項(xiàng)目小額采購管理制度

項(xiàng)目小額采購管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目小額采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有項(xiàng)目涉及的小額采購活動(dòng)，具體采購金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況另行規(guī)定。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。3.公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，維護(hù)公司利益。4.誠信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立項(xiàng)目小額采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)審議和決策重大采購事項(xiàng)，如采購預(yù)算、采購方式選擇、供應(yīng)商入圍等。（二）采購執(zhí)行部門1.采購部門：負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實(shí)施，包括采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行等。2.需求部門：提出采購需求，參與采購過程中的技術(shù)評審、商務(wù)談判等工作，負(fù)責(zé)對采購產(chǎn)品或服務(wù)的驗(yàn)收。（三）職責(zé)分工1.采購部門職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理采購需求信息，編制采購計(jì)劃。按照采購程序，選擇合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作。起草采購合同，組織合同評審與簽訂，并跟蹤合同執(zhí)行情況。建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估與考核。負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔與保管。2.需求部門職責(zé)準(zhǔn)確提出采購需求，詳細(xì)描述采購產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇，提供技術(shù)支持與建議。參與采購合同的評審，提出意見和建議。負(fù)責(zé)對采購產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫驗(yàn)收報(bào)告。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)項(xiàng)目需要，填寫《項(xiàng)目小額采購申請表》，詳細(xì)說明采購產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購金額、采購時(shí)間等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)采購部門。（二）采購計(jì)劃編制采購部門收到采購申請后，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等，編制采購計(jì)劃，明確采購產(chǎn)品或服務(wù)的具體內(nèi)容、采購時(shí)間、采購預(yù)算等，并報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。建立供應(yīng)商信息庫，記錄供應(yīng)商的基本情況、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等信息。2.供應(yīng)商篩選根據(jù)采購需求和供應(yīng)商信息庫，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。采購部門組織相關(guān)人員對入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、信譽(yù)等情況，并填寫《供應(yīng)商考察報(bào)告》。3.供應(yīng)商評估與考核采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估與考核，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等。根據(jù)評估與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對于不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。（四）采購實(shí)施1.詢價(jià)采購部門向入圍供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。詢價(jià)單應(yīng)明確采購產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容。2.比價(jià)與議價(jià)采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理、分析，進(jìn)行比價(jià)，選擇價(jià)格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。對于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，采購部門組織與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭取更優(yōu)惠的價(jià)格和條款。3.合同簽訂采購部門根據(jù)比價(jià)與議價(jià)結(jié)果，起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)審批后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。（五）采購驗(yàn)收1.需求部門在收到采購產(chǎn)品或服務(wù)后，應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，并填寫《采購驗(yàn)收報(bào)告》。3.對于驗(yàn)收合格的產(chǎn)品或服務(wù)，需求部門在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)；對于驗(yàn)收不合格的產(chǎn)品或服務(wù)，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。（六）付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫《付款申請單》，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和采購合同約定，對付款申請進(jìn)行審核，審核通過后辦理付款手續(xù)。四、采購方式（一）集中采購對于通用性較強(qiáng)、采購頻率較高的小額采購項(xiàng)目，可采用集中采購方式，由采購部門統(tǒng)一組織采購，以降低采購成本。（二）分散采購對于具有特殊性、個(gè)性化需求的小額采購項(xiàng)目，由需求部門自行組織采購，但需遵循本制度規(guī)定的采購流程和審批程序。（三）詢價(jià)采購對于金額較小、市場價(jià)格比較透明的采購項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購方式，向多家供應(yīng)商詢價(jià)，選擇價(jià)格最低的供應(yīng)商成交。（四）競爭性談判采購對于技術(shù)復(fù)雜、規(guī)格和要求難以明確的采購項(xiàng)目，或采購金額較大、需要進(jìn)行談判的采購項(xiàng)目，可采用競爭性談判采購方式，邀請不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商。（五）單一來源采購符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可以采用單一來源采購方式：1.只能從唯一供應(yīng)商處采購的。2.發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。3.必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。五、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃和采購需求，編制采購預(yù)算，明確采購項(xiàng)目、采購金額、采購時(shí)間等內(nèi)容。2.采購預(yù)算應(yīng)報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)審批后執(zhí)行，未經(jīng)審批的采購預(yù)算不得實(shí)施。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得擅自突破預(yù)算。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)提出書面申請，報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)審批。（三）預(yù)算監(jiān)督與考核1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期對采購支出進(jìn)行核算和分析。2.公司建立采購預(yù)算考核制度，對采購部門和需求部門的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核，考核結(jié)果與部門和個(gè)人績效掛鉤。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別與評估，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別與評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)供應(yīng)商選擇與管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)和信譽(yù)。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估與考核，建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款。加強(qiáng)采購過程中的質(zhì)量控制，如檢驗(yàn)、抽檢等。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾。3.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對關(guān)注市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理安排采購時(shí)間和數(shù)量。與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，或采用套期保值等方式規(guī)避價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)合同評審，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，及時(shí)跟蹤合同履行情況。建立合同糾紛處理機(jī)制，妥善解決合同爭議。七、采購信息管理（一）采購文件管理采購部門應(yīng)妥善保管采購過程中產(chǎn)生的各類文件，如采購申請表、采購計(jì)劃、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等，建立采購文件檔案，便于查詢和追溯。（二）供應(yīng)商信息管理采購部門應(yīng)建立完善的供應(yīng)商信息庫，及時(shí)更新供應(yīng)商的基本情況、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等信息，為采購決策提供支持。（三）采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析采購部門應(yīng)定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，如采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應(yīng)商分布等，總結(jié)采購規(guī)律，發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出改進(jìn)建議，不斷優(yōu)化采購工作。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，檢查采購程序是否合規(guī)、采購合同是否有效、采購資金使用是否合理等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）采購部門自查采購部門應(yīng)定期對本部門的采購工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。（三）投