文書崗位管理制度

文書崗位管理制度?一、總則（一）目的為加強公司文書管理工作，規(guī)范文書處理流程，提高文書處理效率和質(zhì)量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在文書處理過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文書內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，格式符合規(guī)定要求。2.及時高效原則：及時處理各類文書，提高工作效率，確保信息傳遞的及時性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文書內(nèi)容不泄露。二、文書的分類與編號（一）文書分類1.行政公文：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、通報、報告等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司業(yè)務(wù)活動的各類合同、協(xié)議、方案、報告等。3.內(nèi)部文件：公司內(nèi)部使用的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)等。4.外來文件：來自上級單位、其他單位或個人的各類文件、信函等。（二）文書編號1.編號規(guī)則行政公文：按照公司規(guī)定的公文編號規(guī)則進(jìn)行編號，一般格式為[年份][部門代碼][流水號]。業(yè)務(wù)文件：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和文件順序進(jìn)行編號，例如[業(yè)務(wù)類型縮寫][年份][流水號]。內(nèi)部文件：由各部門自行制定編號規(guī)則，并報行政部門備案，編號應(yīng)體現(xiàn)文件的類別、年份和順序。外來文件：按照文件原編號或根據(jù)公司要求進(jìn)行編號，并在編號前注明"外"字。2.編號管理文書編號應(yīng)連續(xù)、唯一，不得重復(fù)使用。行政部門負(fù)責(zé)對各類文書編號進(jìn)行統(tǒng)一管理和登記，建立編號臺賬，記錄編號的使用情況。三、文書的起草與審核（一）起草要求1.主題明確：文書應(yīng)圍繞一個中心主題展開，內(nèi)容清晰、重點突出。2.內(nèi)容準(zhǔn)確：數(shù)據(jù)、事實、引用文件等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，表述嚴(yán)謹(jǐn)。3.語言規(guī)范：使用規(guī)范的漢字、標(biāo)點符號和數(shù)字，語言簡潔明了、通順易懂。4.格式符合規(guī)定：按照公司統(tǒng)一的文書格式要求進(jìn)行起草，包括字體、字號、行距、頁邊距等。（二）審核流程1.部門內(nèi)部審核文書起草完成后，由起草人所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點審核文書內(nèi)容是否符合部門工作實際和公司政策要求，語言表達(dá)是否準(zhǔn)確、規(guī)范，格式是否正確等。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，在文書上簽署審核意見并簽名。2.跨部門審核涉及多個部門的文書，需進(jìn)行跨部門審核。由主辦部門組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，各部門應(yīng)認(rèn)真審查文書中涉及本部門的內(nèi)容，提出意見和建議。主辦部門根據(jù)會審意見對文書進(jìn)行修改完善后，再次提交審核，直至各部門達(dá)成一致意見。3.行政審核重要文書在部門審核通過后，需提交行政部門進(jìn)行審核。行政部門主要審核文書格式是否符合公司規(guī)定，內(nèi)容是否符合公司整體利益和管理要求，是否需要進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)等。行政部門審核通過后，在文書上簽署審核意見并簽名。4.領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)文書的性質(zhì)和重要程度，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。領(lǐng)導(dǎo)審批主要對文書的內(nèi)容、目的、措施等進(jìn)行全面審查，做出批準(zhǔn)、修改或駁回的決定。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，在文書上簽署審批意見并簽名。四、文書的印發(fā)與存檔（一）印發(fā)1.排版印刷審核通過的文書由行政部門負(fù)責(zé)排版印刷，確保文書格式規(guī)范、字跡清晰、頁面整潔。根據(jù)文書的印發(fā)范圍和數(shù)量，選擇合適的印刷方式和紙張規(guī)格。2.蓋章登記需加蓋公司印章的文書，按照公司印章管理制度進(jìn)行蓋章。蓋章應(yīng)清晰、端正，位置準(zhǔn)確。行政部門對印發(fā)的文書進(jìn)行登記，記錄文書名稱、編號、印發(fā)時間、印發(fā)份數(shù)、發(fā)放范圍等信息。3.分發(fā)發(fā)放行政部門按照文書的發(fā)放范圍，及時將文書分發(fā)給相關(guān)部門和人員。發(fā)放時應(yīng)做好簽收記錄，確保文書送達(dá)準(zhǔn)確無誤。對于重要文書或機密文件，應(yīng)采用專人送達(dá)、機要郵寄等方式進(jìn)行傳遞，確保文件安全。（二）存檔1.歸檔范圍公司各類正式印發(fā)的文書，包括行政公文、業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部文件、外來文件等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。文書處理過程中形成的相關(guān)資料，如起草稿、審核意見、修改記錄等，也應(yīng)一并歸檔。2.歸檔要求文書應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保歸檔文件的系統(tǒng)性和完整性。歸檔文件應(yīng)編制目錄，注明文件名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和利用。電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文檔同步歸檔，電子文檔應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。3.保管期限文書的保管期限根據(jù)公司檔案管理制度確定，一般分為永久、長期和短期。永久保管的文書主要包括公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等；長期保管的文書一般為保存10年以上的重要文件；短期保管的文書為保存110年的一般性文件。4.檔案查閱因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到行政部門查閱。查閱檔案時，應(yīng)在行政部門指定的地點進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改、銷毀檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)行政部門同意，并在指定人員的監(jiān)督下進(jìn)行。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，行政部門應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。五、文書的傳遞與簽收（一）傳遞方式1.內(nèi)部傳遞公司內(nèi)部文書傳遞可采用專人送達(dá)、郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式。重要、緊急文書應(yīng)優(yōu)先采用專人送達(dá)方式，確保文書及時、準(zhǔn)確傳遞。通過郵件傳遞的文書，應(yīng)在郵件主題中注明文書名稱和編號，郵件內(nèi)容應(yīng)清晰完整，附件應(yīng)與正文內(nèi)容一致。利用內(nèi)部辦公系統(tǒng)傳遞文書的，應(yīng)按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行上傳和發(fā)送，確保文書能夠及時被相關(guān)人員接收和查閱。2.外部傳遞對外發(fā)送的文書應(yīng)根據(jù)需要選擇合適的傳遞方式，如郵寄、專人送達(dá)、電子郵件等。郵寄文書時，應(yīng)選擇正規(guī)的快遞公司，并確保郵寄地址準(zhǔn)確無誤。同時，應(yīng)保留郵寄憑證，以便查詢和跟蹤文書傳遞情況。通過電子郵件發(fā)送給外部單位的文書，應(yīng)在郵件主題中注明文書名稱和編號，郵件內(nèi)容應(yīng)清晰完整，附件應(yīng)與正文內(nèi)容一致。在發(fā)送郵件前，應(yīng)確認(rèn)收件人郵箱地址的準(zhǔn)確性，并提醒收件人及時查收。（二）簽收1.專人送達(dá)簽收由專人送達(dá)的文書，收件人應(yīng)在送達(dá)回執(zhí)上簽字確認(rèn)，注明簽收時間。送達(dá)回執(zhí)應(yīng)包括文書名稱、編號、送達(dá)時間、收件人姓名、部門等信息。如收件人不在，送達(dá)人應(yīng)與收件人所在部門聯(lián)系，說明情況，并將文書妥善保管，待收件人回來后及時簽收。2.郵件簽收通過郵件傳遞的文書，收件人應(yīng)及時查收郵件，并在郵件系統(tǒng)中進(jìn)行簽收確認(rèn)。如收件人在規(guī)定時間內(nèi)未簽收，行政部門應(yīng)及時提醒收件人。對于重要郵件，收件人應(yīng)在收到郵件后及時回復(fù)發(fā)件人，確認(rèn)已收到郵件。3.內(nèi)部辦公系統(tǒng)簽收利用內(nèi)部辦公系統(tǒng)傳遞的文書，收件人應(yīng)在系統(tǒng)中及時查閱并進(jìn)行簽收操作。系統(tǒng)應(yīng)記錄文書的簽收時間、簽收人等信息。六、文書的保密與銷毀（一）保密1.保密范圍涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等重要信息的文書，均屬于保密范圍。公司內(nèi)部制定的尚未公開的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)等文件，也應(yīng)嚴(yán)格保密。2.保密措施接觸保密文書的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得擅自泄露文書內(nèi)容。保密文書應(yīng)存放在專門的保密柜或文件夾中，并進(jìn)行加密存儲。在處理保密文書時，應(yīng)在專門的場所進(jìn)行，無關(guān)人員不得在場。處理完畢后，應(yīng)及時將文書收回并妥善保管。如需復(fù)印、傳真保密文書，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在指定人員的監(jiān)督下進(jìn)行。復(fù)印件、傳真件應(yīng)按照保密文書進(jìn)行管理。（二）銷毀1.銷毀范圍已超過保管期限、失去保存價值的文書，應(yīng)進(jìn)行銷毀。因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、錯誤的文書，經(jīng)批準(zhǔn)后也應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.銷毀流程行政部門定期對需銷毀的文書進(jìn)行清理核對，編制《文書銷毀清單》，注明文書名稱、編號、日期、來源等信息?！段臅N毀清單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門組織專人進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文書內(nèi)容無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀人員等信息。對于涉及重要信息的保密文書，在銷毀前應(yīng)進(jìn)行脫密處理，確保信息安全。七、文書處理的時間要求（一）緊急文書1.對于緊急文書，應(yīng)立即進(jìn)行處理，確保在規(guī)定的時間內(nèi)完成傳遞、審核、審批、印發(fā)等環(huán)節(jié)。2.緊急文書的處理流程應(yīng)優(yōu)先安排，相關(guān)部門和人員應(yīng)密切配合，提高工作效率，不得推諉拖延。（二）一般文書1.一般文書應(yīng)在收到后的[X]個工作日內(nèi)完成起草，[X]個工作日內(nèi)完成部門內(nèi)部審核，[X]個工作日內(nèi)完成跨部門審核（如有），[X]個工作日內(nèi)完成行政審核，[X]個工作日內(nèi)完成領(lǐng)導(dǎo)審批，[X]個工作日內(nèi)完成印發(fā)和發(fā)放。2.各部門應(yīng)根據(jù)文書的緊急程度和重要性，合理安排工作時間，確保文書處理按時完成。八、考核與獎懲（一）考核1.行政部門定期對各部門的文書處理工作進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括文書起草質(zhì)量、審核效率、印發(fā)準(zhǔn)確性、存檔完整性等方面。2.考核方式可采用定期檢查、不定期抽查、統(tǒng)計分析等方式，對各部門的文書處理工作進(jìn)行量化評價。3.考核結(jié)果作為部門和員工績效考核的重要依據(jù)之一。（二）獎懲1.對于在文書處理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工，公司將給予表彰和