《秘書實務》課件-7文書檔案工作

案例導入星期二上午，局辦公室資深秘書夏添顯得有點忙亂。簡單抹抹辦公桌，8:15就去綜合收發(fā)室取文件信件，文件交局辦公室主任處理，信件她負責分檢，這是每天必做的功課。9:00等文印機要室送來那份重要決定，她得抓緊時間分送到下屬11個部門，明天上午之前各部門傳達時要用的，送完怎么也得到10:00了。最郁悶的是，年副局長要的今年一季度的那份文件，夏添好不容易找出來了，卻發(fā)現(xiàn)缺了附件。11:30過了，夏添才弄清楚，附件是單獨裝訂的，年輕的和秘書將附件留在自己手里未歸卷，說還要用先留著了。文書檔案工作*秘書主要工作內(nèi)容調查本章主要內(nèi)容第一節(jié)文書檔案工作概述第二節(jié)公文處理第三節(jié)檔案管理第四節(jié)電子文件處理*案例分析及思考題第一節(jié)文書檔案工作概述

文書檔案工作是秘書傳統(tǒng)業(yè)務，在“辦文”“辦會”“辦事”三足鼎立的秘書實務中舉足輕重，甚至出現(xiàn)以“文秘”概稱職業(yè)門類的現(xiàn)象。秘書“辦文”實務，內(nèi)容復雜，工作繁多，有一系列的程序與規(guī)范。

秘書應該熟悉文書和公務文書的概念、通用公文種類及其功能、熟練掌握發(fā)文處理與收文處理程序、公文的立卷歸檔以及檔案的整理與保管、辦公自動化與電子文件管理，具備良好的“辦文”能力。文書檔案工作概述一、公務文書及其主要類型二、文書處理及其基本原則

三、文書分類立卷與檔案管理一、公務文書及其主要類型第一節(jié)概述公務文書主要類型公務文書是指黨政機關、企事業(yè)單位、人民團體以及一切依法成立的組織在公務活動中形成和使用的文字材料。公務文書簡稱公文，即廣義的公文。狹義的公文是法定的作者在公務活動中形成并使用的具有法定效力和規(guī)范格式的文書，即常說的正式文件或法定公文。二、文書處理及其基本原則

文書處理也稱文件處理、文書工作，是機關單位、團體組織在處理公務活動中，圍繞著文書的撰制、傳遞、使用、整理、歸檔所進行的一系列銜接有序的工作，也就是通常所說的“辦理文書”（慣稱“辦文”)。

第一節(jié)概述

文書處理工作的核心內(nèi)容是公文處理，主要包括：公文的收發(fā)、承辦和催辦；會議記錄及會議文件整理；來函來電處理；文件材料的整理、歸檔與保管；其他公務文書工作。文書處理的基本原則

文書處理的基本原則和要求，根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》（2012）第五條規(guī)定：“公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。”

堅持實事求是，一切從實際出發(fā)，尊重客觀事實，探求事物的內(nèi)部聯(lián)系以及事物的發(fā)展規(guī)律，認識事物本質，是文書處理的基本原則。文書處理的基本要求“及時、準確、安全、統(tǒng)一”。及時，是時限要求。不積壓、不拖延、不誤時，盡量縮短文書運轉周期，提高管理工作效率。文書處理的基本要求準確，是質量要求。包括文書內(nèi)容要準確，合理合法，合情合意；語言表達準確規(guī)范，清楚明白，無歧義；文種選用準確，格式規(guī)范，標注附注準確；處理過程各環(huán)節(jié)、程序準確規(guī)范等。安全，既要求文書物質安全和內(nèi)容保密，也要求文書保存保管安全。統(tǒng)一，是領導和管理要求。公文處理工作由文秘部門（如黨委和行政辦公室）統(tǒng)一負責，文書工作的程序和要求必須規(guī)范統(tǒng)一。公文處理工作和公文格式規(guī)范，參照2012版《黨政機關公文處理工作條例》和國家標準GB/T9704-2012《黨政機關公文格式》執(zhí)行。三、文書分類立卷與檔案管理對歸卷的文書進行整理，使之立案成卷，移交檔案室集中保存，即歸檔。實際工作中常按作者特征、時間特征、問題特征、文種特征立卷。*

秘書實務中的檔案工作，指的是機關單位、組織團體內(nèi)部檔案室的檔案管理工作，而不是檔案館等專門機構的檔案工作。

第一節(jié)概述第二節(jié)公文處理一、發(fā)文處理程序

形成印制傳遞立卷歸檔二、收文處理程序

收受辦理促辦辦結第七章文書檔案工作發(fā)文收文“發(fā)文”處理程序運行至【核發(fā)】，與“收文”處理程序對接。“收文”處理程序運行至【注辦】，需發(fā)文或辦復（復文）的，已進入“發(fā)文”處理程序。發(fā)文程序發(fā)文處理程序擬稿形成歸檔立卷繕印印制校對印制審核形成簽發(fā)形成復核印制用印印制登記傳遞分裝傳遞核發(fā)傳遞收文處理程序發(fā)文程序關鍵點擬稿：“誰主辦，誰擬稿”。審核：把三關，即政策關、文字關、格式關。簽發(fā)：“簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意”。復核：需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。繕?。荷婷芄膽斣诜媳Ｃ芤蟮膱鏊≈?。用?。簞毡厥褂≌屡c正文同處一頁，不可采用括注“此頁無正文”的方式處理。核發(fā)：在《發(fā)文登記簿》詳細登記并完成四查（份數(shù)、附件、用印、收文單位）后，及時發(fā)出。收文程序收文處理程序簽收收受辦結立卷歸檔擬辦辦理承辦辦理拆封收受登記收受初審收受傳閱促辦催辦促辦注辦辦結清理辦結檔案管理批辦辦理發(fā)文處理收文程序關鍵點收受階段：簽收、拆封、登記均應由專人負責。擬辦：擬辦意見應簡明具體、主次分明、切實可行。批辦：領導批示的只是“擬辦”后送交領導批辦的文件。承辦：即秘書及有關工作人員按領導批辦意見，具體處置（承辦）公文內(nèi)容中要求辦理的事項。傳閱：“根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤?！贝咿k：緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。第三節(jié)檔案管理一、歸檔文件的范圍二、歸檔文件整理的方法

三、檔案的整理與保管

*機關檔案部門必須貫徹執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)制度，確保檔案和檔案機密的安全。第七章文書檔案工作機關檔案部門的基本任務

對本機關文書部門或業(yè)務部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督；負責管理本機關的全部檔案，積極提供利用，為機關各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料；根據(jù)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的管理體制，制定檔案工作制度，并負責對本地區(qū)或所屬下級機關單位的檔案工作進行指導、監(jiān)督與檢查。一、歸檔文件范圍《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定：“對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有?！睓C關文書部門、機關檔案室負責收集、整理、保管檔案材料，并指導和督促業(yè)務部門將工作中形成的文書材料立卷歸檔。第三節(jié)檔案管理機關文件材料歸檔范圍

1.反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；2.機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；

文件材料歸檔范圍3.本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；4.其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。機關文件材料不歸檔范圍

1.上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

文件材料不歸檔范圍

2.本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；不歸檔范圍(續(xù))

3.同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

4.下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。二、歸檔文件整理的方法（一）案卷級整理方法（二）文件級整理方法

第三節(jié)檔案管理（一）案卷級整理方法傳統(tǒng)的案卷級整理，是將歸檔文件進行整理，使之立案成卷，即立卷。主要工作內(nèi)容和步驟大致是立目→歸卷→組卷→定卷。（二）文件級整理方法

《歸檔文件整理規(guī)則》（2000）中說，歸檔文件整理，就是將歸檔文件以件為單位進行分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。這種方法，即常說的文件級整理方法。（一）案卷級整理方法實際工作中，常采用作者特征、問題特征、文種特征和時間特征立卷，編制立卷類目也可以參考這種方法分類立目。秘書人員平時應注意收集需歸檔文件，隨時按類目歸入相應類別案卷。

組卷較多采用年度（時間特征）、機構（作者特征）的立卷類目復合組卷。組卷以后，要完成排序、編頁碼、編制卷內(nèi)文件目錄、擬制案卷名稱、填寫案卷封套等工作，并裝訂案卷，這個過程叫編目定卷，簡稱定卷。某企業(yè)按“年度——機構”類目

復合組卷2011年辦公室人事部生產(chǎn)部銷售部……（二）文件級整理方法

歸檔文件整理的單位是件，一般情況下每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復印件為一件，來文與復文為一件（如請示與批復、報告與批示等），轉發(fā)與被轉發(fā)件為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。

文件級整理1.整理原則歸檔文件整理，應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。同時強調“事由原則”，即同一事由的相關文件應當結合時間、重要程度等排列在一起。文件級整理2.分類方法歸檔文件可以按照年度——機構（問題）——保管期限或者保管期限——年度——機構（問題）等形成中的客觀規(guī)律進行分類。程序：排列——編號——編目——裝盒三、檔案的整理與保管（一）檔案的整理

分類——編目——填寫檔號（二）檔案的鑒定與保管

第三節(jié)檔案管理（一）檔案的整理

1.檔案的分類檔案分類常用的是《歸檔文件整理規(guī)則》（2000）中的年度分類法、保管期限分類法、機構（問題）分類法三種。機關文書部門的文件處理過程中，“立卷歸檔”采用“年度——機構”復合組卷較多見。2011年辦公室人事部生產(chǎn)部銷售部……“年度——問題”復合組卷因內(nèi)部組織機構常有改革和變動，實際工作中采用“年度——問題”復合組卷也很常見，這樣“組卷”一級類目還是2011或2012，二級類目可能就是“人事勞資”“產(chǎn)品質量”“售后服務”“品牌推廣”等類目名稱，如下圖。2012人事勞資產(chǎn)品質量售后服務品牌推廣安全生產(chǎn)……檔案的整理2.檔案的編目

完成歸檔文件的分類排列以后，要用阿拉伯數(shù)字及時編定卷號即歸檔文件的順序號（流水號形式，一件一號，不能重復），固定其案卷順序、位置，然后編制案卷目錄。案卷目錄主要包括封面（盒）、說明、卷（盒）內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件目錄樣式：順序號責任者發(fā)文字號文件題名形成時間頁數(shù)備注檔案的整理3.填寫檔號

檔號由全宗號、案卷目錄號、案卷號（件號）組成的。檔案館會給每個立檔機關編制一個代號，這個號碼即全宗號。一個機關檔案室的案卷目錄往往有多冊，要逐一編號，一冊一號，這個號碼即案卷目錄號。每一份歸檔文件在其歸檔目錄中都有一個順序號，這個是件號或者案卷號。（二）檔案的鑒定與保管機關檔案室要根據(jù)案卷內(nèi)容、作者、事項（問題）性質和程度、真實度、文種等對檔案進行判斷、鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限?！稒n案法》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》是判斷檔案價值、確定保管期限和處理方式的重要依據(jù)，后者還詳列了不同保管期限的文件材料類別。第四節(jié)電子文件處理一、電子文件及其信息類型

二、電子文件管理要求與規(guī)范

三、電子文件的整理與歸檔

第七章文書檔案工作一、電子文件及其信息類型

1.電子文件（electronicrecords）“是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件?！?/p>

電子文件由三要素構成：內(nèi)容、背景信息、結構。電子文件三要素內(nèi)容。指文件中所包含的表達作者意圖的信息。結構。是指文件內(nèi)容信息的組織表達方式，如文字的段落安排，電子文件所使用的代碼、格式，以及載體等方面的信息電子文件三要素背景信息。指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。即能夠證明文件形成環(huán)境、形成過程、存在狀態(tài)以及和文件之間相互關系的信息。2.歸檔電子文件歸檔電子文件（archivalelectronicrecords）“指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件”。《電子文件管理暫行辦法》第十五條規(guī)定“電子文件形成單位應當根據(jù)國家有關規(guī)定明確電子文件歸檔范圍和保管期限，并對具有保存價值的電子文件及時進行歸檔，由本單位檔案部門負責管理?！保ǘ╇娮游募姆N類

通常按其信息存在形式（或數(shù)據(jù)類型），將電子文件分為八類：

1.文本文件（Text，代碼為T）。使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號表達的文件。

2.數(shù)據(jù)文件（Database，代碼為D）。用計算機軟硬件系統(tǒng)進行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等，包括含有數(shù)據(jù)的電子表格或數(shù)據(jù)庫電子文件。

電子文件的種類3.圖形文件（Graphic，代碼為G）。采用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件，包括根據(jù)一定算法繪制的幾何圖形和用圖標表示的圖形等。4.圖像文件（Image，代碼為I）。使用數(shù)字設備或相關軟件采集或制作的畫面等。

5.影像文件（Video，代碼為V）。使用視頻捕獲設備或動畫軟件生成的各種動態(tài)畫面。電子文件的種類6.聲音文件（Audio，代碼為A）。使用音頻設備錄入或用編曲軟件生成的文件。7.程序文件（Program，代碼為P）。為處理各種事務用計算機語言編寫的程序。8.超媒體鏈結文件（Hypermedia，代碼為O）。指用計算機超媒體鏈結技術制作的包含信息鏈接功能的文件。

二、電子文件

管理要求與規(guī)范（一）電子文件的管理原則與要求（二）電子文件管理規(guī)范第四節(jié)電子文件管理（一）電子文件的管理原則與要求

《電子文件管理暫行辦法》（2010）中提出，電子文件管理應遵循以下原則：

1.統(tǒng)一管理。對電子文件管理工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對具有保存價值的電子文件實行集中管理。

2.全程管理。對電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。電子文件的管理原則與要求

3.規(guī)范標準。制定統(tǒng)一標準和規(guī)范，對電子文件實行規(guī)范化管理。

4.便于利用。發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢，對有價值的電子文件提供分層次、分類別共享應用。

5.安全保密。按照國家有關法律法規(guī)和規(guī)范標準的要求，采取有效技術手段和管理措施，確保電子文件信息安全。

（二）電子文件管理規(guī)范

電子文件管理應遵循的標準與規(guī)范，主要包括：

1.《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（中華人民共和國國家標準GB/T18894-2002）。

2.《電子公文歸檔管理暫行辦法》（2003.7.28國家檔案局第6號令發(fā)布施行）。

3.《電子文件管理暫行辦法》（中共中央辦公廳、國務院辦公廳制定，2010年7月28日起施行）。

4.《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（中華人民共和國國家標準GB/T17678—1999）。

電子文件管理規(guī)范5.中華人民共和國標準（行業(yè)標準）（1）《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）。（2）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）。（3）《公務電子郵件與管理規(guī)則》（DA/T32-2005）。（4）《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》（DA/T38-2008）。（5）《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》DA/T46-2009。（6）《版式電子文件長期保存格式需求》DA/T47-2009。（7）《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》DA/T48-2009。三、電子文件的整理與歸檔

（一）電子文件的收集

（二）電子文件的鑒定

（三）電子文件的歸檔

（四）歸檔電子文件的保管

第四節(jié)電子文件管理電子文件歸檔流程一例（一）電子文件的收集

依據(jù)國家有關規(guī)定，在電子文件傳輸、交換時，應當遵循相關要求，對傳輸、交換過程予以記錄。電子文件形成單位應當對電子文件形成的過程稿及其相關信息的留存和安全保密等作出明確規(guī)定。

電子文件應當采用符合國家標準的文件存儲格式，確保能夠長期有效讀取。收集的每份電子文件均應在《電子文件登記表》登記，歸檔電子文件在《歸檔電子文件登記表》逐一登記，登記表格式見《GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范》附錄。

（二）電子文件的鑒定電子文件的鑒定工作，主要是對電子文件的真實性、完整性和有效性的鑒定，對歸檔范圍的確定，對歸檔電子文件密級和保管期限的確認。電子文件的歸檔范圍參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行，并應包括相應的背景信息和元數(shù)據(jù)。

電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關于紙質文件材料密級和保管期限的有關規(guī)定執(zhí)行。檢測各電子文件所依賴的硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。（三）電子文件的歸檔電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。

邏輯歸檔，是文書部門將電子文件的管理權從網(wǎng)絡上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。

物理歸檔，是把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上。凡在網(wǎng)絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。

電子文件的歸檔

歸檔電子文件的整理按《歸檔文件整理規(guī)則》（DA／T22）規(guī)定的要求進行。電子文件的著錄應參照《檔案著錄規(guī)則》（DA／T18）進行著錄，著錄結果應同時制成機讀目錄和紙質目錄。歸檔電子文件以件為單位進行整理。跟紙質文件整理的分類一致，同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度—保管期限—機構(問題)或保管期限—年度—機構(問題)等分類方案進行分類。按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。（四）歸檔電子文件的保管

歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：1.歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

2.單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。

3.存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

4.環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35％～45％。歸檔電子文件的保管

歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作，轉換后原載體保留時間不少于3年。

歸檔電子文件的保管對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10％