檔案工作“三納入、四參加、四同步”制度

檔案工作“三納入、四參加、四同步”制度?一、引言檔案工作是維護歷史真實面貌的重要事業(yè)，對于單位和組織的發(fā)展具有不可替代的作用。"三納入、四參加、四同步"制度是確保檔案工作有效開展，實現(xiàn)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的關(guān)鍵保障。本制度旨在明確檔案工作在單位各項工作中的地位和要求，規(guī)范檔案工作流程，提高檔案管理水平，為單位的發(fā)展提供堅實的檔案支持。

二、"三納入、四參加、四同步"制度的具體內(nèi)容

（一）三納入1.納入單位工作計劃單位在制定年度工作計劃時，應(yīng)將檔案工作作為重要內(nèi)容納入其中，明確檔案工作的目標(biāo)、任務(wù)和要求。例如，規(guī)定要完成的各類文件材料的收集、整理、歸檔數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，以及檔案信息化建設(shè)的具體任務(wù)等。檔案工作目標(biāo)應(yīng)與單位整體發(fā)展目標(biāo)相契合，確保檔案工作能夠為單位的各項業(yè)務(wù)活動提供有效的服務(wù)和支持。如在工作計劃中明確提出，通過檔案工作的有效開展，為單位的決策提供準(zhǔn)確的歷史依據(jù)，為業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化提供參考案例等。2.納入單位領(lǐng)導(dǎo)議事日程單位領(lǐng)導(dǎo)要定期研究檔案工作，將檔案工作納入重要議事日程。至少每季度召開一次專題會議，聽取檔案工作匯報，研究解決檔案工作中存在的問題。在會議中，要對檔案工作的重大事項進行決策，如檔案庫房建設(shè)、設(shè)備購置、人員配備、經(jīng)費保障等。例如，根據(jù)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，決定是否新建或擴建檔案庫房，以滿足日益增長的檔案存儲需求；是否購置先進的檔案管理軟件和硬件設(shè)備，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。3.納入有關(guān)人員崗位職責(zé)明確單位各部門、各崗位在檔案工作中的職責(zé)，將檔案工作任務(wù)分解到具體的部門和個人。例如，規(guī)定文件起草部門要負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理和初步分類，確保文件材料的齊全、完整；檔案管理部門要負(fù)責(zé)對接收的文件材料進行審核、整理、歸檔和保管，提供檔案利用服務(wù)等。在崗位職責(zé)中，要明確檔案工作的考核指標(biāo)和獎懲措施，激勵員工積極做好檔案工作。如對檔案工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對未履行檔案工作職責(zé)的進行批評教育或相應(yīng)的處罰。

（二）四參加1.參加產(chǎn)品、科研課題的鑒定工作檔案部門要派人參加本單位產(chǎn)品、科研課題的鑒定工作。在鑒定過程中，檔案人員要對相關(guān)的文件材料進行審查，確保其完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。例如，對于科研課題的鑒定，檔案人員要檢查課題研究過程中形成的立項申請書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究報告等文件材料是否齊全，是否符合科研檔案管理的要求。同時，要協(xié)助鑒定人員對課題成果的創(chuàng)新性、科學(xué)性等進行評估，提供相關(guān)的檔案依據(jù)。2.參加設(shè)備開箱驗收工作檔案部門應(yīng)參與單位設(shè)備開箱驗收工作。驗收時，檔案人員要收集設(shè)備購置過程中形成的各種文件材料，如設(shè)備采購合同、技術(shù)協(xié)議、裝箱單、說明書、合格證等，并對其進行整理和歸檔。要檢查設(shè)備文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，確保設(shè)備檔案能夠全面反映設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、運行等全過程。例如，發(fā)現(xiàn)設(shè)備裝箱單與實際設(shè)備不符時，要及時與相關(guān)部門溝通核實，保證檔案記錄的真實性。3.參加工程竣工驗收工作檔案部門必須參加單位的工程竣工驗收工作。在驗收過程中，檔案人員要對工程建設(shè)項目從立項到竣工全過程形成的文件材料進行審查，包括項目審批文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖等。要確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，符合工程檔案管理的規(guī)定和要求。例如，檢查竣工圖是否與實際工程相符，簽字蓋章是否齊全等。對不符合要求的工程檔案，要督促相關(guān)部門進行整改，直至達到驗收標(biāo)準(zhǔn)。4.參加重要會議檔案部門應(yīng)派人參加單位召開的重要會議。在會議期間，檔案人員要負(fù)責(zé)收集會議文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等，并做好記錄。對會議文件材料進行及時整理和歸檔，確保會議檔案能夠準(zhǔn)確反映會議的主要內(nèi)容和決策過程。例如，對于涉及單位重大決策的會議，要重點收集相關(guān)的決策依據(jù)、討論記錄等文件，為日后查閱和追溯決策過程提供完整的檔案資料。

（三）四同步1.下達計劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步在下達各類計劃任務(wù)時，要同時明確文件材料的歸檔范圍、保管期限和質(zhì)量要求等。例如，在下達科研項目計劃任務(wù)書時，要詳細(xì)規(guī)定項目實施過程中應(yīng)形成的科研文件材料的種類、格式、內(nèi)容要求以及歸檔時間等。使項目承擔(dān)部門和人員在開展工作的同時，能夠有針對性地做好文件材料的收集和整理工作，確保文件材料能夠及時、準(zhǔn)確地歸檔。2.檢查計劃進度與檢查文件材料形成情況同步在檢查各類計劃任務(wù)進度時，要同步檢查文件材料的形成情況。定期對各部門的文件材料收集、整理工作進行督促和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。例如，在季度工作檢查中，除了檢查業(yè)務(wù)工作進度外，還要檢查相關(guān)文件材料的形成是否符合要求，是否存在應(yīng)歸檔而未歸檔的情況。對于未按時完成文件材料整理工作的部門，要要求其說明原因，并限期整改。3.驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定檔案材料同步在對各類項目成果進行驗收、鑒定時，要同步對相關(guān)的檔案材料進行驗收、鑒定。確保項目成果的檔案材料能夠真實、完整地反映項目的研究、實施過程和最終成果。如在驗收科研項目成果時，要嚴(yán)格審查項目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，只有檔案材料驗收合格，項目成果才能通過驗收。對于檔案材料不符合要求的項目，要責(zé)令項目承擔(dān)部門補充完善檔案，直至達到驗收標(biāo)準(zhǔn)。4.上報登記和評審獎勵項目與檔案材料歸檔同步在向上級部門上報登記各類項目和申請評審獎勵時，要確保相關(guān)的檔案材料已經(jīng)及時、準(zhǔn)確地歸檔。檔案材料應(yīng)作為上報和評審的必備條件之一。例如，單位在申報科研成果獎項時，必須提交完整、規(guī)范的科研檔案，包括項目研究過程中的原始記錄、實驗數(shù)據(jù)、研究報告等。只有檔案材料齊全、符合要求，才能順利進行成果申報和評審獎勵工作。

三、制度的實施與監(jiān)督

（一）實施主體本制度由單位檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施。檔案管理部門要明確專人負(fù)責(zé)制度的具體落實，定期對制度的執(zhí)行情況進行檢查和總結(jié)。

（二）培訓(xùn)與宣傳1.單位要加強對全體員工的檔案工作培訓(xùn)，使員工了解"三納入、四參加、四同步"制度的內(nèi)容和要求，提高員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案管理基礎(chǔ)知識、文件材料的收集與整理方法等。2.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、網(wǎng)絡(luò)平臺等多種渠道，宣傳檔案工作的重要性和"三納入、四參加、四同步"制度的意義，營造良好的檔案工作氛圍，促使全體員工自覺遵守制度，積極配合檔案管理部門開展工作。

（三）監(jiān)督檢查1.建立檔案工作監(jiān)督檢查機制，定期對各部門的檔案工作進行檢查。檢查內(nèi)容包括檔案工作是否納入工作計劃、領(lǐng)導(dǎo)是否重視、人員崗位職責(zé)是否落實、"四參加、四同步"制度的執(zhí)行情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題要及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后要進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對違反制度的部門和個人要進行嚴(yán)肅處理，追究相應(yīng)的責(zé)任。

（四）考核評價1.將檔案工作納入單位績效考核體系，對各部門的檔案工作進行量化考核?？己酥笜?biāo)包括檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、歸檔的及時性、檔案利用服務(wù)的質(zhì)量等。2.根據(jù)考核結(jié)果，對檔案工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵，對考核不達標(biāo)的部門要進行通報批評，并督促其改進工作。通過考核評價，激勵各部門不斷提高檔案工作水平。

四、制度的修訂與完善1.隨著單位業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案工作形勢的變化，要適時對"三納入、四參加、四同步"制度進行修訂和完善。一般每年對制度進行一次全面審查，根據(jù)實際情況進行調(diào)整和補充。2.在修訂制度時，要廣泛征求各部門和員工的意見和建議，確保制度的科學(xué)性、合理性和可操作性。修訂后的制度要及時公布實施，確保全體員工知曉并遵守。

五、制度的保障措施

（一）組織保障成立以單位主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)單位的檔案工作。領(lǐng)導(dǎo)小組定期召開會議，研究解決檔案工作中的重大問題，為制度的實施提供堅強的組織保障。

（二）人員保障加強檔案隊伍建設(shè)，配備政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強、責(zé)任心強的檔案管理人員。定期組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，確保能夠勝任檔案工作的各項任務(wù)。

（三）經(jīng)費保障單位要將檔案工作經(jīng)費納入年度預(yù)算，確保檔案工作所需的各項經(jīng)費得到落實。經(jīng)費主要用于檔案庫房建設(shè)、設(shè)備購置、文件材料整理、數(shù)字化加工、人員培訓(xùn)、檔案利用服務(wù)等方面，為檔案工作的順利開展提供充足的經(jīng)費保障。

六、結(jié)