誤的文獻(xiàn)仍然保留在年度庫/主庫中。

八、電子文獻(xiàn)管理

系統(tǒng)提供了電子文獻(xiàn)的兩種歸檔方式：附加和鏈接。點(diǎn)擊菜單

中的“電子文獻(xiàn)”選項(xiàng)，選擇“管理”，或者直接點(diǎn)擊工具欄中4連

按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出“電子文獻(xiàn)管理器”窗口和電子文獻(xiàn)管理工具欄，

分別如圖3-2-6、圖3-2-7所示。

（圖3-2-6）

附加的電子文獻(xiàn)名稱，鏈接的電子文獻(xiàn)的途

雙擊此欄位即可打開此?.徑，雙擊此欄位即可打

------------------------J&，夏?"弟曲1--------------

（圖3-2-7）

1、附加

將歸檔電子文獻(xiàn)進(jìn)行附加（只合用于單獨(dú)一條記錄日勺附加操作）,

首先點(diǎn)選需要附加電子文獻(xiàn)的一條記錄，然后點(diǎn)擊工具欄中日勺回按

鈕，系統(tǒng)彈出“打開文獻(xiàn)”對(duì)話框如圖3-2-8所示。

（圖3-2-8）

在此對(duì)話框中選擇要附加日勺電子文獻(xiàn)，單擊L打開?1按鈕,系統(tǒng)

自動(dòng)將電子文獻(xiàn)附加到選中日勺記錄上，若附加成功，此條記錄的底色

變?yōu)榉奂t色，如圖3-2-9所示。

2青島00131區(qū)書檔案2002尿大0000201

同書檔案

3青島001312002尿大0000301

4青島30131區(qū)書檔案2002永久0000401

法書檔案

001312002樂女0000402

（圖3-2-9）

2、查看

要查看某一份檔案文獻(xiàn)附加的電子文獻(xiàn)，首先打開電子文獻(xiàn)管理

器，選擇想要查看的檔案文獻(xiàn)所在的行，然后單擊工具欄中的卜按

鈕，或者直接雙擊“附加文獻(xiàn)”或者“連接文獻(xiàn)”欄位中的電子文獻(xiàn)

名或電子文獻(xiàn)連接途徑即可打開此電子文獻(xiàn)。

3、拆離

附加的電子文獻(xiàn)不容許在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行修改，假如顧客要使用該

電子文獻(xiàn)，就要將該電子文獻(xiàn)拆離出一份拷貝?！安痣x”操作不會(huì)刪

除數(shù)據(jù)庫中日勺電子文獻(xiàn)。單擊或按鈕后，系統(tǒng)顯示保留文獻(xiàn)對(duì)話框,

顧客輸入要保留的文獻(xiàn)名和位置，單擊“保留”即可將目前電子文獻(xiàn)

拆離出來。

4、刪除

單擊?按鈕后，刪除目前電子文獻(xiàn)或者電子文獻(xiàn)連接途徑。

5、自動(dòng)附加

將大批量的歸檔電子文獻(xiàn)進(jìn)行附加到多條記錄中，首先要將自動(dòng)

附加的電子文獻(xiàn)存儲(chǔ)途徑在“選項(xiàng)”中日勺“電子文獻(xiàn)掃描途徑”中設(shè)

置好，例如顧客將芻動(dòng)附加的電子文獻(xiàn)統(tǒng)一寄存在D盤根目錄下的

Data文獻(xiàn)夾里，則需要在電子文獻(xiàn)掃描途徑欄位中填寫“D：\data”

然后點(diǎn)擊懣按鈕，系統(tǒng)彈出提醒與否繼續(xù)對(duì)話框，如圖3-2-10所示。

提示

您將要將預(yù)定目錄下的電子文件附加到數(shù)據(jù)庫中，

如果您的電子文件數(shù)量較多，需要的時(shí)間會(huì)比較長。

△您繼續(xù)嗎？

是①二二』否如|

（圖3-2-10）

點(diǎn)擊“是”按鈕，彈出“自動(dòng)附加”對(duì)話框，如圖3-2T1所示。

自動(dòng)附加

自動(dòng)附加方式-------------------------

3通過匹配文號(hào)附加;文件擴(kuò)展名:瓦丁|開始

「通過匹配題名附加,文件擴(kuò)展名：市―、、

「通過匹配檔號(hào)文件夾附加

（圖3-2-11）

顧客可根據(jù)文獻(xiàn)的不一樣整頓方式，選擇自動(dòng)附加的匹配方式。

附加完畢，系統(tǒng)會(huì)提醒掃描完畢，附加了電子文獻(xiàn)日勺記錄，底色會(huì)變

成粉紅色，電子文獻(xiàn)管理器中附加文獻(xiàn)欄位里會(huì)有對(duì)應(yīng)日勺電子文獻(xiàn)

名。

①通過匹配文號(hào)附加：顧客將電子文獻(xiàn)用其對(duì)應(yīng)的文號(hào)來命名。

例如：要附加青檔字2023年度1號(hào)文獻(xiàn)，格式為“青檔字

[2023]0001.doc"。如圖3-2-12所示。

文件電）編輯幽）工具（X）幫助國）

電子文獻(xiàn)的

Q后退▼；I

按照文號(hào)起好名

地址山）百京七矛^

名稱

....................

文件和文件夾任務(wù)香檔字[200210001.

[200210002.doc

創(chuàng)建一個(gè)新文件夾

音檔手[2002]0003.doc

。將這個(gè)文件夾發(fā)布到

吉檔子[2002]0004.doc

R共享此文件夾春檔字[2002]0005.doc

杳檔字[2002]0006.doc

音檔字[2002]0007.doc

苴侖ftr各音檔手[200210008.doc

（圖3-2-12）

②通過匹配題名附加：顧客將電子文獻(xiàn)日勺用其對(duì)應(yīng)日勺文獻(xiàn)題名來

命名，且名字必須與對(duì)應(yīng)日勺記錄中的題名一致。

例如：記錄中文獻(xiàn)題名為“有關(guān)召開會(huì)議日勺告知”，則對(duì)應(yīng)的電

子文獻(xiàn)也命名為“有關(guān)召開會(huì)議的告知.doc”。

③通過匹配檔號(hào)文獻(xiàn)夾附加：顧客需要建立與每條記錄相對(duì)應(yīng)日勺

文獻(xiàn)夾，文獻(xiàn)夾的名字為該條記錄的檔號(hào)。格式為：全總號(hào)（5位）

+門類（文書檔案）+歸檔年度（4位）+保管期限（永久1,長期2,

短期3）十件號(hào)（5位）+件內(nèi)序號(hào)（2位）。

例如：00066文書檔案

"T"I

全總號(hào)門類歸檔年息件號(hào)件內(nèi)序號(hào)

保管期限

建立好的文獻(xiàn)夾如圖3-2-13所示。

fitD:\data

文件9編輯CE）查看9收藏㈤工具d）幫助國）

e后退▼。夕,搜索文件夾區(qū)＞

名稱▲

_100066文書檔案20021OOOO101；

亡）茄而g支書稻宏566流映延］?--------------------

121cl0066文書檔案2002…

600066文書檔案20。21。00044^按照檔號(hào)起好名

亡）00066文書檔案200210000501

■00066文書檔案200210000601|字曰勺寄存電子文

，□）00066文書檔案200210000701

㈡00066文書檔奏200210000801

O00066文書檔案200210000901獻(xiàn)日勺文獻(xiàn)夾，顧客

百00066文書檔案200210001001

亡）00066文書檔童200210001101

Q00066文書檔窠200210001201

（圖3-2-13）

6、自動(dòng)連接

將大批量的歸檔電子文獻(xiàn)進(jìn)行連接到多條記錄中，首先要建立對(duì)

應(yīng)于每條記錄的文獻(xiàn)夾（建立文獻(xiàn)夾同自動(dòng)附加中日勺檔號(hào)文獻(xiàn)夾），

且文獻(xiàn)夾的名稱要用記錄的檔號(hào)來命名，籽對(duì)應(yīng)的電子文獻(xiàn)保留到此

文獻(xiàn)夾中，然后要將文獻(xiàn)夾的存儲(chǔ)途徑在“選項(xiàng)”中日勺“電子文獻(xiàn)掃

描途徑”中設(shè)置好，例如顧客將自動(dòng)連接的文獻(xiàn)夾統(tǒng)一寄存在D盤根

目錄下的Data文獻(xiàn)夾里，則需要在電子文獻(xiàn)掃描途徑欄位中填寫“D：

\data",然后點(diǎn)擊）?按鈕，系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)連接。連接完畢，系統(tǒng)會(huì)

提醒掃描完畢，連接上電子文獻(xiàn)的記錄，底色會(huì)變成粉紅色，電子文

獻(xiàn)管理器中連接文獻(xiàn)欄位里會(huì)有對(duì)應(yīng)的途徑。

注意：

1、電子文獻(xiàn)管理器顯示目前檔案文獻(xiàn)中附加的電子文獻(xiàn)名

稱和鏈接的電子文獻(xiàn)的途徑，假如“附加文獻(xiàn)”或者“連接文獻(xiàn)”欄

目為空，表達(dá)該檔案文獻(xiàn)中還沒有附加或連接的電子文獻(xiàn)。

2、電子文獻(xiàn)管理不管是采用附加還是連接，都需要將電子

文獻(xiàn)掃描的途徑設(shè)置對(duì)的，否則系統(tǒng)無法自動(dòng)找到要附加或連接的電

子文獻(xiàn)。

第三節(jié)照片檔案

新照片檔案庫的錄入操作基本上與文書檔案相似。這里

只簡介一下照片答案的連接措施。

將大批量的歸檔數(shù)碼照片進(jìn)行連接到多條記錄中，首先要將每張

數(shù)碼照片的名稱用記錄的檔號(hào)來命名，然后要將文獻(xiàn)夾的存儲(chǔ)途徑在

“選項(xiàng)”中的“電子文獻(xiàn)掃描途徑”中設(shè)置好，例如顧客將自動(dòng)連接

日勺數(shù)碼找片統(tǒng)一寄存在D盤根目錄下的Data文獻(xiàn)夾里，如圖2-3-1

所示，則需要在電子文獻(xiàn)掃描途徑欄位中填寫“D：\data”。

D:\data

文件g編輯圾）查制t具任）幫助世）

。后退▼。y電子文獻(xiàn)的1文件夾回,

地址@）心D:\dat

需要連接的數(shù)碼

文件和文件夾任務(wù)③T2002100001.jp

|SP2002100002.jpg

創(chuàng)建一個(gè)新文件夾

|SP2nn?mnan^jPS

。將這個(gè)文件夾發(fā)布到

SP2002100004.jpg

。共享此文件夾EQSP2002100005.jpg

[gSP2002100006.jpg

ESsP2002100007.jpg

其它位置|SP2002100008.jpg

SP2002100009.jpg

y本地磁盤（D：）SP2002100010.jpg

Q我的文檔SP2002100011.jpg

0共享文檔SP2002100012.jpg

（圖2-3-1）

然后點(diǎn)擊弓按鈕，系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)連接。連接完畢，系統(tǒng)會(huì)提醒

掃描完畢，連接上數(shù)碼照片日勺記錄，底色會(huì)變成粉紅色，電子文獻(xiàn)管

理器中連接文獻(xiàn)欄位里會(huì)有對(duì)應(yīng)的途徑。

新數(shù)碼照片口勺命名格式為：門類（SP,2位）十歸檔年度（4位）

+保管期限（統(tǒng)一設(shè)置為長期，1）+張?zhí)枺?位）。與新照片檔案庫中

日勺檔號(hào)相對(duì)應(yīng)，如圖2-3-2所示。

例如：SP___

"TJ

門類年度張?zhí)?/p>

V

保管期限

歸檔保管

門類年度期限張?zhí)?/p>

SP2005]而001

SP20051^0002

SP2005100003

（圖2-3-2）

舊的數(shù)碼照片連接的措施與新日勺基本一致，只是連接時(shí)，數(shù)碼照

片的命名格式不一樣。舊數(shù)碼照片的命名格式為：盤冊(cè)號(hào)（5位）+張

號(hào)（4位）。與舊照片檔案文獻(xiàn)庫中的檔號(hào)相對(duì)應(yīng)，如圖2-3-3所示。

例如：$

盤冊(cè)號(hào)張?zhí)?/p>

盤冊(cè)號(hào)照片號(hào)

|00001|0001

1000010002

（圖2-3-3）

第四節(jié)其他門類檔案

其他門類檔案庫的基本操作與文書檔案庫基本相似。

第五節(jié)數(shù)據(jù)備份

導(dǎo)入和導(dǎo)出為顧客提供了數(shù)據(jù)日勺備份和匯入日勺功能。

一、導(dǎo)出：將顧客在目前打開的數(shù)據(jù)庫界面上顯示日勺數(shù)據(jù)備份到

磁盤上，點(diǎn)擊菜單“記錄”中日勺“導(dǎo)出”選項(xiàng)或直接點(diǎn)擊窗口工具欄

日勺面按鈕，運(yùn)行導(dǎo)出功能后，打開選擇導(dǎo)出文獻(xiàn)名對(duì)話框，如圖3-5-1

所示。

（圖3-5-1）

假如您想要備份部分?jǐn)?shù)據(jù)，先要運(yùn)用檢索功能檢索出想要備份日勺

數(shù)據(jù)，然后再用導(dǎo)H功能將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到磁盤上。系統(tǒng)提供兩種導(dǎo)出文

獻(xiàn)各式dbf文獻(xiàn)和xml文獻(xiàn)。假如您想要導(dǎo)出dbf文獻(xiàn)，在選擇文獻(xiàn)

對(duì)話框中的保留類型下拉列表框選擇“數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)（*.dbf）”；假如

您想要導(dǎo)出xml文獻(xiàn)，在選擇文獻(xiàn)對(duì)話框中的保留類型下拉列表框選

擇“數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)（*.xml）"o導(dǎo)出dbf文獻(xiàn)操作僅僅能導(dǎo)出目前數(shù)據(jù)

界面的數(shù)據(jù)，不能將電子文獻(xiàn)信息一并導(dǎo)出，因此僅僅合用于小批量

日勺檔案數(shù)據(jù)；導(dǎo)出xml格式文獻(xiàn)可以將檔案信息、電子文獻(xiàn)內(nèi)容和電

子文獻(xiàn)的背景信息一并導(dǎo)出，合用于導(dǎo)出大量數(shù)據(jù)和電子文獻(xiàn)進(jìn)館上

報(bào)光盤的制作。

選擇導(dǎo)出文獻(xiàn)的位置和名稱之后，單擊“保留”按鈕開始導(dǎo)出數(shù)

據(jù)，單擊“取消”按鈕退出導(dǎo)出操作。

二、導(dǎo)入：將保留在磁盤上的檔案數(shù)據(jù)匯入到目前打開日勺數(shù)據(jù)

庫界面上點(diǎn)擊菜單“記錄”中的“導(dǎo)入”選項(xiàng)或直接點(diǎn)擊窗口工具欄

日勺4按鈕，運(yùn)行導(dǎo)入功能后，打開選擇導(dǎo)入文獻(xiàn)名對(duì)話框，如圖3-5-2

所示。

（圖3-5_2）

在導(dǎo)入文獻(xiàn)名對(duì)話框中選擇要導(dǎo)入的文獻(xiàn)名稱，單擊“打開”按

鈕開始導(dǎo)入數(shù)據(jù)，單擊“取消”按鈕退出導(dǎo)入操作。

注意：一種門類導(dǎo)出的檔案數(shù)據(jù)，不能導(dǎo)入到其他門類的數(shù)據(jù)庫

中，否則，系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤提醒（見圖3-5-3）,并拒絕導(dǎo)入數(shù)據(jù)。

（圖3-5-3）

第四章應(yīng)用工具

為以便顧客操作，減少顧客工作量，易初檔案管理系統(tǒng)增長了某

些日勺小工具，目前簡樸簡介一下其使用措施。

第一節(jié)自動(dòng)生成文獻(xiàn)夾

用來生成檔號(hào)文獻(xiàn)夾，便于顧客進(jìn)行自動(dòng)附加或連接。點(diǎn)擊“開始”

菜單中的“程序”，找到“易初應(yīng)用程序”中的“自動(dòng)建文獻(xiàn)夾”選

項(xiàng)，系統(tǒng)會(huì)彈出“自動(dòng)命名文獻(xiàn)夾”對(duì)話框。如圖4TT所示。

自動(dòng)命名文件夾-1□!x|

|?歸檔文件年度庫zJ輸入建