企業(yè)檔案管理作業(yè)指導書

企業(yè)檔案管理作業(yè)指導書

1.目翔

建立企業(yè)檔案立卷、歸檔、整頓、保管、運用、銷毀等程序，保證企業(yè)檔

案完整、齊全、高質，檔案資源得到妥善保管、有效運用和持續(xù)補充。

2.合用范圍：

合用于企業(yè)級檔案及資料的搜集、整頓、歸檔、移交、使用、保留及銷毀等

管理工作。

3.定義：

3.1資料：闡明所獲得成果或提供所完畢活動口勺證據的文獻。

3.2檔案：是指企業(yè)過去和目前的平常經營管理工作中形成中的對國家、社

會和企業(yè)有保留價值日勺多種文字、圖表、聲像、實物等形式的I歷史記錄。

4.職責：

4.1行政部

行政部負責對企業(yè)各部門移交日勺各類檔案進行檢查、整頓、分類、編目、

輸入信息庫、裝盒、并及時入庫定位排架，并負責檔案的平常借閱和銷毀管理。

4.2各部門

負責本部門業(yè)務記錄及檔窠資料日勺平常搜集、整頓、歸檔和使用等管理工作,

月終向行政部移交業(yè)務記錄及檔案資料。

5.管理作業(yè)

5.1檔案資料管理原則

5.1.1企業(yè)檔案資料管理分為兩個層次：

1）行政部的文獻資料管理

2）各部門的文獻資料管理

5.1.2企業(yè)檔案管理遵照統(tǒng)一存檔、分級管理的原則。所有業(yè)務記錄及檔案

資料必須按規(guī)定及時移交，統(tǒng)一管理，保證檔案口勺完整、系統(tǒng)、精確和安全，

便于開發(fā)運用。

5.2檔案管理職責

5.2.1行政部

1）是企業(yè)檔案資料日勺歸口管理部門，負責檔案管理制度的制定和指導執(zhí)

行。

2）負責對應歸檔業(yè)務記錄及檔案資料的接受、標識、整頓、保留和平常

管理。

3）根據實際狀況，負責對失去保留價值的檔案資料提出處理、銷毀意見。

5.2.2行政部設置專職檔案管理員

1）對各部門移交的成套的業(yè)務檔案資料進行整頓、歸檔。

2）對個部門檔案管理人員的檔案管理工作的監(jiān)督、檢查和指導。

5.3歸檔范圍

重要的會議材料，包括會議的告知、匯報、決策、總結、經典發(fā)言、會議記

錄等。

我司對外的正式發(fā)文與有關單位來往日勺文書。

我司日勺多種工作計劃、總結、匯報、請示、批復、會議記錄、記錄報表及簡

報。

我司與有關單位簽訂H勺協(xié)議、協(xié)議書等文獻乃料。

我司職工勞動、工資、福利方面H勺文獻材料。

我司日勺大事記及反應我司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。5.4檔案

的搜集、歸檔

文獻材料的搜集由各部門或經辦人員負責整頓，交總經理審閱后歸檔。

一項工作由幾種部門參與辦理的J,在工作中形成的文獻材料，由主辦部門或

人員搜集，交行政部立案。會議文獻由行政部搜集。

行政部檔案管理人員對收到日勺資料日勺有效性進行核查并及時辦理收叉登

記，根據資料來源及重要性對資料進行分類，并編制《檔案目錄表》，資料寄存

在檔案袋盒中須與檔案目錄一一對應。

附件1：《檔案目錄表》

5.5文獻材料歸檔規(guī)定

檔案質量總口勺規(guī)定是：遵照文獻的形成規(guī)律和特點，保持文獻之間的有機聯(lián)

絡，區(qū)別不一樣的價值，便于保管和運用。

在歸檔的文獻材標中，應將每份文獻的正件與附件、印件與定稿、請示與批

復、轉發(fā)文獻與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

歸檔文獻材料必須完整、精確，能如實反應各項活動日勺真實內容和歷史過程;

必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

歸檔日勺文獻材料，必須做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖樣清晰，有助于長

期保留，手寫部分一律用碳素墨水鋼筆或者碳素墨水簽字筆書寫，禁用鉛筆、圓

珠筆等書寫。

各類歸檔材料一般為一式一份。

不一樣年度的文獻一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最終一

年立卷；跨年度的會議文獻放在會議開幕年。

檔案文獻材料應區(qū)別不一樣狀況進行排列，密不可分的文獻材料應依序排列

在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

其他文獻材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文獻之間日勺親密聯(lián)絡并進行系統(tǒng)的排

列。

歸檔資料、圖紙幅面大小應按A4規(guī)格折疊，裝訂結實、編號持續(xù)。

文獻材料移交歸檔時，要編制《文獻交接清單》，一式二份，經交接雙方簽

字后，雙方各執(zhí)一份，檔案管理員那份需寄存在《文獻交接清冊》檔案里歸檔保

留。

附件2：《文獻交接清單》

如不符合歸檔規(guī)定的，行政部有權拒絕接受，直至需要移交的單位整改符合

規(guī)定后再接受。

5.6檔案的整頓

歸檔文獻以“件”為整頓單位進行裝訂。正本與定稿為一件；正文與附件

為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；來文與復文為一件;

文獻處理單與文獻為一件；報表、名冊、圖冊等每冊（本）為一件。

裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件

在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后；有文獻處理單的文

獻，文獻處理單在前，正文在后。不一樣文字日勺文獻，中文文本在前，外文文

本在后。

裝訂文獻要力爭整潔、結實、美觀。采用左側裝訂的，應將文獻左、下邊

對齊，采用左上角裝訂的，應將文獻左、上邊對齊。

裝盒。歸檔文獻應按件號次序裝入檔案盒，并填寫備考表、盒內文獻目錄、

檔案盒封面及盒脊項目。移交時，盒內必須有完整的歸檔文獻目錄。文獻裝入

盒時應嚴格辨別類別，并按件號次序裝入盒內，一盒裝滿后再順次裝下一盒。

檔案排列要按照案卷次序從上至下，從左至右寄存。多種資料要分門別類

編號寄存。聲像材料要集中保留。

5.7檔案的保管

按有關管理規(guī)定確定企業(yè)檔案資料保留期。

目錄與檔案相符。保障檔案材料完整無缺，檔案資料收進、移出、保留、銷

毀都必須嚴格的手續(xù)，做到增減有據，數(shù)字精確，保證檔案不散不丟。

檔案柜設專人負責管理，非檔案管理人員未經同意，一律不準翻閱檔案柜資

料及文獻。

檔案要裝放在檔案柜內，排列要整潔、美觀，保持庫房內空氣流通。

存儲檔案資料的磁盤、光盤等磁性介質應妥善保管。備份盤裝在保護封套和

包裝盒中，寄存在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

5.8檔案平常管理

借閱

1）借閱手續(xù)：

（1）各部門經辦人員因業(yè)務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書

面借閱條向檔案員借閱，經辦人必須在企業(yè)《借閱登記表》上簽字。

附件3：《借閱登記表》

（2）檔案員接到借閱條，經核查后，取出該項檔案，并在《借閱登記表》

上注明借出日期和償還日期，以備及時催還。

（3）檔案償還時，經檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫償還日

期，取消借閱記錄。

2）借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文獻上圈點、

畫線和涂改，未經同意不得復印和摘抄檔案。

3）借閱人確因工作原因需要復印文獻或摘抄文獻，需借閱部門負責人書面

請示，經辦公室主任同意。

4）借閱人應于規(guī)定期限內償還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱

登記，不得私自授受。

銷毀

1）每年保管期限己滿的I檔案由檔案員編制紙質和電子的《檔案銷毀清冊》，

報企業(yè)負責人審核同意，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀?！稒n案銷毀清冊》需

注明：銷毀檔案目錄、企業(yè)負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。

附件4:《檔案銷毀清冊》

2）銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷狀況匯報本

單位負責人?！稒n案銷毀清冊》需永久保管。

3）保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清口勺債權債務；未

了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保留參照價值者。應單獨抽

出立卷，直到事項完結時為止。

移交

1）需要進行移交日勺檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報企業(yè)負

責人審核同意并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明：

移交檔案目錄、企業(yè)負責人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接受方簽章、移交

時間、移交原因。

附件5：《檔案移交登記表》

2）移交前，按照清冊清點；移交后，在清期上簽字，《檔案移交登記表》

一式兩份，移交方和接受方各一份并永久保管。

保密

1）檔案規(guī)日勺任務是集中統(tǒng)一管理企業(yè)已形成的所有文獻資料檔案，維護檔

案的完整和安全，積極做好檔案日勺提供運用工作。任何無關人員未經許可不得入

翻閱。

2）檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為企業(yè)各項工

作服務的思想，積極，精確，迅速地為運用者提供檔案資料。

5.9檔案的密級

密級：檔案資料按密級分類，有如下幾種：

絕密：是最重要的企業(yè)秘密，泄露會使企業(yè)的利益遭受尤其嚴重口勺損害。

即企業(yè)發(fā)展經營中，直接影響企業(yè)權益和利益的重要決策文獻資料。

機密：是重要的企業(yè)秘密，泄露會使企業(yè)日勺利益遭受嚴重日勺損害。即企業(yè)

日勺財務報表、記錄資料、重要會議記錄、企業(yè)經營狀況等。

秘密：是一般的企業(yè)秘密，泄露會使企業(yè)日勺利益遭受損害。即企業(yè)人事檔

案、協(xié)議、協(xié)議、尚未進入市場或尚未公開的各類信息。

內部公開：是企業(yè)可以內部公開，但不可以對外傳播的檔案。

5.10檔案的分類編號：

檔案分類的原則：以我司所形成的所有檔案為對象，根據企業(yè)的職能、結合

檔案內容和檔案口勺載體形態(tài)的特點，以便科學管理和開發(fā)運用。

全宗內檔案類別及排列

代號類別

A行政綜合文書檔案

B財務檔案

C固定資產類

D辦公用品

E勞保用品

F聲像檔案

J業(yè)務檔案

001人事檔案

編號措施:

一般檔案的編號，按檔案分類代號編大流水號，其構造模式為：類別代

號+二級名稱。

業(yè)務檔案按有關規(guī)定編號。

人事檔案以員工姓名為檔案名稱，編號為以入職時間為大流水號，第一

號為001,以此類推。

5.11行政綜合文書檔案分類和保管期限表

檔案分類類別名稱范圍名稱保管期限

A行政綜合1企業(yè)資質長期

文書檔案2企業(yè)發(fā)文長期

3企業(yè)收文長期

4企業(yè)規(guī)章制度、管理措施永久

5工作原則、工作規(guī)范長期

6法律文獻長期

7企業(yè)出具證明復印件長期

8多種模板短期

9文獻交接清冊長期

11員工培訓長期

10檔案銷毀清冊永久

11其他

B財務檔案1原始憑證長期

2會計報表、審計匯報永久

3工資表長期

4多種賬簿永久

5原始憑證清冊長期

C固定資產不設2級固定資產永久

D辦公用品1以月為單位的辦公用品檔案長期

2高值辦公用品管理檔案長期

E勞保用品不設2級以月為單位的勞保用品檔案長期

J業(yè)務檔案

人事檔案001以員工姓名為檔案名稱永久

6.有關記錄

6.1附件1：《檔案目錄表》

6.2附件2：《文獻交接清單》

6.3附件3：《借閱登記表》

6.4附件4:《檔案銷毀清冊》

6.5附件5：《檔案移交登記表》

附件1：

檔案目錄

檔案名稱：XXXX檔案編號:建檔日期：年月日

中檢興XXXX檔案目錄

序號文獻名稱單位數(shù)量總頁數(shù)歸檔日期備注

附件2：

中檢興企業(yè)文獻交接清單

序號名稱單位數(shù)量備注

移交人：日期:

簽收人:日期:

附件3：

借閱檔案登記表

序運用方式復印借閱借閱人部門負責分管領歸還

日期檔號題名

號W)借閱查閱份數(shù)單位簽字人簽字導簽字日期

附件：4

檔案銷毀清冊

單位名稱：

年月日到年月0

卷號卷內文獻

序號案卷或文獻題名年代目錄號或頁（件）