公司定制物資管理制度

公司定制物資管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司定制物資的管理，規(guī)范定制物資的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等環(huán)節(jié)，確保定制物資滿足公司運(yùn)營(yíng)需求，提高物資使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有定制物資的管理，包括但不限于辦公用品、宣傳資料、工裝制服、禮品等各類(lèi)定制的物資。（三）基本原則1.按需定制原則：定制物資應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求進(jìn)行，避免盲目定制造成資源浪費(fèi)。2.成本效益原則：在保證物資質(zhì)量和功能的前提下，充分考慮成本因素，優(yōu)化定制方案，降低采購(gòu)成本。3.歸口管理原則：明確各部門(mén)在定制物資管理中的職責(zé)，實(shí)行歸口管理，確保管理流程順暢。4.規(guī)范操作原則：定制物資的各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，保證物資質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。二、職責(zé)分工（一）需求部門(mén)1.根據(jù)本部門(mén)業(yè)務(wù)需要，提出定制物資的需求申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明物資的規(guī)格、數(shù)量、用途、交付時(shí)間等要求。2.配合采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行供應(yīng)商的選擇、樣品確認(rèn)等工作。3.負(fù)責(zé)對(duì)領(lǐng)用的定制物資進(jìn)行使用管理，確保物資用于規(guī)定用途，并做好使用記錄。（二）采購(gòu)部門(mén)1.依據(jù)需求部門(mén)的申請(qǐng)，負(fù)責(zé)定制物資的采購(gòu)工作。包括尋找合適的供應(yīng)商、進(jìn)行商務(wù)談判、簽訂采購(gòu)合同等。2.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。3.建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和管理，定期與供應(yīng)商溝通，維護(hù)良好的合作關(guān)系。（三）質(zhì)量控制部門(mén)1.參與定制物資樣品的檢驗(yàn)和確認(rèn)工作，確保物資質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。2.在物資到貨時(shí)，按照規(guī)定的檢驗(yàn)流程進(jìn)行抽檢或全檢，對(duì)不合格物資及時(shí)提出處理意見(jiàn)。（四）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)定制物資的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作。2.對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理物資短缺、損壞等問(wèn)題。3.根據(jù)需求部門(mén)的領(lǐng)用申請(qǐng)，按照規(guī)定辦理物資出庫(kù)手續(xù)，并做好發(fā)放記錄。（五）財(cái)務(wù)部門(mén)1.參與定制物資采購(gòu)預(yù)算的編制和審核工作。2.負(fù)責(zé)對(duì)定制物資采購(gòu)費(fèi)用的核算和支付，審核相關(guān)報(bào)銷(xiāo)憑證，確保費(fèi)用支出合規(guī)。3.定期對(duì)定制物資的成本進(jìn)行分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、定制物資的采購(gòu)管理（一）需求申請(qǐng)1.需求部門(mén)應(yīng)在需要定制物資前[x]個(gè)工作日填寫(xiě)《定制物資需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)計(jì)交付時(shí)間、使用部門(mén)等信息。2.對(duì)于緊急需求的定制物資，需求部門(mén)應(yīng)在申請(qǐng)表上注明緊急程度，并及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)。（二）采購(gòu)審批1.《定制物資需求申請(qǐng)表》提交后，由需求部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批流程根據(jù)公司的審批權(quán)限設(shè)定，一般物資需求由部門(mén)經(jīng)理審批，重要物資或金額較大的需求需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。（三）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的需求，通過(guò)多種渠道尋找合適的供應(yīng)商?？赏ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動(dòng)聯(lián)系等方式獲取供應(yīng)商信息。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)情況等。選擇具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證的供應(yīng)商。3.邀請(qǐng)至少[x]家供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)，采購(gòu)人員對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等進(jìn)行綜合比較，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。對(duì)于重要物資或金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用招標(biāo)方式確定供應(yīng)商。（四）樣品確認(rèn)1.采購(gòu)部門(mén)要求供應(yīng)商提供定制物資的樣品，需求部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)等相關(guān)人員對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn)和確認(rèn)。2.樣品確認(rèn)內(nèi)容包括物資的外觀、規(guī)格、尺寸、性能、質(zhì)量等是否符合需求部門(mén)的要求和公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于功能性物資，可進(jìn)行試用或測(cè)試，確保其滿足使用需求。3.如樣品不符合要求，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其進(jìn)行整改或重新提供樣品，直至樣品通過(guò)確認(rèn)為止。（五）合同簽訂1.確定供應(yīng)商后，采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。合同應(yīng)明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.合同簽訂前，采購(gòu)人員應(yīng)將合同草本提交給法務(wù)部門(mén)或相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。3.合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)做好后續(xù)工作安排。（六）采購(gòu)跟蹤1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無(wú)法按時(shí)交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并將情況反饋給需求部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.在物資到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)做好收貨準(zhǔn)備工作。四、定制物資的驗(yàn)收管理（一）到貨通知1.供應(yīng)商發(fā)貨前，應(yīng)提前通知采購(gòu)部門(mén)預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。采購(gòu)部門(mén)接到通知后，及時(shí)將到貨信息告知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和需求部門(mén)。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)到貨信息，安排好收貨人員和場(chǎng)地，確保物資到貨后能夠及時(shí)、順利地驗(yàn)收和入庫(kù)。（二）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.定制物資的驗(yàn)收應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同、樣品確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)以及公司相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的外觀、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、性能等方面。對(duì)于有特殊要求的物資，還應(yīng)按照特殊要求進(jìn)行驗(yàn)收。（三）驗(yàn)收流程1.物資到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)收貨人員首先對(duì)物資的外包裝進(jìn)行檢查，查看是否有破損、變形等情況。如發(fā)現(xiàn)外包裝異常，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商。2.收貨人員按照送貨清單核對(duì)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，確認(rèn)無(wú)誤后，填寫(xiě)《物資到貨驗(yàn)收單》。3.質(zhì)量控制部門(mén)對(duì)物資進(jìn)行抽檢或全檢，檢驗(yàn)物資質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于抽檢不合格的物資，應(yīng)擴(kuò)大抽檢范圍或進(jìn)行全檢。如發(fā)現(xiàn)不合格物資，質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)出具檢驗(yàn)報(bào)告，并提出處理意見(jiàn)。4.驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)辦理入庫(kù)手續(xù)，將物資存放至指定倉(cāng)庫(kù)區(qū)域，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，直至物資符合要求為止。五、定制物資的庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)在辦理定制物資入庫(kù)手續(xù)時(shí)，應(yīng)確保物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格、標(biāo)識(shí)清晰。2.對(duì)入庫(kù)物資按照類(lèi)別、規(guī)格、批次等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。同時(shí)，在物資上或存儲(chǔ)區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間等信息。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)驗(yàn)收合格的《物資到貨驗(yàn)收單》及時(shí)錄入庫(kù)存管理系統(tǒng)，更新庫(kù)存臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。（二）存儲(chǔ)管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持適宜的溫度、濕度、通風(fēng)等存儲(chǔ)環(huán)境，確保定制物資不受潮、發(fā)霉、變質(zhì)等。對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的物資，應(yīng)按照規(guī)定的條件進(jìn)行存儲(chǔ)。2.定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行檢查，查看物資的存儲(chǔ)狀況、質(zhì)量情況等。如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、變質(zhì)等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.做好倉(cāng)庫(kù)的安全防范工作，配備必要的消防器材、防盜設(shè)施等，確保物資安全。（三）出庫(kù)管理1.需求部門(mén)領(lǐng)用定制物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》進(jìn)行物資發(fā)放，發(fā)放時(shí)應(yīng)核對(duì)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保發(fā)放物資與申請(qǐng)一致。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員按照規(guī)定辦理物資出庫(kù)手續(xù)，在庫(kù)存管理系統(tǒng)中記錄物資出庫(kù)情況，更新庫(kù)存臺(tái)賬。同時(shí)，要求領(lǐng)用人員在《物資領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。（四）盤(pán)點(diǎn)管理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)定制物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為每月、每季度或每年進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的實(shí)際數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬記錄是否一致，同時(shí)檢查物資的質(zhì)量狀況、存儲(chǔ)情況等。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員編制《物資盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，如實(shí)反映盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，提出處理意見(jiàn)，并上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。根據(jù)審批結(jié)果調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。六、定制物資的使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.需求部門(mén)應(yīng)按照審批后的《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》領(lǐng)取定制物資，不得超領(lǐng)或挪用。2.領(lǐng)用人員在領(lǐng)取物資時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，如有疑問(wèn)及時(shí)與倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)溝通。3.對(duì)于貴重或限量使用的定制物資，領(lǐng)用人員應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得隨意浪費(fèi)或轉(zhuǎn)借他人。（二）使用監(jiān)督1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)領(lǐng)用定制物資使用情況的監(jiān)督，確保物資用于規(guī)定的業(yè)務(wù)活動(dòng)，提高物資使用效率。2.公司定期對(duì)定制物資的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括物資的使用記錄、使用效果、是否存在浪費(fèi)等情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。（三）報(bào)廢處理1.定制物資因損壞、過(guò)期、不再使用等原因需要報(bào)廢時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《物資報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息。2.質(zhì)量控制部門(mén)對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的物資進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。對(duì)于符合報(bào)廢條件的物資，出具鑒定報(bào)告。3.《物資報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)、分管領(lǐng)導(dǎo)等審批通過(guò)后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)按照規(guī)定對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行處理。報(bào)廢物資的處理方式包括變賣(mài)、銷(xiāo)毀等，處理過(guò)程應(yīng)做好記錄，并報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理。七、定制物資的成本控制（一）預(yù)算編制1.財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)同采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，編制定制物資采購(gòu)預(yù)算。2.定制物資采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確各類(lèi)物資的采購(gòu)數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并按照公司的預(yù)算管理流程進(jìn)行審批。（二）成本核算1.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)定制物資的采購(gòu)成本進(jìn)行核算，包括物資采購(gòu)價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等各項(xiàng)支出。2.在物資使用過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)跟蹤物資的消耗情況，將物資成本分?jǐn)偟较嚓P(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，準(zhǔn)確核算業(yè)務(wù)成本。（三）成本分析與控制1.定期對(duì)定制物資的成本進(jìn)行分析，對(duì)比預(yù)算執(zhí)行情況，分析成本變動(dòng)原因。如發(fā)現(xiàn)成本超支或有節(jié)約潛力，及時(shí)查找原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行控制。2.采購(gòu)部門(mén)通過(guò)與供應(yīng)商談判、優(yōu)化采購(gòu)方案等方式，降低物資采購(gòu)成本。需求部門(mén)合理控制物資使用量，避免浪費(fèi)，提高物資使用效率，間接降低成本。八、信息管理（一）檔案管理1.建立定制物資管理檔案，包括需求申請(qǐng)表、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、庫(kù)存臺(tái)賬、領(lǐng)用記錄、報(bào)廢申請(qǐng)等相關(guān)文件資料。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)定制物資管理檔案進(jìn)行分類(lèi)整理、歸檔保存，確保檔案資料的完整性和可查閱性。檔案保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（二）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)定期對(duì)定制物資的出入庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，生成庫(kù)存報(bào)表，反映物資的庫(kù)存動(dòng)態(tài)。2.采購(gòu)部門(mén)對(duì)采購(gòu)訂單執(zhí)行情況、供應(yīng)商供貨情況等數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)定制物資的成本數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為成本控制和財(cái)務(wù)決策提供支持。同時(shí)，各部門(mén)應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)定制物資管理工作。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)定制物資管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、物資驗(yàn)收是否嚴(yán)格、庫(kù)存管理是否規(guī)范、成本控制是否有效等方面。2.審計(jì)部門(mén)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.建立定制物資管理考核制