集團(tuán)OA系統(tǒng)管理辦法

集團(tuán)OA系統(tǒng)管理辦法?（一）目的為規(guī)范集團(tuán)OA系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱"系統(tǒng)"）的使用與管理，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，促進(jìn)集團(tuán)協(xié)同辦公，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及各下屬單位全體員工。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：系統(tǒng)由集團(tuán)統(tǒng)一規(guī)劃、建設(shè)和管理，確保系統(tǒng)的整體穩(wěn)定性和兼容性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)信息安全和保密的法律法規(guī)，保障系統(tǒng)信息的安全與保密。3.高效實(shí)用原則：以提高工作效率、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程為目標(biāo)，確保系統(tǒng)功能滿足實(shí)際工作需求。4.全員參與原則：鼓勵(lì)全體員工積極使用系統(tǒng)，共同推動(dòng)集團(tuán)信息化建設(shè)。二、管理職責(zé)（一）集團(tuán)信息管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)系統(tǒng)的整體規(guī)劃、建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.制定和完善系統(tǒng)管理制度、操作規(guī)范和流程，對(duì)系統(tǒng)使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。3.負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶的賬號(hào)管理、權(quán)限設(shè)置和培訓(xùn)工作，解答用戶在系統(tǒng)使用過(guò)程中遇到的技術(shù)問(wèn)題。4.對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和存儲(chǔ)管理，保障數(shù)據(jù)的安全性和完整性，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)清理和優(yōu)化。（二）各下屬單位1.負(fù)責(zé)本單位員工對(duì)系統(tǒng)的日常使用培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保員工熟悉系統(tǒng)功能和操作流程。2.配合集團(tuán)信息管理部門(mén)做好系統(tǒng)的推廣應(yīng)用工作，及時(shí)反饋本單位在系統(tǒng)使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題和建議。3.負(fù)責(zé)本單位系統(tǒng)數(shù)據(jù)的審核和錄入工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）系統(tǒng)用戶1.嚴(yán)格按照本辦法及系統(tǒng)操作規(guī)范使用系統(tǒng)，遵守系統(tǒng)安全保密規(guī)定。2.及時(shí)更新個(gè)人在系統(tǒng)中的信息，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或異常情況，應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)信息管理部門(mén)報(bào)告。4.根據(jù)工作需要，積極使用系統(tǒng)提供的各項(xiàng)功能，提高工作效率和協(xié)同辦公能力。三、系統(tǒng)功能使用規(guī)范（一）公文管理1.收文管理集團(tuán)信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)系統(tǒng)收文的統(tǒng)一接收和登記，根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行處理。收文處理人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)登錄系統(tǒng)，對(duì)收文進(jìn)行簽收、擬辦、批辦、承辦等操作，并跟蹤辦理進(jìn)度，確保文件得到及時(shí)有效的處理。對(duì)于需要?dú)w檔的文件，承辦人員應(yīng)在文件辦理完畢后，按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將文件電子版和紙質(zhì)版歸檔保存。2.發(fā)文管理各部門(mén)如需發(fā)文，應(yīng)按照集團(tuán)公文格式要求，在系統(tǒng)中起草發(fā)文稿，并依次進(jìn)行審核、會(huì)簽、簽發(fā)等流程。審核人員應(yīng)認(rèn)真審核發(fā)文內(nèi)容，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰，符合集團(tuán)相關(guān)政策和規(guī)定。會(huì)簽部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)簽意見(jiàn)反饋，如無(wú)意見(jiàn)應(yīng)明確回復(fù)"無(wú)意見(jiàn)"。簽發(fā)后的文件由集團(tuán)信息管理部門(mén)統(tǒng)一編號(hào)、排版，并發(fā)送至相關(guān)部門(mén)和人員。發(fā)文部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟蹤文件的發(fā)送情況和簽收反饋，確保文件傳達(dá)到位。（二）流程審批1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，梳理本部門(mén)的業(yè)務(wù)流程，并在系統(tǒng)中進(jìn)行流程配置。流程配置應(yīng)明確流程環(huán)節(jié)、審批人員、審批權(quán)限和流轉(zhuǎn)規(guī)則等。2.員工在發(fā)起流程審批時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確選擇相應(yīng)的流程模板，填寫(xiě)完整、準(zhǔn)確的審批事項(xiàng)信息，并上傳相關(guān)附件。3.審批人員應(yīng)在收到審批任務(wù)后，及時(shí)登錄系統(tǒng)進(jìn)行審批操作。審批意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，如同意、不同意或補(bǔ)充修改意見(jiàn)等，并說(shuō)明理由。4.對(duì)于需要多人審批的流程，系統(tǒng)將按照設(shè)定的流轉(zhuǎn)規(guī)則依次發(fā)送給審批人員，審批人員應(yīng)依次進(jìn)行審批，不得越級(jí)審批或漏批。5.流程審批結(jié)束后，相關(guān)信息將自動(dòng)歸檔保存，作為工作記錄和查詢依據(jù)。（三）信息發(fā)布1.集團(tuán)及各下屬單位可在系統(tǒng)信息發(fā)布平臺(tái)發(fā)布各類通知、公告、新聞動(dòng)態(tài)等信息。2.信息發(fā)布應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范的原則，確保信息內(nèi)容符合國(guó)家法律法規(guī)和集團(tuán)相關(guān)規(guī)定。3.發(fā)布的信息應(yīng)經(jīng)審核后才能正式發(fā)布，審核人員應(yīng)認(rèn)真審核信息內(nèi)容，確保信息質(zhì)量。4.信息發(fā)布后，如需修改或刪除，發(fā)布部門(mén)應(yīng)提交申請(qǐng)，經(jīng)審核批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)操作。（四）知識(shí)管理1.鼓勵(lì)員工將工作中積累的各類知識(shí)文檔、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等上傳至系統(tǒng)知識(shí)管理模塊，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和傳承。2.知識(shí)管理模塊應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行組織和管理，方便員工查找和使用。3.員工可對(duì)已上傳的知識(shí)文檔進(jìn)行評(píng)論、點(diǎn)贊等操作，促進(jìn)知識(shí)的交流和互動(dòng)。（五）個(gè)人辦公1.員工可在系統(tǒng)中設(shè)置個(gè)人日程安排、待辦事項(xiàng)、任務(wù)管理等，方便個(gè)人工作管理和提醒。2.員工應(yīng)及時(shí)更新個(gè)人日程和待辦事項(xiàng)，確保工作的有序進(jìn)行。3.系統(tǒng)提供的其他個(gè)人辦公功能，如郵件收發(fā)、文件存儲(chǔ)等，員工應(yīng)按照系統(tǒng)操作規(guī)范使用。四、系統(tǒng)安全與保密管理（一）安全管理1.集團(tuán)信息管理部門(mén)應(yīng)采取有效的安全技術(shù)措施，保障系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全和應(yīng)用安全。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)施的管理和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。4.制定系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保在系統(tǒng)遭受攻擊或出現(xiàn)故障時(shí)能夠迅速恢復(fù)正常運(yùn)行。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)系統(tǒng)涉及的各類信息進(jìn)行保密管理。2.明確系統(tǒng)信息的密級(jí)劃分，對(duì)不同密級(jí)的信息采取相應(yīng)的保密措施。3.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)用戶的保密教育，提高用戶的保密意識(shí)，嚴(yán)禁用戶將系統(tǒng)賬號(hào)和密碼泄露給他人，嚴(yán)禁在非授權(quán)的情況下訪問(wèn)、使用或傳播系統(tǒng)信息。4.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息的操作，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制和審計(jì)記錄，確保信息的安全性和可追溯性。五、系統(tǒng)培訓(xùn)與推廣（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.集團(tuán)信息管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)和升級(jí)情況，制定系統(tǒng)培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括系統(tǒng)概述、功能介紹、操作流程、常見(jiàn)問(wèn)題解答等，確保員工能夠熟練掌握系統(tǒng)的使用方法。（二）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：針對(duì)系統(tǒng)的主要功能和操作流程，定期組織集中培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象為集團(tuán)總部及各下屬單位的相關(guān)人員。2.在線培訓(xùn)：利用系統(tǒng)平臺(tái)提供的在線培訓(xùn)資源，員工可自主進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，系統(tǒng)記錄員工的學(xué)習(xí)進(jìn)度和成績(jī)。3.現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)：對(duì)于個(gè)別員工在系統(tǒng)使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題，集團(tuán)信息管理部門(mén)或各下屬單位的系統(tǒng)管理員應(yīng)提供現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和幫助。（三）推廣應(yīng)用1.各下屬單位應(yīng)積極配合集團(tuán)信息管理部門(mén)做好系統(tǒng)的推廣應(yīng)用工作，鼓勵(lì)員工使用系統(tǒng)開(kāi)展日常工作。2.集團(tuán)信息管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，對(duì)使用效果好的單位和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)使用不積極的單位進(jìn)行督促和指導(dǎo)。3.通過(guò)宣傳推廣、案例分享等方式，提高員工對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)知度和認(rèn)同感，營(yíng)造良好的系統(tǒng)使用氛圍。六、系統(tǒng)考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.系統(tǒng)使用頻率：統(tǒng)計(jì)員工登錄系統(tǒng)的次數(shù)、使用系統(tǒng)功能的種類和時(shí)長(zhǎng)等。2.流程審批效率：考核流程審批的平均時(shí)長(zhǎng)、按時(shí)辦結(jié)率等指標(biāo)。3.信息準(zhǔn)確性：檢查員工在系統(tǒng)中錄入的數(shù)據(jù)、發(fā)布的信息等是否準(zhǔn)確無(wú)誤。4.安全保密執(zhí)行情況：查看員工是否遵守系統(tǒng)安全保密規(guī)定，有無(wú)違規(guī)操作行為。（二）獎(jiǎng)勵(lì)措施1.對(duì)于系統(tǒng)使用積極、工作效率高、信息質(zhì)量好且嚴(yán)格遵守安全保密規(guī)定的員工，給予通報(bào)表?yè)P(yáng)、績(jī)效加分等獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)在系統(tǒng)推廣應(yīng)用、功能優(yōu)化等方面提出合理化建議并被采納的員工，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。（三）懲罰措施1.對(duì)系統(tǒng)使用不積極、影響工作效率的員工，進(jìn)行批評(píng)教育，并要求限期整改。2.對(duì)于因操作不當(dāng)導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、信息