做賬實操-企業(yè)工會報銷流程

會計實操文庫5/5做賬實操-企業(yè)工會報銷流程一、報銷前提符合經(jīng)費使用范圍：企業(yè)工會經(jīng)費主要用于為職工服務(wù)和工會活動，常見可報銷項目包括職工教育、文體活動、職工維權(quán)、困難職工幫扶、勞動競賽等相關(guān)費用。例如，組織職工技能培訓(xùn)產(chǎn)生的培訓(xùn)師資費、場地租賃費，開展運動會購置的體育器材費、獎品費等。嚴禁將工會經(jīng)費用于請客送禮、濫發(fā)福利等不符合規(guī)定的支出。具備合規(guī)票據(jù)：報銷時需提供正規(guī)發(fā)票，發(fā)票抬頭應(yīng)為企業(yè)工會名稱，內(nèi)容應(yīng)與實際支出項目相符，發(fā)票要素齊全，包括發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、商品或服務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等。發(fā)票須真實有效，不得使用虛假發(fā)票或過期發(fā)票進行報銷。對于確實無法取得發(fā)票的特殊情況，如在偏遠地區(qū)購買小額物品，需提供詳細說明及相關(guān)證明材料，經(jīng)工會負責(zé)人批準后，方可作為報銷依據(jù)。二、報銷申請階段填寫報銷單：由費用支出經(jīng)辦人填寫工會費用報銷單，報銷單應(yīng)清晰填寫報銷日期、報銷人姓名、所屬部門、聯(lián)系電話、報銷項目、費用明細、金額（大寫和小寫）、收款單位名稱、開戶行及賬號等信息。例如，在“報銷項目”欄注明“職工運動會獎品采購費用”，在“費用明細”欄詳細列出購買的各類獎品名稱、數(shù)量及單價。報銷單需用黑色中性筆填寫，字跡工整，不得涂改。附上相關(guān)附件：根據(jù)報銷項目，附上對應(yīng)的證明材料。如采購物品的發(fā)票、購物清單、合同（若有）；活動費用需提供活動方案、活動審批表、參與人員簽到表、活動照片或報道等。以組織職工春秋游為例，需附上與旅行社簽訂的合同、旅行社開具的發(fā)票、活動當(dāng)天的簽到表以及活動現(xiàn)場照片若干，以證明活動的真實性和費用支出的合理性。初步審核簽字：報銷單填寫完成并附上附件后，先由經(jīng)辦人所在部門負責(zé)人進行初審。部門負責(zé)人主要審核費用支出是否與部門業(yè)務(wù)相關(guān)，是否符合工會經(jīng)費使用規(guī)定，以及報銷單填寫和附件是否完整準確。審核通過后，部門負責(zé)人在報銷單上簽字確認。三、工會財務(wù)審核階段票據(jù)合規(guī)性審核：工會財務(wù)人員收到經(jīng)部門負責(zé)人簽字的報銷申請后，首先對票據(jù)進行合規(guī)性審查。仔細核對發(fā)票真?zhèn)?，可通過稅務(wù)部門官方網(wǎng)站或發(fā)票查詢APP進行驗證；檢查發(fā)票內(nèi)容是否與報銷項目一致，金額計算是否準確；查看發(fā)票是否加蓋銷售方發(fā)票專用章等。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，及時退回經(jīng)辦人補充或更換發(fā)票。費用合理性審核：財務(wù)人員依據(jù)工會經(jīng)費使用管理辦法，審核費用支出是否在規(guī)定的標準和范圍內(nèi)。例如，職工活動獎品費用是否符合當(dāng)?shù)毓?guī)定的人均限額，職工培訓(xùn)費用是否符合市場行情等。對于超出標準或不合理的費用，要求經(jīng)辦人提供詳細說明及相關(guān)審批文件。報銷流程完整性審核：財務(wù)人員檢查報銷單是否按規(guī)定流程簽字，附件是否齊全且與報銷內(nèi)容相關(guān)。如發(fā)現(xiàn)報銷流程缺失環(huán)節(jié)或附件不全，通知經(jīng)辦人補齊相關(guān)手續(xù)。審核無誤后，財務(wù)人員在報銷單上簽署審核意見并簽字。四、工會領(lǐng)導(dǎo)審批階段提交審批：財務(wù)審核通過后的報銷申請，提交至工會主席或相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批領(lǐng)導(dǎo)從工會整體經(jīng)費預(yù)算和使用方向的角度，對報銷事項進行綜合考量。審批領(lǐng)導(dǎo)重點關(guān)注費用支出是否符合工會工作重點和目標，是否有利于職工權(quán)益保障和工會活動開展。審批意見：審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核情況，在報銷單上簽署明確的審批意見。若同意報銷，簽字確認；若不同意報銷，需注明原因并退回相關(guān)部門或經(jīng)辦人。對于重大項目的費用報銷，可能需經(jīng)工會委員會集體討論決定后，由工會主席簽字審批。五、報銷支付階段支付方式確定：根據(jù)企業(yè)工會財務(wù)制度和實際情況，確定報銷款項的支付方式。常見支付方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、公務(wù)卡還款等。對于與外部單位發(fā)生的費用，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬方式，將報銷款項直接支付到收款單位賬戶；對于由職工個人先行墊付的費用，若職工使用公務(wù)卡支付，報銷款項將直接打入職工綁定的公務(wù)卡賬戶；若職工以現(xiàn)金支付，可通過現(xiàn)金報銷或轉(zhuǎn)賬至職工個人銀行賬戶的方式處理。支付執(zhí)行：財務(wù)部門根據(jù)審批通過的報銷申請，按照確定的支付方式進行款項支付。在支付過程中，嚴格遵守財務(wù)支付流程和安全規(guī)定，確保支付信息準確無誤。支付完成后，財務(wù)人員及時進行賬務(wù)處理，登記相關(guān)費用支出賬目。六、報銷后續(xù)管理檔案留存：報銷完成后，財務(wù)部門將報銷單及相關(guān)附件按照會計檔案管理規(guī)定進行整理、歸檔。檔案保存期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行，一般為10年或30年。檔案留存便于日后查詢、審計和監(jiān)督，確保工會經(jīng)費使用的合規(guī)性和透明度。定期審計：企業(yè)工會應(yīng)定期接受內(nèi)部審計或上級工